Файл: СЭД Ефрат.pdf

Система «Е1» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям:

Значительно снизить время согласования документов;
Увеличить скорость и эффективность исполнения поручений;
Устранить проблему потери документов;
Снизить затраты на ведение архива;
Упростить процесс поиска документов.

Руководителям Е1 облегчает контроль и позволяет увеличить эффективность деятельности организации за счет:

Возможности более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
Учета рабочего времени сотрудников;
Оперативного согласования документов, выдачи резолюций и поручений.

Электронный документооборот

Е1 позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в системе реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем подобного класса. При регистрации каждому документу в Е1 присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, а также формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа.

Электронные документы в системе могут быть созданы как в процессе текущей работы в текстовом или графическом редакторе, так и созданы ранее с последующим прикреплены к РКК. Прикрепление может содержать любое количество электронных документов разных форматов.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
договоры;
служебная записки.

Поля РКК могут заполняться как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации

Делопроизводство

Все официальные взаимодействия между гражданами, бизнесом и государственными органами осуществляются с помощью обмена документов. Учет документов, их контроль и перемещения регламентируются теорией электронного делопроизводства и документооборота. В Е1 реализованы механизмы поддержки делопроизводства, соответствующие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также существует модуль интеграции с МЭДО уже в коробочном варианте. Во многих компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система автоматизации делопроизводства Е1 поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.

Автоматизация документооборота на предприятии заключается в разработке комплексной информационной системы, позволяющей автоматизировать процессы регистрации, согласования, перемещения, поиска и архивного хранения документов организации.

Управление договорами

В Е1 поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров, а также Е1 позволяет упорядочить и автоматизировать работу с первичными документами, регламентировать связанные с ними бизнес-процессы и обеспечить их эффективный контроль. Это становится возможным за счет автоматизации процедур регистрации, согласования и организации хранения документов в электронном виде. Благодаря Е1 Вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату. Вместе с этим можно реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Просмотр и печать

В большинстве современных систем электронного документооборота для просмотра и печати документов используются сторонние приложения, модули и программы. Это может увеличивать стоимость владения системой, усложнить просмотр и печать из-за того, что какой-то формат файлов не поддерживается, фрагментировать информационную инфраструктуру компании, что затрудняет ее техническую поддержку.

Работая в Е1, пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

Возможности системы

Е1 обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации.

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Технология «понимания» документов — поиск в электронном документе реквизитов и данных — и технология Drag&Recog — распознавание реквизитов с отсканированного документа — обеспечивают оптимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Изображение системы

Поиск документов

Возможен поиск для всех случаев жизни - по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по форме. Полнотекстовый поиск с использованием морфологии русского языка. Настройка поисковых папок.

Изображение системы

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, создание аналитических отчетов и многое другое.

Изображение системы

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ никогда не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится, в следствие чего время согласования документов сокращается в десятки раз.

Изображение системы

Оптимизация движения документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блок-элементы схемы и связи представлены в наглядной графической форме.
Автоматическое выполнение многих стандартизированных операций позволяет максимально упростить и ускорить взаимодействие с Е1.

Изображение системы

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты избавит от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Изображение системы

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска Вы сможете найти нужный документ за считанные секунды, а система автоматического резервного копирования позволит сохранить целостность базы документов.

Изображение системы

Внутренняя и внешняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков, а также дублировать сообщения на электронную почту. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Изображение системы

Настройка и кастомизация

Для удобства пользователей в Е1 включен инструмент для визуального редактирования форм документов — графический дизайнер форм. Пользователь получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля. Е1 является документо-ориентированной системой, которая оперирует сущностью «документ», что позволяет менять, добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения структуры базы данных. Стандартные формы документов могут быть созданы сотрудниками организаций пользователей системы в течение получаса, при этом база данных автоматически формируется на основании созданных форм.

Изображение системы

Безопасность и отказоустойчивость

Встроенный в Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий. Е1 поддерживает использование протокола SSL для шифрования, расширенную квалифицированную электронную подпись КриптоПро и других сертифицированных криптопровайдеров, доменную авторизацию.

Изображение системы

Интеграция с 1С, IBM Domino\Notes, SharePoint

Е1 в базовой версии обладает специальным модулем, который позволяет быстро встроить систему в любую существующую программную инфраструктуру компании и организовать удобную связь документов и справочников с другими системами. Самостоятельно пользователи могут организовать двухстороннюю интеграцию с 1С, MS SharePoint, IBM Domino\Notes, XML.

Изображение системы

Отчёты, журналы

Е1 содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет настроить любые по сложности шаблоны отчетов в табличной форме, в виде графиков и диаграмм, а также выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Open Office, PDF.

Работа системы

Вы в полной мере оцените все преимущества Е1, установив систему внутри Вашей организации.

Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов
Интуитивно понятный и удобный интерфейс
Интеграция с самыми распространённой СУБД MS SQL и бесплатной СУБД Postgre. Возможна поставка решения на базе СУБД Oracle, MySQL.
Удобство внедрения и модификации системы без программирования
Удобный графический редактор маршрутов документов
Создание форм документов любой сложности без программирования
Высокая скорость работы
Управление правами доступа на уровне документов и их разделов
Соответствие требованиям информационной безопасности РФ, поддержка усиленной ЭП, гибкая система разграничения доступа
Гибкая система передачи прав и назначения заместителей
Полная интеграция с MS Office и возможность интеграции с 1С, Excel, МЭДО прямо в коробке
Возможность работы удаленных офисов по протоколу «http», «https»
Регистрация документов из внешних источников (в том числе из электронной почты)
Уникальные алгоритмы распознавания и сжатия в формат PDF/a отсканированных документов