Файл: Проектирование организации (Понятие и значение проектирования организации).pdf

6. Организационные решения о пунктах 1-5, касающихся структурных подразделений более низкого уровня: структурные отделения магазина, производства, и т.д. [11]

Научно-организационное проектирование призвано создать для любой организации дополнительный исполнительный механизм, благодаря которому она будет существовать, мобильно приспосабливаясь к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, и реализовывать свою стратегию. Организационное проектирование направлено на поиск и строительство организационных структур адекватно отвечающих потребностям рынка.

В процесс деятельности по организационному проектированию вырабатывается механизм принятия решений по следующим вопросам (приложение 1).

Из рисунка приложения 1 видно, что в круг вопросов, решаемых в контексте процедуры по научно-организационному проектированию входят механизмы формирования целесообразной управленческой системы, структура которой сможет при минимальных экономических затратах на её содержание мобильно и эффективно обеспечивать достижение стратегических и оперативных целей организации [12].

В результате научно-организационного проектирования компания получает организационную структуру, основанную на рациональном распределении функций (верхнего уровня) по подразделениям, системе делегирования полномочий, системе ответственности и экономичности. Результаты проекта по организационному развитию фиксируются в положениях об организационной структуре, подразделениях и службах. Важно, что результаты оргпроектирования предоставляются не только в виде бумажных документов и схем, но и в виде электронных моделей, которые представляют собой комплекс альтернативных стратегий.

Научно-организационное проектирование формирует представление о системе управления и её организационной структуре как о мобильной комплексной системе и позволяет отойти от традиционного понимания организационной структуры системы управления как устоявшейся и неизменной системы органов, каждый из которых соответствует конкретной функции управления.

Научно-организационное проектирование включает в сферу своих интересов такие важные компоненты системы управления как:

- система целей организации и их распределение между подразделениями;

- организационные подсистемы и взаимоотношения между ними,

- распределение задач и функций между подразделениями;

- распределение прав, полномочий и ответственности;

- коммуникации, потоки информации и документооборот (как потоки документированной управленческой информации);

- поведенческие взаимоотношение людей и групп, проявляющиеся при решении общих задач.

Именно такой круг исследований и последующее формирование организационной структуры позволит организации не только мобильно приспособиться к условиям рынка, но и выявить потенциал всех имеющихся ресурсов, сформировать направления стратегии развития.

Очевидно, в круг интересов организационного проектирования входят как формальные, так и неформальные механизмы, что делает возможным при проектировании организационных структур управления адаптировать традиционные механизмы управления, научные методы и принципы формирования управленческих структур, такие как системный подход, организационное моделирование, экспертно-аналитическое исследование.

Исходя из вышеизложенного, можно констатировать, что научно-организационное проектирование – это вид деятель­ности, направленный на развитие и совершенствование системы управления в соответствии с постоянно изменяющими­ся внешними и внутренними условиями.

Объектом научно-организационного проектирования является система управле­ния конкретной организации или её отдельный сектор (направление деятельности).

В процессе научно-организационного проектирования выявляются такие характеристики организации как объекта исследования:

1) роль и место данной организации в отрасли;

2) состояние производственно-хозяйственной деятель­ности организации;

3) производственная структура организации;

4) система управления и ее организационная структура;

5) особенности взаимодействия предприятия с внешними ор­ганизациями;

6) инновационные потребности (возможные связи данной организации с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

7) формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников.

Проведение научно-организационного проектирования может осуществляться в следую­щих случаях:

- при совершенствовании системы управления дейст­вующей организации;

– при разработке системы управления вновь соз­дающейся организации;

– при совершенствовании системы управления про­изводственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевоо­ружения;

– при совершенствовании системы управлении вслед­ствие изменения формы собственности.

1.2. Особенности проведения проектирования организации

Говоря о целях научно-организационного проектирования, необходимо отметить, что данная процедура часто носит инициативный характер, следовательно, организационное проектирование зависит от потребностей и возможностей организации. Исходя из этого, можно утверждать, что целеполагание организационного проектирования универсально. Тем не менее, основной целью организационного проектирования и комплексного исследования системы управления, её организационной структуры является поиск путей и методов совершенствования системных характеристик [5].

К таким характеристикам с позиции общего менедж­мента относятся:

- цели системы управления;

- функции управления;

- управленческие решения;

- структура управления,

Конечной целью научно-организационного проектирования является разра­ботка и внедрение выбранной эталонной модели систе­мы управления.

Задачами научно-организационного проектирования являются:

- постановка целей и задач системы управления организации;

- определение состава и места подразделений управления;

- их ресурсное обеспечение (включая численность и потенциал работающих);

- разработка регламентирующих процедур и документов, закрепляющих и регулирующих формы, методы и процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

В результате проведения процедуры научно-организационного проектирования формулируются конкретные предложения по совер­шенствованию системы управления организацией, реализация которых позволит:

1) достигнуть оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффектив­ности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление);

2) повысить производительность труда управлен­ческих работников и рабочих производственных подраз­делений;

3) улучшить использование материальных, трудо­вых, финансовых ресурсов в управляющей и управляе­мой подсистемах;

4) снизить затраты на продукцию или услуги и по­высить их качество.

Для решения задач и достижения целей научно-организационного проектирования, независимо от того, исследуется ли вся система управления организацией, или же управления конкретных секторов (направлений деятельности или филиалов и т. п.), должно быть положено исследование таких факторов организованности системы управления, как [5]:

1) детерминированность всех элементов системы управления. Данный фактор отражает организацию взаимодействия подразделений органов управления. Сущность исследования детерминированности данных элементов заключается в выявлении степени влияния деятельности одного подразделения на другие. Отсутствие такого влияния со стороны конкретного подразделения говорит о его неспособности реализовать одну из целей функционирования организации и, следовательно, делает его лишним в данной системе управления;

2) способность при внешних и/или внутренних потрясениях оставаться некоторое время в неизменном качественном состоянии. Исследование данного фактора позволит определить устойчивость данной системы управления к динамике изменений внешней и внутренней среды;

3) наличие в системе функционирующего управляющего элемента. Под управляющим элементом подразумевается руководитель конкретного уровня. Исследование данного фактора включает в себя изучение сферы компетенции конкретного руководителя, условий его работы, позволяющие/или нет выполнять возложенные на него управленческие задачи и т. п. Выявление участков, на которых отсутствует такой управляющий элемент или же отсутствие у руководителя конкретного уровня, например, определенных компетенций приводит к принятию субъек­тивных управленческих решений и, так называемому, во­левому стилю руководства, с соответствующими последствиями;

4) наличие контролирующего элемента. Под контролирующим подразумевается наличие элемента, осуществляющего контроль состояния субъекта управления и оказывающего управляющее воздействие как на сам субъект, так и на любой элемент системы управления;

5) наличие в системе управления каналов прямой и/или обратной связи. Исследование данного фактора позволит выявить наличие или отсутствие подобных связей, сформировать механизмы регламентации деятельности по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений;

6) наличие устойчивых поведенческих групп. Исследование данного фактора подразумевает анализ неформальной структуры организации или исследуемого подразделения, выявление негативных тенденций, потенциала коллектива.

Эффективность исследования и анализ факторов, характеризующих организационную структуру управления, не может быть оценена, исходя только из одного показателя [9]. 

Таким образом, доказано, что исследование и анализ системы управления, её организационной структуры, требуют комплексного структурного подхода, при котором учитываются все показатели, их характеризующие, среди которых – методы управления, тех­нология управления, организационная структура, кад­ры управления, технические средства управления, ин­формация.

Системный подход позволяет исследовать и связи объекта между эле­ментами, и внешние связи объекта, позволяю­щие рассматривать его как подсистему для более вы­сокого уровня, и функции управления обеспечивающие при­нятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство, и механизмы оценки результатов управленческой деятельности и затрат на содержа­ние аппарата управления и т. п.

Важным и основополагающим критерием в методологии научно-организационного проектирования конкретной организации является четкое формулирование стратегии самой социально-экономической системы – организации [18].

Определение стратегии организации является первостепенной задачей, независимо от целей, которые определены для научно-организационного проектирования (исследуется вся система управления, или её сектор). Исходное определение глобальной цели организации и её функционирования, которые обуславливают структуру задач и содержание функций аппарата управления (классификация целей организации), в конечном итоге, определяют систему уровней управления, эффективность её организационной структуры. Пример указанной классификации организации показан на рис. приложения 2.

Причем, выявление и фор­мулировка всей совокупности целей, их классификация позволяет выявить четкую структуру целей функционирования на каждом уровне системы управления. Подобная структуризация показывает, насколько они отвечают глобальным интересам. В таком случае дерево целей организации будет наиболее полным. На рис. приложения 3 представлен фрагмент структуризации целей организации.

Структуризация целей осуществляется для форма­лизованного отображения процесса их распределения по уровням управления. Посредством структуризации опи­сывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия. Это является залогом успешной реализации функ­циональной стратегии организации [11].

При этом необходимо учитывать, что многообразие целей на высшем, среднем или низшем уровнях управления не может быть приведено к одному знаменателю. Если глобальную цель организации, в целом, можно охарактеризовать (с позиций общественных интересов) как удовлетворение рыночных потребностей в производимой продукции и услугах, то функциональные цели характеризуют только одну из необходимых для данной организации сторон её функционирования. Вместе с тем, в соответствии с определением Б.З. Мильнера, не может быть и однозначным соответствие между системой целей и организационной структурой управления. Как видно из рис. приложения 4 эффективность организационной структуры управления не может быть оценена только одним показателем. Исследование организационной структуры управления необходимо рассматривать в единой системе: все факторы, характеризующие и влияющие на деятельность системы управления. Эти факторы имеют различную природу, в зависимости от которой формируются специфические методы организационного проектирования, каждый из которых должен применяться в органическом сочетании с другими.