Файл: Современные информационные проекты и их особенности.pdf

После этого он определяет смысл сообщения, необходимого для достижения этой цели. Затем он облекает свое сообщение в определенную форму и передает его. Сообщение может передано двумя способами: непосредственно (межличностная коммуникация) или с помощью технических средств (массовая коммуникация). Получив сообщение, реципиент должен декодировать его - определить его смысл и цель. При информационном сопровождении организаторы и исполнители проекта выступают в роли сокоммуникаторов. Получателем информации выступает общественность, точнее та потенциальная целевая аудитории для которой создавался проект.

Канал коммуникации служит связующим звеном между разработчиками проекта и целевой аудиторией. Сама распространяемая информация в данном случае играет первостепенную роль. Само создаваемое и передаваемое сообщение коммуникатор старается адаптировать таким образом, чтобы оно стало максимально понятным для получателя. Такое сообщение может быть письменным, аудио или аудиовизуальным и направленно на потенциальную аудиторию, которая в свою очередь должна расшифровать его и предпринять ответное действие. Таким действием зачастую является ответная поведенческая реакция, которая во многом зависит от смысла, вложенного в это сообщение. Поэтому при проведении информационного сопровождения необходимо уделить огромное внимание смыслу, заложенному в сообщение, которое будет в последующем размещено в разных каналах коммуникации, и влиянию этого сообщения на потенциальную аудиторию.

Информационное сопровождение любых бизнес проектов делится на следующие этапы:

• постановка целей и задач;
• поиски целевой аудитории и целевых групп;
• определение приоритетных каналов коммуникации;
• составление медиаплана;
• составление информационных материалов;
• разработка предложений по внедрению и проведению информационных кампаний;
• реализация информационной кампании;
• анализ результативности проведенной информационной кампании, подведение итогов, составление отчетов.

Обеспечение свободного доступа к информации является важным фактором при информационном сопровождении проектов. Это способность организации генерировать и предоставлять адекватную информацию заинтересованным сторонам (внешним и внутренним пользователям), соответствующую требованиям делового окружения организации, способами, повышающими общую эффективность бизнеса. Раскрытие информации обусловлено следующими факторами:

---

• оно осуществляется регулярно и своевременно;
• доступ к соответствующей информации является беспрепятственным;
• раскрываемая информация является полной и точной;
• раскрываемая информация имеет отношение к делу и подкреплена документами

На сегодняшний день информационная открытость является одним из ключевых факторов повышения эффективности реализации бизнес проектов.

Создание информационных поводов также играет немаловажную роль.

Информационный повод - это событие, которое служит поводом прямо или косвенно предоставить информацию о компании (проекте или персоне) широкой аудитории. Главная задача при проведении информационного повода, обозначить и направить важную информацию по проекту, с тем, чтобы добиться максимального охвата целевой аудитории. Для этого требуется подготовить все необходимые информационные материалы, найти все основные информационные поводы, переработать и отредактировать их так, как в последующем они будут размещены на разных информационных каналах, выбранных для проведения информационного сопровождения проекта.

Создание собственного информационного потока - «рассылка пресс-релизов и других новостных материалов, организация интервью представителей ведомства (организации, компании), подготовка для СМИ комплектов информационных материалов (пресс-кит), написание эксклюзивных статей, очерков и других материалов» Информационное сопровождение социальных проектов в современном обществе. Так же существует возможность мотивировать журналистов на создание авторской публикации, которая в последующем раскроет суть информационного сообщения. Зачастую, информационное сопровождение, построенное на информационном поводе, включает в себя такие материалы как:

• Легенда проекта (предыстории);
• Пресс-релизы;
• Новостные заголовки;
• Информационные материалы по проекту для журналистов и экспертов;
• Сценарии информационных событий, промо-акций, пресс-конференций.

При проведении информационного сопровождения необходимо проводить анализ его эффективности.

«Коммуникативная эффективность - это совокупность трех факторов:

• влияния рекламы на изменение знаний о фирме, ее товарах и услугах;
• влияния рекламы на формирование позитивного отношения к ней;
• влияние рекламы на формирование намерений вступить в контакт с фирмой, приобрести ее товар.

С целью определения эффективности информационного сопровождения необходимо отслеживать динамику ситуации в целом. На ранних этапах должна исследоваться его концепция. Далее его промежуточные формы, например, ежедневный мониторинг публикаций в Интернет пространстве и во всех СМИ, проведение контент-анализа для определения эмоциональной нагрузки публикаций о проекте. В завершение - сбор всех данных, их анализ и составление отчетов. Анализ эффективности информационного сопровождения состоит как минимум из двух этапов. На начальном этапе происходит первичное тестирование всех коммуникационных составляющих информационного сопровождения. На данном этапе целью является дать предварительную оценку качества информационного сопровождения.

---

Результаты первичного анализа дают возможность:

• спрогнозировать эффективность донесения значимой информации до целевой аудитории;
• выявить сильные и слабые стороны информационного сопровождения;
• скорректировать передаваемую информацию с учетом полученных показателей.

Второй этап - тестирование в процессе проведения информационного сопровождения и по итогам проведения. Тестирование проводится по прошествии определенного времени, достаточного для ознакомления целевой аудитории с передаваемой информацией. Цель тестирования - подведение промежуточных или окончательных итогов.

• 1. Специфика информационных проектов

Специфика информационного продукта заключается в том, что он не осязаем, то есть конечный пользователь не может его потрогать. Если потребитель платит деньги за посуду, он может проверить ее качество, потрогать, оценить его на цвет, рассмотреть материал. Если говорить об информационном продукте, то потрогать его физически просто не возможно. Получается, что оплачивая стоимость информационного продукта, потребитель платит за право иметь к нему доступ. Это право конечно. Лицензия на лицензионный продукт требует продления через небольшой промежуток времени. Для того чтобы такая особенность не сильно давила на восприятие потребителя, создаются абонентские отделы. Они позволяют потребителю информационных ресурсов получить квалифицированную помощь в любой момент времени. Такой подход приносит свои плоды. Он достаточно распространен среди провайдеров и разработчиков информационного продукта.

Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес - процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и не эффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учёта и отчётности.

Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.

---

Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учёта и формирования отчётных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.

Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой - интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы - заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления.

Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить её к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надёжность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учёта и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объёмов данных, возможностью создания распределённых систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.

---

Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьёзное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг).

Пока не описаны и не проанализированы все бизнес - процессы предприятия, не построена модель предприятия "как есть сегодня", не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы "как должно быть", не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить её перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.

• 1. Тенденции развития информационных проектов

На данный момент выделяют 5 основных тенденций в развитии информационных проектов:

• Усложнение информационных продуктов и услуг.

Информационный продукт в виде программно-аппаратных средств, баз и хранилищ данных постоянно развивается и усложняется. Еще вчера невозможно было представить большинство предлагаемых сегодня услуг для персональных компьютеров, телевидения и систем защиты. Наряду с этим интерфейс информационных технологий при всей сложности решаемых задач постоянно упрощается, тем самым делая интерактивное взаимодействие пользователя и системы все более комфортным;

• Способность к взаимодействию.

С ростом значимости информационного продукта возможность провести оптимальный обмен этим продуктом между компьютером и человеком или между информационными системами приобретает статус ведущей технологической проблемы. Также эта проблема касается совместимости технических и программных средств, обработки, передачи и формирования требуемой информации. Современные программно-аппаратные средства и протоколы обмена данными позволяют решать их в нарастающем объеме;

---