ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 16.10.2020
Просмотров: 13516
Скачиваний: 1
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях; располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Выдача дел другим структурным подразделениям таможенных органов или сторонним организациям производится с разрешения руководства таможенного органа. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя таможенного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности таможенных органов, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда РФ и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда РФ и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу и связанных с осуществлением оперативно-розыскной деятельности, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение таможенные органы образуют архивы. Общие принципы организации их деятельности установлены в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 <*>, а также в Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г. <**>).
--------------------------------
<*> ВВС. 1993. N 33. Ст. 1311.
<**> Приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263.
В своей практической деятельности архивы таможенных органов руководствуются законодательством РФ, приказами и распоряжениями ГТК России, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положениями об архивах таможенных органов.
Архивы таможенных органов хранят документы аппарата данных таможенных органов, организаций - предшественников данных таможенных органов и при необходимости других организаций в соответствии со списками организаций - источников комплектования архивов, утвержденными руководителями данных таможенных органов.
В архивы таможенных органов передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также связанные с осуществлением оперативно-розыскной деятельности. Их передача производится исключительно по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Основными задачами архивов таможенных органов являются:
- комплектование архивов документами, состав которых предусмотрен положениями об архивах;
- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архивах, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве таможенных органов, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве подведомственных таможенных органов.
Архивы таможенных органов выполняют следующие функции:
- принимают на хранение документы структурных подразделений таможенных органов;
- учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архивы дел, документов;
- составляют научно-справочный аппарат к хранящимся в архивах документам;
- проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архивах; ежегодно представляют на рассмотрение руководства таможенных органов годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
- подготавливают и передают на государственное хранение документы. В этих целях осуществляют или организуют ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение руководства соответствующего таможенного органа и государственного архива;
- представляют ежегодно по утвержденным Росархивом формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архивах;
- осуществляют использование документов, хранящихся в архивах (информируют руководство и сотрудников таможенных органов о составе и содержании документов архивов; по поручению руководства таможенных органов осуществляют выявление документов; выдают в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; исполняют запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдают копии документов и архивные справки; консультируют организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведут учет использования документов, хранящихся в архивах);
- осуществляют проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве таможенных органов;
- участвуют в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
- участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников таможенных органов.
Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится следующий комплекс работ, включающий:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- размещение документов в хранилищах и их телеграфирование;
- соблюдение порядка выдачи дел из архива;
- учет документов, проверка их наличия и состояния;
- обеспечение физико-химической сохранности документов.
В соответствии с п. 2 комментируемой статьи материалы архивов таможенных органов, представляющие историческую и научную ценность, подлежат передаче на хранение в архивы Федеральной архивной службы России.
Необходимым условием передачи материалов архивов таможенных органов на хранение в архивы Федеральной архивной службы России является их рассекречивание. Порядок рассекречивания сведений и их носителей, подлежащих передаче в архивы Федеральной архивной службы России, определен ст. 13 Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" <*>. В соответствии с названной статьей основаниями для рассекречивания сведений являются:
--------------------------------
<*> СЗ РФ. 1997. N 41. Ст. 4673.
- взятие на себя Российской Федерацией международных обязательств по открытому обмену сведениями, составляющими в РФ государственную тайну;
- изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной.
Таможенные органы, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, обязаны периодически, но не реже чем через каждые пять лет пересматривать содержание действующих в таможенных органах, на их предприятиях, в учреждениях и организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, в части обоснованности засекречивания сведений и их соответствия установленной ранее степени секретности.
Срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите государственной тайны.
Правом изменения действующих в таможенных органах, на их предприятиях, в учреждениях и организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, наделяются утвердившие их руководители таможенных органов, которые несут персональную ответственность за обоснованность принятых ими решений по рассекречиванию сведений. Решения указанных руководителей, связанные с изменением перечня сведений, отнесенных к государственной тайне, подлежат согласованию с межведомственной комиссией по защите государственной тайны, которая вправе приостанавливать и опротестовывать эти решения.
Носители сведений, составляющих государственную тайну, рассекречиваются не позднее сроков, установленных при их засекречивании. До истечения этих сроков носители подлежат рассекречиванию, если изменены положения действующего в соответствующем таможенном органе перечня, на основании которых они были засекречены.
В исключительных случаях право продления первоначально установленных сроков засекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, предоставляется руководителям таможенных органов, наделенным полномочиями по отнесению соответствующих сведений к государственной тайне, на основании заключения назначенной ими в установленном порядке экспертной комиссии.
Руководители таможенных органов наделяются полномочиями по рассекречиванию носителей сведений, необоснованно засекреченных подчиненными им должностными лицами.
Передача документов из архивов таможенных органов в архивы Федеральной архивной службы (государственные архивы), как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями соответствующих таможенных органов и архивных учреждений. В таможенных органах с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) допускается передача документов один раз в три - пять лет.
Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям вместе с необходимым научно-справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии.
Документы таможенных органов передаются в государственные архивы по описям, утвержденным руководителем соответствующих таможенного органа и архивного учреждения. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Перед передачей документов Архивного фонда РФ на государственное хранение представитель государственного архива проводит в таможенном органе проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами соответствующего таможенного органа.
При передаче документов таможенным органом в государственный архив передается два экземпляра описи помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в таможенном органе.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, а причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа. Организация, передающая документы Архивного фонда РФ на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.
При первой передаче документов таможенным органом в государственный архив представляется историческая справка о данном таможенном органе. При последующих передачах документов этим таможенным органом в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.
Пунктом 3 комментируемой статьи на таможенные органы возлагается обязанность по защите государственной, конфиденциальной информации, а также банковской и налоговой тайны.
В соответствии со ст. 2 Закона РФ "О государственной тайне" государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ. Определение налоговой тайны закреплено в ст. 102 НК РФ. Налоговая тайна - это любые полученные таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:
- разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;
- об идентификационном номере налогоплательщика;
- о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;
- предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является РФ, о взаимном сотрудничестве между налоговыми (таможенными) или правоохранительными органами (в части сведений, предоставленных этим органам).
Для защиты государственной тайны, конфиденциальной информации, банковской и налоговой тайны в таможенных органах установлен режим секретности. Элементами данного режима являются гриф секретности, особый порядок доступа к информации, ее предоставления другим лицам и использования, порядок засекречивания и рассекречивания и т.п.
Гриф секретности представляет собой реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. В отношении сведений, составляющих государственную тайну и конфиденциальную информацию таможенных органов, установлено три грифа секретности:
- "особой важности";
- "совершенно секретно";
- "секретно".
Допуск к государственной тайне и иной информации с ограниченным доступом представляет собой особую процедуру оформления права граждан на доступ к соответствующим сведениям, а предприятий, учреждений и организаций - на проведение работ с использованием таких сведений.
Доступ к сведениям, составляющим государственную тайну или доступ к которым ограничен по иным причинам, - санкционированное полномочным должностным лицом таможенного органа ознакомление конкретного лица с такими сведениями.