Файл: Использование информационных и компьютерных технологий в управлении ресторанным предприятием на примере ресторана «Вертикаль».pdf

подразделениями ресторана;

• формирование и печать отчетов.

Внедрение программного обеспечения призвано обеспечить специалисту по организации банкетов:

• комфортные условия для выполнения работы;
• повышение эффективности труда сотрудника (сокращение времени на обработку документации, минимизация возможности ошибок и т.п.).

При внедрении автоматизированных систем на предприятии нужно учитывать, что организации придется нести расходы, связанные с покупкой программного обеспечения, с его сопровождением, а также, с обучением сотрудников работе с системой. Руководителю предприятия необходимо оценить планируемые затраты и выгоды, которые понесет организация при внедрении программного продукта.

2 ХАРАКТЕРИСТИКА И СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

2.1 Характеристика предметной области

2.1.1 Характеристика предприятия

Ресторан «Вертикаль» города Екатеринбурга находится на 51 этаже бизнес-центра «Высоцкий». Панорамные окна с видом на весь город делают ресторан привлекательным для проведения различных мероприятий и торжеств. В 2013 году, когда ресторан только открывался, он предусматривал, помимо основного зала, банкетный зал вместимостью до 50 человек. Но, в связи, с возникшим спросом на мероприятия большего масштаба, руководством было принято решение по увеличению банкетного зала до вместимости 150 человек (зал был увеличен в 2015 году). Также в аренду у бизнес-центра возможно взять еще несколько помещений для проведения мероприятий ресторана [10].

Ресторан «Вертикаль» включает в себя несколько подразделений:

• кухня (руководителем является шеф-повар); • бар (руководителем является бар-менеджер);
• сервис (руководит метрдотель ресторана).

Директор ресторана руководит всеми подразделениями. Финансовыми вопросами на предприятии занимается бухгалтерия. Такая штатная единица, как менеджер по организации банкетов появилась в ресторане относительно недавно (в 2015 году), в связи с открытием банкетных залов.

Организационная структура ресторана «Вертикаль» представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Организационная структура ресторана «Вертикаль»

2.1.2 Краткая характеристика деятельности менеджера по организации банкетов в ресторане

В обязанности менеджера по приему банкетов в ресторане «Вертикаль» входит:

• общение с клиентами, которые интересуются проведением

мероприятий в ресторане;

• предоставление клиентам корректной информации об услугах

ресторана;

• демонстрация и подбор помещений для проведения мероприятия;
• составление примерных меню-смет, которые учитывают все пожелания конкретного клиента;
• ведение графика мероприятий;
• информирование всех подразделений ресторана о планирующихся банкетах;
• согласование с клиентом меню банкета и индивидуальных особенностей мероприятия;
• составление и подписание договора;
• проведение мероприятия;
• составление отчетной документации для руководства ресторана;
• согласование с бухгалтером документации о списании продукции, используемой на банкетах.

Наглядно функции менеджера по организации банкетов представлены на рисунке 5.

Рисунок 5 – Функции менеджера по приему банкетов ресторана «Вертикаль»

Менеджер по организации банкетов всегда старается учесть все пожелания клиента ресторана. Требования клиентов часто расходятся с правилами, принятыми в ресторане и каждый конкретный случай необходимо согласовывать с руководством ресторана, что бывает крайне сложно. На менеджере лежит большая финансовая ответственность за проводимые им мероприятия, нельзя допускать ошибки при расчете менюсмет, при составлении договоров.

Диаграмма, отражающая процесс организации мероприятия, представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Диаграмма детализации процесса организации мероприятия

2.2 Анализ текущего состояния информационной системы

В данный момент на предприятии нет специализированного программного обеспечения для менеджера по организации банкетов. Вся работа осуществляется на бумажных носителях и заносится в электронные таблицы Microsoft Excel. Электронные таблицы, на рабочем компьютере менеджера, не имеют необходимой структуры, не систематизированы, что очень осложняет работу специалиста. Файл, который содержит информацию о конкретном мероприятии, может быть утерян, что может привести к печальным последствиям, таким как: невозможность своевременной организации оплаченного мероприятия и, как следствие, ухудшение репутации всего ресторана.

Количество клиентов и планируемых мероприятий увеличивается с каждым месяцем, и менеджеру становится все сложнее оформлять и учитывать все мероприятия документально. В месяцы, когда мероприятий становится очень много, например, в декабре (в связи с новогодними корпоративами) или в летние месяца (в связи со свадебным сезоном), ошибок, связанных с такой организацией работ и отсутствием специального программного обеспечения, не избежать.

Одним из путей решения данных проблем является внедрение на предприятии программного продукта для менеджера по организации банкетов в ресторане.

Необходимо внедрение программного обеспечения, которое позволит:

• автоматизировать процедуру формирования меню;
• исключить ошибки при расчете суммы;
• автоматизировать получение готового меню всеми службами

ресторана и гостем, заказавшим банкет;

• исключить возможность «потери» мероприятия;
• исключить возможность случайного «наслоения» мероприятий;
• синхронизировать передачу меню бухгалтеру для списания продуктов в «1С: Бухгалтерия».

После внедрения данного программного продукта менеджер будет быстрее составлять меню-сметы, оформлять договора, появится возможность формирования отчетности для руководства и бухгалтерии, а, благодаря доступу к программе всех служб ресторана, информация о банкетах станет доступна всем заинтересованным подразделениям.

В целях анализа текущего состояния информационной системы воспользуемся причинно-следственной диаграммой, которая позволяет формализовать и структурировать причины возникновения того или иного события, а также устанавливать причинно-следственные связи.

В соответствии с данной методикой при анализе проблемы подразумевается, что причины ее возникновения могут быть одной из так называемых «5М». Данные пять факторов представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 – Факторы «5М» анализа проблем предприятия

Таким образом, проанализировав ряд причин несовершенства существующей информационной системы предприятия, приходим к выводам о необходимости автоматизации рабочего места менеджера по организации банкетов.

3 ОПИСАНИЕ РАЗРАБОТАННОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

3.1 Общее назначение системы и описание входных данных

Программное обеспечение предназначено для автоматизации работы менеджера по организации банкетов в ресторане и предоставляет следующие возможности:

• составление и вывод на печать новых прайс-меню для банкетов;
• наглядное представление графика мероприятий;
• формирование и вывод на печать договоров, заключаемых с клиентами;
• возможность отправки прайс-меню и договоров на электронную почту клиента;
• печать отчетов.

Менеджер по организации банкетов в ресторане общается с клиентами, узнает их требования, подготавливает для клиентов несколько вариантов прайс-меню. Если клиент готов проводить запланированное мероприятие в ресторане «Вертикаль», то банкет вносится в график банкетов со статусом: состоится, а с клиента взымается предоплата и заключается договор.

Программное обеспечение для менеджера по организации банкетов не учитывает ведение кассовой дисциплины предприятия, для этого на предприятии существуют кассовые станции, все дозаказы, которые возникают у клиентов после начала мероприятия, оформляются как счет в ресторане и оплачиваются отдельно. Программное обеспечение не учитывает приход и выбытие товарно-материальных ценностей, а предназначается только для учета банкетов.

Помимо основного пользователя (менеджера по организации банкетов), к программному обеспечению имеют доступ:

• директор ресторана (для ознакомления с графиком банкетов и печати отчетов);
• шеф-повар и бар-менеджер ресторана (для ознакомления сотрудников своего подразделения с планируемыми мероприятиями).

Нормативно-справочной информацией являются: устав ресторана, должностные инструкции, меню блюд и напитков ресторана.

Разработанная конфигурация включает в себя основные объекты:

• справочники;
• документы;
• отчеты;
• регистры накоплений.

Для функционирования программы необходимо получить и внести в нее следующие входные данные:

• меню блюд и напитков ресторана;
• список залов ресторана;
• учетную запись электронной почты, с которой будет отправляться информация клиенту;
• образцы договоров для физических и юридических лиц.

Список клиентов будет заполняться по мере проведения банкетов.

3.2 Средства реализации системы

Выбор данной среды разработки обусловлен следующими факторами:

• в ресторане «Вертикаль» уже используются программные

разработки на платформе «1С: Предприятие 8»;

• относительная быстрота разработки приложения;
• интегрированность системы;
• высокая производительность разработанного приложения;
• возможность разработки новых компонент и инструментов собственными средствами «1С: Предприятие 8.3»;
• быстрое создание таблиц без применения сложных операций управления базой данных;
• доступ к данным и использование информации из нескольких источников.

3.3 Описание подсистем и интерфейса системы

Интерфейс программы рассчитан на пользователя без специальной подготовки, с данным интерфейсом пользователи смогут начать работу без предварительного чтения инструкции.

На рисунке 13 представлен интерфейс главной страницы в соответствии с подсистемами. Каждая раздел имеет свою панель навигации для доступа к справочникам и документам.

Рисунок 13

–

Интерфейс главной страницы

Раздел «Банкеты» содержит в себе график банкетов, представленный списком документов «Прайс-меню» на каждое из мероприятий.

Вкладка «Клиенты» позволяет работать со справочниками клиентов:

• с физическими лицами;
• с юридическими лицами.

Интерфейс страницы «Клиенты» представлен на рисунке 14.

Рисунок 14 – Интерфейс страницы «Клиенты»

Раздел «Справочники» содержит информацию о меню и напитках ресторана, о типах проводимых мероприятий, о залах ресторана, а также, записи электронной почты, необходимые для отправки меню и договоров клиентам ресторана. Справочники меню и напитки имеют иерархическую структуру, данные в них импортируются из файлов Excel. Интерфейс раздела «Справочники» представлен на рисунке 15.