Файл: Принципы управления стоимостью проекта (Разработка направлений совершенствования деятельности ОАО «ПМК-7» и их экономическое обоснование).pdf

Процессы управления проектами могут быть условно разбиты на шесть основных групп, реализующих разнообразные функции управления:

- процессы инициации — это принятие решения о дальнейшем начале выполнения проекта;

- процесс планирования — это определение целей и критериев последующего успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

- процессы исполнения — это координация людей (участников проекта) и других ресурсов для выполнения плана;

- процессы окончательного анализа — это определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимом применении корректирующих воздействий;

- процессы управления — это определение необходимых корректирующих воздействий, после — их согласование, утверждение и конечное применение;

- процессы завершения — это формализация выполнения проекта и последующее подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами практически всегда накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях развития проекта. Помимо этого, процессы управления проектами тесно связаны своими результатами — итог выполнения одного становится исходной информацией для начала другого.

И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации). В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Постоянная инициация, повторяемая на различных стадиях готовности проекта, существует для того, чтоб легко держать под контролем актуальность его выполнения. К тому же, если в определенный момент необходимость выполнения одной из задач отпадает, то вовремя выполненная инициация даст возможность быстро это установить и избежать лишних затрат.

Взаимосвязи процессов

Процессы инициации

Инициация включает в себя всего один подпроцесс — авторизацию, то есть решение начать новую фазу проекта.

Процессы планирования

Планирование имеет куда большое значение для проекта, поскольку проект содержит ранее не выполненные задачи. Таким образом, логично, что планирование включает в себя относительно большое количество процессов. Тем не менее, не следует считать, что управление проектами — это по большей части планирование. Усилия, приложенные для планирования, следует соизмерять с целями проекта и дальнейшей полезностью полученной информации.

Необходимо помнить, что следует уметь различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимаются услуги, предоставляемые в результате выполнения проекта.

- Цели продукта — это свойства и функции, которыми следует обладать продукции проекта.

- Цели проекта — это работа, которую необходимо выполнить для производства продукта с заранее заданными свойствами.

По ходу реализации проекта инициация и планирование будут многократно повторяться. Серьезным изменениям могут подвергнуться и ресурсы проекта, его бюджет и даже конечные цели. Помимо этого, планирование проекта ни в коем случае нельзя считать точной наукой. Поэтому различные команды проекта разрабатывают отличные друг от друга планы для достижения одного и того же результата. Также как и пакеты управления проектами вполне могут составлять разные расписания исполнения работ, имея при этом аналогичные исходные данные.

Определенная часть из процессов планирования имеет четкие логические и информационные взаимосвязи, поэтому выполняются в одинаковом порядке практически во всех новых проектах. Так, к после рассчитать сроки выполнения и итоговую стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются неоднократно на протяжении каждой фазы проекта.

Помимо ранее перечисленных основных процессов планирования существует ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых значительно зависит от природы конкретного проекта:

- планирование качества — это определение стандартов качества, которые стоит использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

- планирование организации — это определение, дальнейшее документирование и последующее назначение ролей и взаимоотношений отчетности в организации;

- назначение персонала — это отбор человеческих ресурсов для выполнения работ проекта;

- планирование взаимодействия — это определение потоков информации и возможных способов взаимодействия, которые являются необходимыми для участников проекта;

- идентификация риска — это документирование событий риска, которые способны повлиять на проект;

- оценка риска — это оценка вероятности наступления заранее просчитанных событий риска, их характеристик и возможного влияния на проект;

- разработка реагирования — это определение нужных действий для предупреждения возможных рисков и реакции на грозящие события;

- планирование поставок — это определение того, что именно, каким образом и когда нужно поставить;

- подготовка условий — это точная установка требований к поставкам и выявление потенциальных поставщиков.

Однако, нельзя не заметить, что взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами по большей части зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля.

Использую термин «исполнение», мы подразумеваем процессы по реализации ранее составленного плана. Его необходимо с определенной периодичностью анализировать, чтобы, в случае чего, немедленно выявить отступления от имеющегося плана, оценить влияние возникший отклонений на проект. Систематическая идентификация возможных отклонений также можно отнести к процессам исполнения и назвать контролем исполнения. Именно контроль исполнения необходимо проводить регулярно, затрагивая каждый параметр, что изначально вошел в план проекта.

Как и в случае с планированием, процессы исполнения мы можем подразделить на основные и вспомогательные. К основным относим сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов стоит отметить:

- учет выполнения — это подготовка и последующее распределение необходимой для участников проекта информации с запрошенной периодичностью;

- подтверждение качества — это регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения его соответствия с принятыми в процессе подготовки стандартами качества;

- подготовка предложений — это изучение рекомендаций, отзывов, предложений, различных заявок и т. д.;

- выбор поставщиков — это оценка всего, что предложено на рынке, выбор соответствующих требованиям поставщиков и заключение с ними контрактов;

- контроль контрактов — это контроль выполнения контрактов выбранными поставщиками и подрядчиками;

- развитие команды проекта — это получение нового уровня квалификации участниками команды проекта.

Процессы анализа.

Процессы анализа включают не только анализ плана, но и дальнейший анализ исполнения проекта.

Анализ плана должен включать в себя определение того, имеют ли соответствие уже составленных план выполнения проекта и требования команды проекта. Выражается он в оценке, которую дают участники проекта. В то время, когда проект находится на стадии планирования, решение об изменении начальных условий и последующее составление иного плана, что станет основой для измерения исполнения, могут стать результатами анализа плана. В последующем изложении анализ не будет выделяться в качестве обособленной группы процессов, производимых над планом, но будет включен в процесс планирования, что делает данную группу процессов итеративной. Подводя итог, процесс анализа стоит понимать, как процесс анализа исполнения.

Известно, что процессы анализа исполнения призваны для оценки состояния и прогноза грядущей успешности исполнения проекта согласно тем критериям и ограничениям, что были определены на стадии планирования. В силу уникальности большинства проектов, эти критерии нельзя считать универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха включены цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При негативном прогнозе может быть принято решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых будет осуществлен в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можем делить на основные и вспомогательные.

К основным процессам анализа относим те, что непосредственно связаны с конечными целями проекта и показателями, дающими характеристику успешности исполнения проекта:

- анализ сроков — это определение соответствия прогнозных и уже имеющихся сроков исполнения операций проекта ранее запланированным;

- анализ стоимости — это определение соответствия имеющейся и запланированной стоимости операций и фаз проекта директивным;

- анализ качества — это мониторинг результатов с целью их изучения и выявления несоответствий с принятым стандартам качества с дальнейшим определением путей устранения причин нежелательных результатов, влияющих на качество проекта;

- подтверждение целей — это процесс формального приема результатов проекта его участниками, а именно потребителями, инвесторами и др.

Вспомогательные процессы анализа связаны в первую очередь с анализом факторов, которые влияют на цели и критерии возможного успеха проекта. Эти процессы включают в себя:

- оценку исполнения — это анализ результатов работы и необходимое распределение проектных данных с целью конечного снабжения участников проекта информацией о том, как им следует использовать ресурсы для достижения целей проекта;

- анализ ресурсов — это определение соответствия имеющейся на момент анализа и прогнозной загрузки и производительности ресурсов ранее спланированным, а после — анализ соответствия фактического расхода материалов готовым значениям.

В число процессов анализа не включены такие, как анализ взаимодействия для оптимизации процедур изучения информации, анализ выполнения контрактов с целью уместного внесения изменений и избежания споров и ряд иных процессов, не носящих регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляющих часть уже включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа может быть принято решение о продолжении выполнения проекта, придерживаясь намеченного плана, либо определяется необходимость применения корректирующих план действий.

Процессы управления.

Своевременное определение и использование нужных управляющих воздействий с целью успеха в реализации проекта называют управлением исполнения проекта. В том случае, когда исполнение проекта происходит, не отступая от ранее намеченного плана, это управление по факту считается сведенным к исполнению — доведение командой проекта запланированных изначально заданий до контроля их конечной реализации. Эти процессы были включены в список остальных процессов исполнения.

В то же время, в том случае, когда в процессе реализации возникают всевозможные отклонения, анализ которых показывает, что стоит прибегнуть к определению и применению корректирующих воздействий. В этом случае необходимо найти оптимальные корректирующие воздействия, откорректировать план еще не выполненных работ и согласовать с участниками проекта намеченные изменения. Таким образом, процессы управления предназначаются как для определения, так и для согласования с дальнейшим внесением нужных изменений в план проекта. Такие процессы управления зачастую называют «управлением изменениями» и инициируются процессами анализа.

К основным процессам управления, которые можно встретить почти в каждом проекте, относятся:

- общее управление изменениями — это определение, согласование и утверждение с дальнейшим принятием к выполнению определенных корректирующих воздействий и координация изменений по всем стадиям готовности проекта;

- управление ресурсами — это возможное внесение правок в состав и назначения ресурсов на части проекта;

- управление целями — это корректировка целей проекта по выявленным результатам всех процессов анализа;

- управление качеством — это разработка мероприятий для устранения причин не соответствующего требованиям исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления можем отметить такие, как:

- управление рисками — это быстрое реагирование на события и устранение рисков в процессе исполнения проекта;

- управление контрактами — это координация работы подрядчиков и корректировка контрактов, если есть необходимость — разрешение возникающих конфликтов.

Завершение любого проекта сопровождается такми процессами:

- закрытие контрактов — это заключение и закрытие контрактов, в том числе и разрешение всех возникших по ходу проекта споров;