Файл: Проектирование организации (Основные понятия оргструктур).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон функционирования организаций в условиях современной России, когда происходит радикальная смена социально-экономических отношений. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, развитие различных форм собственности, изменение функций и методов государственного регулирования и управления. С нововведениями в организациях теснейшим образом связано организационное проектирование.

Научно обоснованное формирование организационных структур управления — актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как: в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления; в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) — работой исключительно важной,нонеединственнойвразвитииуправлениянавсехуровнях. Проблема данной темы заключается в том, что предприниматели и менеджеры не всегда верно могут планировать предстоящее проектирование организации. Это вызывает ряд осложнений в дальнейшем ведении дел.

Именно поэтому так важно выявить основные тенденции грамотного построения организации для успешного ведения предпринимательской и управленческой деятельности и максимизации прибыли при минимизации затрат основных ресурсов, таких как время, денежные вложения, человеческие трудовые ресурсы.

Целью работы является раскрытие понятия «проектирование организации», а также факторов, непосредственно на это влияющих. Этого можно достичь решением следующих задач:

− дать определение понятию «проектирование организации» и рассказать о его сущности;

− рассказать об объектах, целях и задачах данного понятия;

− рассказать о процессе формирования организационной структуры на предприятии;

− применить теоретические основы на примере сети «ОбедоFF»;

− попытаться составить примерный план подготовки и реализации проекта открытия новой столовой в сети «ОбедоFF».

Объектом исследования курсовой работы являются 81 основы проектирования организации на примере сети столовых «ОбедоFF». Предмет исследования – факторы, обуславливающие высокую эффективность руководства, и тенденции для создания проекта по открытию новой точки питания.

При написании курсовой работы были использованы следующие методы: анализ научной литературы, сравнение, наблюдение, изучение Интернет-ресурсов, индукция, дедукция, изучение теоретических пособий.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

1.1 Основные понятия оргструктур

Проектирование (от лат. projectus – брошенный вперед) – это процесс создания прототипа, прообраза возможного будущего состояния организации, предполагающий описание ее технических, экономических и социальных сторон. Целью организационного проектирования является поиск наиболее эффективного сочетания организационных элементов (структуры, персонала, задач и пр.) и установления между ними оптимального соответствия.

К основным процессам организационного проектирования относятся композиция, структуризация, регламентация и ориентация. Композиция включает в себя:

− направления и стратегические области деятельности организации,

− правовые формы организации,

− информационные и технологические взаимосвязи между

подразделениями организации,

− принципы распределения полномочий и ответственности,

− степень централизации и децентрализации,

− модели взаимодействия организации со средой,

− финансовые и экономические механизмы организации,

− принципы подбора, мотивации, развития и продвижения персонала. Структуризация нацелена на определение границ организации, конкретного состава и функций подразделений организации, ее организационной структуры, на определение численности персонала. Регламентация предполагает формирование систем различных норм и правил функционирования организационных звеньев^[1]. Такими нормами являются:

− права, обязанности и ответственность работников и структурных подразделений,

− процедуры выполнения тех или иных работ на уровне организации и в подразделениях,

− принципы распределения задач и работ между исполнителями,

− принципы работы с персоналом,

− объем, содержание, периодичность поступления или представления информации, в том числе отчетной.

− бюджетные финансово-экономические показатели,

− производственные натуральные показатели.

Основой регламентации является регламент, представляющий собой четко предписывающий условия, показатели, порядок, ограничения того или иного действия. Регламенты бывают техническими, организационными, финансово-экономическими, социальными.

Ориентация заключается в создании в рамках организации условий для упорядочения положения и движения людей и материальных объектов. Ориентация бывает:

− нумерационной – шифры папок в архиве;

− словесной – таблички на дверях подразделений;

− словесно-нумерационной – комбинация того и другого;

− символической – условный рисунок;

− графической – схемы эвакуации персонала в случае пожара; −цветовой–различнаяокраскастен.

Проектирование организации представляет собой процесс создания

новой организации, в том числе совершенствование существующих организаций, которое невозможно осуществить без предварительной подготовки проекта. Проектирование организации необходимо для создания прототипа (прообраза) создаваемой организации (ее изменений).

В общем виде проектирование организации включает в себя систему разработки организационных элементов, включая их связи и функциональные процессы^[2]. В целом понятие проектирование содержит прототип, прообраз возможного будущего состояния компании, предполагая структуру ее технических, экономических, социальных сторон и др.

Со статической позиции проектирование организации включает процесс разработки структурных элементов и их взаимосвязей в моделируемых системах. При их реализации система обладает устойчивостью, надежностью и экономичностью в процессе функционирования. С динамической позиции организационное проектирование характеризуется разработкой функциональных процессов систем, когда определяется характер их связей в системе и при контакте с внешней средой, а также прогнозы их развития.

Введение командной работы в организации требует тщательно проработанного проекта. Чтобы найти альтернативу для сборочного конвейера, недостаточно взять ножницы и разрезать большую систему на части, а затем сложить их заново. При создании как горизонтальных, так и продуктовых команд применяются важные структурные критерии:

− комплексная задача выполняется полностью и независимо;

− в организации сформирована хорошая связь между группами;

− группа обладает достаточным инструментарием для выполнения задач;

− хорошая внутренняя организация труда в команде.

Команда сама по себе уже является организацией, но в то же время она только часть большой системы. Если этот факт рано или поздно не принять в расчет, то останется угроза, что окружающая структура отвергнет команду как чужеродное тело.

1.2 Объекты, цели и задачи

Проектирование организации предполагает установление необходимых пропорций ее элементов, их размещения в пространстве и времени. Среди объектов организационного проектирования можно выделить предприятие в целом и его отделы (структурные подразделения), а также процессы, происходящие на предприятии.

Процессы в свою очередь подразделяются:

− административные, при которых происходит проектирование формальной структуры;

− инжиниринговые (технологические) процессы, формирующие производственный процесс;

− инновационные (проект нововведений);

− функциональные процессы, включающие функциональные роли;

− системные процессы, проектирующие системные связи и включающие синергетический (организационный) эффект.

Проектирование организации чаще всего направлено на достижение следующих целей: создать новую организацию, совершенствовать существующую организацию (проведение рационализации), радикально преобразовать существующую организацию (проведение реорганизации). Таким образом, цель проектирования организации — создание новых предприятий, фирм, включая организационные структуры, механизмы и связи или реконструкция действующих организаций (поиск эффективного сочетания организационных элементов), а также установка наилучшего соответствия между ними^[3].

С нуля проектирование организационных систем происходит очень редко, чаще всего проектирование организации имеет отношение к развитию, расширению, реструктуризацию, модернизацию, реконструкцию, диверсификацию, техническому и технологическому перевооружению действующих систем.

Центральная задача проектирования организации заключается в определении состава и требуемой численности подразделений (должностей), включая их функции, полномочия, связи между ними, формы и методы осуществления. Далее все это закрепляется в соответствующих нормативных документах.

Нормативные документы, которые отражают итоги проектирования организации, могут быть следующие: положения о подразделениях предприятия, должностные инструкции, образцы кадровых документов, положение о планировании, система оплаты труда, положение о документообороте и др.

Проектирование организации взаимосвязано с понятием бизнес-процессов. Которые представляют собой связанные цепочки хозяйственных операций. Бизнес-процесс характеризуется системой последовательных, целенаправленных и регламентированных типов деятельности, в процессе которой через управляющее воздействие посредством ресурсов входы процессов трансформируются в выходы.

При проектировании руководству необходимо принять ряд решений относительно следующих элементов:

1. Разделение труда (специализация) может быть по горизонтали и по вертикали.

Горизонтальное разделение труда - это разделение труда по видам работ (специализация), например, снабжение, сбыт, производство. Вертикальное разделение труда – это разделение работ по уровням иерархии в организации. При проектировании организации необходимо определить глубину специализации. Специализация имеет следующие преимущества:

− позволяет детально разобраться в работе и качественно её выполнять;

− упрощает управление работником;

− упрощает коммуникации в организации;

− облегчает процесс формализации работы. Сверхспециализация даёт следующие негативные результаты:

−непозволяет работнику увидеть цель всей организации;

− снижает уровень удовлетворённости работников работой;

− усложняет процесс координации звеньев организации.

2. Департаментализация – существует несколько подходов к группированию специализированных работ в организации: по численности работников, по времени, по функциям, по территории, по продукту или группе продуктов, по рынкам. Это определяет тип организационной структуры.

3. Связи между частями и координация. В организации, состоящей из многих частей, необходимо координировать, то есть согласовывать их деятельность. Это достигается путём формирования системы устойчивых связей, без которых не может быть организованного целого. Связи определяют взаимодействие частей организации и осуществляются через каналы коммуникации.

Связи выражают отношения между компонентами организации, поэтому в зависимости от назначения в организации формируют различные виды связей. Наиболее распространёнными являются следующие пары: