Файл: Проектирование организации (Основные понятия оргструктур).pdf

− вертикальные и горизонтальные;

− линейные, штабные и функциональные;

− прямые и косвенные;

− формальные и неформальные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и

её частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и отражают распределение полномочий.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации для выполнения поставленных задач.

Вертикальные связи служат каналами передачи распорядительной и отчётной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Однако если информация, используемая для принятия решений, должна проходить множество уровней иерархии, часто возникают её искажения, а коммуникационный процесс замедляется.

Горизонтальные связи способствуют наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении общих задач. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой к изменениям внешней и внутренней среды. Горизонтальные связи имеют следующие преимущества:

− повышают качество взаимодействия звеньев организации;

− развивают самостоятельность и инициативу руководителей разных

уровней;

− повышают оперативность передачи информации;

− повышают оперативность принятия и реализации решений.

Существует несколько форм горизонтальных связей. Наиболее распространёнными являются:

1. Прямые контакты между руководителями в виде обсуждения вариантов решения общей проблемы. Например, контакт между начальниками финансового отдела и отдела сбыта по поводу отгрузки продукции и её оплаты.

2. Взаимосвязи между сотрудниками смежных подразделений.

3. Создание целевых групп. Они используются, когда в общую работу вовлечено большое число подразделений. Целевые группы состоят из специалистов различных функциональных подразделений, принимающих участие в данной работе. Целевые группы часто создают для выявления возможностей улучшения функционирования административно- управленческого аппарата.

4. Создание постоянно действующих команд. Команды формируют для решения наиболее часто возникающих проблем. Члены команды могут встречаться ежедневно или еженедельно для обсуждения вопросов. Команды могут быть сформированы на различных уровнях. Чем больше задач, требующих всестороннего рассмотрения, тем большее количество уровней, на которых должны функционировать команды, а иногда тем шире должен быть круг их полномочий. В организации может быть сформирована целая иерархия команд.

5. Создание координационных комитетов. В них входят представители функциональных и производственных подразделений для обмена информацией, координации действий, выработки единого подхода в решении проблем.

6. Установление двойной ответственности при решении проблем в матричных структурах управления, когда специалисты проектных групп подчинены одновременно начальнику функционального подразделения и руководителю проекта.

Линейные связи - это отношения, посредством которых руководитель осуществляет прямое управление подчинёнными. Они направлены в организационной иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, указания.

Штабные связи имеют рекомендательный характер, направлены снизу вверх, выступают в виде советов и рекомендаций и осуществляют информационное обеспечение координации.

Функциональные связи – это отношения, посредством которых руководитель функционального подразделения имеет право самостоятельно принимать решения, но не по всем вопросам, а только в пределах определённой функции, например, рекламы, управления персоналом и т.д. Причём эти решения являются обязательными для выполнения другими подразделениями.

Линейные связи также можно назвать прямыми, так как это отношения между руководителем и его непосредственными подчинёнными.

Косвенные связи – это отношения между руководителем подразделения и работником, работающим в этом подразделении, но формально входящим в состав другого подразделения. Такие связи устанавливаются, например, между начальником цеха машиностроительного предприятия и работающим в этом цехе нормировщиком или учётчиком, который формально относится к отделу труда и заработной платы, а также связи между начальником цеха и контролёром, который формально относится к отделу технического контроля. Формальные связи – это связи координации, регулируемые установленными в организации целями, политикой и процедурами. Формальные связи отражают отношения между различными должностями, например, отношения между директором и начальником цеха вне зависимости от того, кто занимает эти должности. На практике формальные связи служат основой должностных инструкций.

Неформальные связи - это отношения между конкретными индивидами. Неформальные связи возникают в любом коллективе работников и являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: либо не служат интересам работника, либо – интересам организации.

Проектирование организации связано с принятием ее руководством решений, относящихся ко многим областям жизнедеятельности организации.

В данном параграфе, в основном, будут рассмотрены решения, касающиеся таких элементов, как:

− разделение труда и специализация;

− департаментизация и кооперация;

− связи между частями и координация;

− масштаб управляемости и контроля;

− иерархия организации и ее звенность;

− распределение прав и ответственности;

− централизация и децентрализация;

− дифференциация и интеграция.

1.3 Процесс формирования оргструктуры

Согласно классической теории организации, с выводами которой по данному вопросу согласно большинство менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз: вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи.

Содержание процесса формирования организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления. Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1) формирование общей структурной схемы аппарата управления;

2) разработка состава основных подразделений и связей между ними;

3) регламентация организационной структуры.

Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения)^[4]. К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению; общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение; число уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления; основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой; требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

Основная особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления - разработки состава основных подразделений и связей между ними - заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, по и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, секторы, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно- функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Третья стадия - регламентация организационной структуры -предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает в себя определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей), определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, установление ответственности за их выполнение, разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ, расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры. Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной структуры.

2 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

2.1 Персонал и организационная структура предприятия

Важнейшей составляющей внутренней среды любого предприятия, особенно структуры в сфере питания, является персонал. Работа и состав персонала сети регулируется соответствующим ГОСТом и внутренними документами (должностными инструкциями, положением о персонале). Важно отметить, что при всей требовательности и строгости ГОСТа предприятиям общественного питания ничто не мешает сохранять собственный стиль и предъявлять дополнительные требования при приеме персонала на работу^[5].

К персоналу на предприятиях общественного питания относятся не только повар, официанты и кухрабочие. Все работники сети ««ОбедоFF» делятся на три категории:

− административный персонал, к которому относятся директор, бухгалтер;

− обслуживающий персонал, к которому относят тех работников, которые контактируют с клиентами и непосредственно отвечают за качество обслуживания в заведении, – администраторов, официантов;

− производственный персонал, в эту категорию входят повара, технологи, кондитеры и т.д., то есть те, кто занимается приготовлением пищи.

Требования к каждой категории персонала разные. Есть такие требования, которые предъявляются к сотрудникам предприятий общественного питания при приеме на работу вне зависимости от того, к какой категории они относятся. Прежде всего, требуется достаточный уровень профессиональной подготовки, который гарантирует знание сотрудником всех теоретических и практических особенностей профессии.

Так, у поваров обязательно должны быть удостоверения об окончании учебных заведений по профессии повара. Данная характеристика должна строго соблюдаться.

Обязательно соблюдение санитарии, что предполагает наличие действующей медицинской книжки у всего персонала, в том числе у официантов и работников зала. Это означает, что предприятие обязывает работника соблюдать и правила личной гигиены и чистоты рабочего места. Личная гигиена очень важна. Например, поварам запрещено иметь длинные ногти и маникюр, а также держать на рабочих поверхностях на кухне личные вещи, такие как сотовые телефоны.

Всех работников необходимо поставить в известность, что они должны соблюдать правила охраны труда и пожарной безопасности на своем рабочем месте. Такой инструктаж должна проводить сама фирма для своих работников.

Самые жесткие требования предъявляются к тем, кто работает на кухне и занимается заготовкой продуктов и приготовлением пищи для гостей заведения.

В частности, такими сотрудниками на их рабочем месте всегда должна носиться только санитарная одежда и обувь. Они не могут работать в своей домашней одежде. При этом такая одежда и обувь должны проходить регулярную химчистку, чтобы всегда быть без следов каких-либо загрязнений. Разрешается размещение фирменных логотипов или значков компании на такой одежде.

В то же время в санитарной одежде запрещено выходить в зал и общаться с потребителями услуг предприятия общественного питания. Вся личная одежда персонала, в которой люди приходят на работу, должна храниться в течение дня в специально отведенном для этого помещении. Если у работников общественного питания появляются признаки заболевания какой-либо болезнью, порезы или ожоги на руках, об этом должна немедленно узнать администрация организации и тут же отстранить этого сотрудника от работы до того момента, пока он полностью не выздоровеет.