Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты».pdf

Таким образом, ERwin является универсальным программным обеспечением моделирования бизнес-процессов, позволяющее в полной мере документировать управленческую информацию организации. Продукты Rational Software существенно уступают альтернативам по показателю «стоимость».

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Название модели: администрирование салона красоты «Сфера».

Описание: описание процессов учета предоставляемых услуг салоном красоты «Сфера»

Точка зрения: администратор салона красоты.

Цель: описать учет предоставляемых услуг салоном красоты «Сфера».

Time Frame: (AS-IS).

Для изучения существующей технологии управления администрированием воспользуемся методологией функционального моделирования IDEF0. На диаграмме нулевого уровня представлена модель «Администрирование салона красоты «Сфера» существующей технологии обработки информации, рис. 2.

Рисунок 2 – Модель процесса «Администрирование салона красоты «Сфера»

Входы модели: информация о заявках от клиентов; информация о предоставляемых услугах; информация о салоне красоты; информация о обращениях клиентов.

Управления модели: законодательная база РФ; устав салона красоты.

Механизмы модели: администратор.

Выходы модели: квитанция об оплате предоставленных услуг; график работы салона красоты; реестр выполненных услуг; отчет о выполненной работе.

Декомпозированная модель процесса «Администрирование салона красоты «Сфера» включает следующие подпроцессы: прием заказа; распределение клиентов по мастерам; учет выполненных работ; расчет стоимости предоставленных услуг, рис. 3.

Рисунок 3 – Декомпозированная модель процесса «Администрирование салона красоты «Сфера»

В результате изучения функциональной структуры были выявлены следующие «узкие места». Существующая система учета клиентов на обслуживание основывается на «ручной» записи клиентов, расписании мастеров и контроле отдельных данных, таких как личная информация, постоянные клиенты и т.д. Контроль данных параметров осуществляется с помощью «Журнала записи клиентов на обслуживание». Представленные бизнес-процессы без использования ИТ сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение специализированной информационной системы.

«Журнал записи клиентов» используется в салоне красоты «Сфера» 16 лет, то есть с открытия салона и на другие системы не переходил. За время ее использования был выявлен ряд достоинств и недостатков.

Достоинства «Журнала записи клиентов на обслуживание»:

– доступная цена пользования;

– трудно скопировать оперативную информацию для передачи ее конкурентам;

– тетрадный способ надежнее и не зависит от интернета, электричества и исправности компьютера;

– доступна для понимания администратору, даже новичку.

Недостатки «Журнала записи клиентов на обслуживание»:

– изменение данных занимает больше времени;

– невозможно восстановить при потере бумажного носителя;

– разлиновка расписания занимает много времени;

– при возникновении ошибки виновного будет найти достаточно затруднительно;

– сложно отследить статистику посещения клиентов;

В результате применения системы «Журнала записи клиентов на обслуживание»:

– резко снизились убытки на интернет и технику;

– повысилась безопасность данных, но в то же время увеличились риски потери данных;

– повысилась нагрузка на администратора;

Данная технология управления имеет достаточное количество преимуществ, связанных с использованием системы «Журнала записи клиентов на обслуживание». Но есть и некоторые недостатки, связанные с отсутствием автоматизации программной системы.

Система «Журнала записи клиентов на обслуживание» не позволяет в полной мере планировать график работы мастеров с учетом поступления клиентов, возможно лишь вести список текущих приемов клиентов и отслеживать их выполнение.

Поэтому основная проблема, связанная с использованием рассматриваемой технологии управления графиков работы мастеров, состоит в трудоемкости и неэффективности «ручного» планирования работы салона. В планирование работы салона красоты входит прием и оформление заказа, распределение работы мастеров, продажа товаров салона, расчет себестоимости и другие задачи.

Ручной метод расчета себестоимости работы достаточно неэффективен, так как осуществляется с применением системы тарифов. Его неэффективность проявляется в том, что с помощью данного метода можно узнать лишь примерную себестоимость работы.

Кроме того, тарифы требуется время от времени корректировать, что приводит к лишним затратам времени. Следует помнить, что поведение цен на рынке представляет сложный процесс, и установив тот или иной тариф на свои услуги, предприятие может получить как большую прибыль, так и иметь значительные потери.

Администратору приходится сталкиваться с такой проблемой, как «потеря» клиента. Суть данной проблемы заключается в том, что если клиента не устраивает отведенное на него время и дата заказанной услуги он может уйти к конкуренту, а устраиваемое им место может освободиться с учетом отказа другого клиента. Из-за этого может пострадать общая прибыть салона красоты.

При непосредственном планировании работы салона также нужно строить краткосрочный план бюджета, например, на неделю, месяц. Такой план можно было бы выполнить в виде отчета о прибылях и убытках, так называемый «Cash Flow» (от англ. cash flow, дословно переводится как «денежный поток»).

Данные отчета нужны директору заведения, чтобы иметь возможность оценить, насколько предприятие способно привлекать денежные средства и использовать их в целях развития бизнеса.

В результате внедрения информационной системы можно улучшить значения следующих показателей: время сбора и обработки первичной информации о заработной плате сотрудников компании; количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности в компании; время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности салона красоты.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В качестве основного мероприятия по улучшению изучаемого бизнес-процессов можно предложить внедрение систем:

– «1С:Салон красоты 8»;

– «Арника».

2.1.1. Система «1С: Салон красоты 8»

Система «1С: Салон красоты 8» представляет собой совместное отраслевое решение «1С: Предприятие 8. Салон красоты» создано на основе программного продукта, разработанного компанией «Хеликс» и получившего сертификат «Совместимо! Система программ 1С: Предприятие», рис. 1.

Возможности система «1С:Салон красоты 8»:

1. Учет денежных средств (касса, поступление на счет банка и списание со счета, лицевые счета клиентов).

2. Работа с клиентами (база данных клиентов, предварительная запись, система напоминаний, отчеты по клиентам) [7].

3. Контроль персонала (график работы мастеров, расчет зарплаты, отчет по сотрудникам).

4. Контроль записей (поступление, учет, списание и продажа товаров клиентам; отчет по складу, передача материалов мастеру под отчет).

5. Осуществление маркетинговых мероприятий (SMS и Е-mail рассылка, проведение опроса клиентов, предоставление скидок и дисконтных программ) [3].

6. Автоматизация сети салонов красоты:

– работа через тонкий клиент 1С:Предприятия 8.3 (может использоваться при наличии у клиента стабильного интернета, скорость не ниже 515 кбит\с);

– работа в веб-браузере (может использоваться при наличии у клиента стабильного интернета);

– организация распределенной базы данных (используется, если интернет соединение не стабильное).

Рисунок 4 – Интерфейс системы «1С: Салон красоты 8»

7. Подключение торгового оборудования:

– фискальные регистраторы;

– сканеры штрихкода;

– ридеры магнитных карт;

– эквайринговые терминалы [8].

8. Разграничение прав доступа к функциям программы:

– разграничение прав на уровне документов, справочников, отчетов;

– разграничение прав на уровне реквизитов документов, справочников.

Система «1С: Салон красоты 8» позволяет:

– быстро и удобно внести все операции;

– вести подробную базу данных клиентов;

– контролировать отношения с сотрудниками салона;

– учет продажи и услуг с расчетом заработной платы сотрудников;

– управлять учетом товаров на складе;

– вести анализ деятельности салона и отчеты [11; 14].

Система «1С: Салон красоты 8» позволяет автоматизировать и облегчить работу администратора. Данная система может быть рекомендована для рассматриваемого предприятия, только нужно учесть, что она предназначена для большого заведения и на нее нужно «раскошелится», что не подойдет для «Сфераа», так как они индивидуальные предприниматели с небольшой базой клиентов.

Анализ деятельности салона:

– контроль работы салона через Интернет;

– статистика посещения салона, структура продаж и запасов;

– анализ эффективности работы персонала;

– расчет себестоимости;

– финансовый результат деятельности салона;

Получение руководством салона отчетов по выручке и прибыли посредством SMS или e-mail сообщений.

Сервисное обслуживание программных продуктов, содержащих конфигурацию «Салон красоты» и поддержка пользователей в части работы с платформой «1С:Предприятие» осуществляется по договору Информационно-технологического сопровождения «1С:Предприятие» (1С:ИТС).

Информационно-технологическое сопровождение (1С:ИТС) – официальная поддержка, которую фирма «1С» совместно со своими партнерами оказывает пользователям программ «1С:Предприятие» на регулярной, и непрерывной основе. Официальная поддержка включает в себя Сервисы 1С:ИТС и услуги официальных партнеров фирмы «1С».

Сервисы 1С:ИТС позволяют:

– подготавливать и сдавать регламентированную отчетность через Интернет,

– обмениваться электронными счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами,

– с помощью автоматизированного резервного копирования защищать от потери и повреждений базы данных,

– использовать программу «1С:Предприятие» через Интернет из любой точки мира,

– получать консультации у аудиторов и специалистов фирмы «1С» и многое другое.

Таким образом, данная система не подходит, в основном из-за того, что затраты на нее не будут соответствовать потенциальной выгоде от внедрения.

2.1.2. Система «Арника»

Программное решение «Арника» предназначена для автоматизации работы администраторов и позволяет работать в режиме онлайн. Интерфейс системы «Арника» представлен на рис. 5.

Основные возможности программы:

– запись клиентов (удобный, простой и наглядный календарь предварительной записи);

– продажи (продажа товаров, услуг, абонементов, сертификатов);

– учет материалов (анализ движений материалов на складе; учет поступлений, продаж, перемещений товаров, автоматическое списание материалов при оказании услуг);

– финансы (движение денег в кассе, поступление и расходы);

– сотрудники (ведение графиков работы и автоматический расчет зарплаты);

– маркетинг (SMS рассылка, онлайн запись клиентов с сайтов и социальных сетей) [12].

Возможности системы «Арника» для управления клиентской базой обеспечивает:

– хранение данных о клиентах и историю их визитов

– права доступа к клиентской базе выдает владелец салона

– возможности контроля оттока клиентов и их возращаемость

– возможность выделения категорий клиентов и возможность работы отдельно с каждой группой.