ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 19.01.2021
Просмотров: 8709
Скачиваний: 18
Обложки дел должны быть стандартного размера (229 x 324 мм) и изготовлены из твердого картона. На обложке дела проставляются: номер и наименование дела согласно номенклатуре дел, условное наименование воинской части, а если таковое не присвоено, то действительное наименование; дата начала и окончания, количество листов в деле, количество приложений к нему и срок хранения дела в архиве. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после номера тома в скобках — «последний».
Наименование дела должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в него документов. Присваивать делам наименования «Разная переписка», «По общим вопросам» и т. п. запрещается.
Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения сходных служебных документов. На обложках книг и журналов указываются те же данные, что и на обложках дел. Все заводимые книги и журналы должны быть пронумерованы.
Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются. Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.
Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью работника делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.
Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель. Справка-заместитель подписывается начальником делопроизводства или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела. Об изъятых служебных документах делается отметка во внутренней описи. Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.
После закрытия дел, книг и журналов текущего года делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел. Законченные ведением дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части.
О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делается отметка в номенклатуре дел с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.
Постоянная готовность несекретного делопроизводства. Несекретное делопроизводство находится в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное положение.
Основные задачи несекретного делопроизводства: обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов.
В делопроизводстве должна быть инструкция личному составу делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил Российской Федерации с мирного на военное время, которая утверждается командиром (начальником) воинской части. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи служебных документов, сдаваемых в архив.
Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, делопроизводства должны иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи — мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.
По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.
Контроль за состоянием несекретного делопроизводства. Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части. Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Комиссия проверяет выполнение требований вышеназванной Инструкции, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении документов с актами и реестрами.
К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров. О результатах проверки командиру (начальнику) воинской части представляется акт, в котором указывается следующее: какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень неподшитых в дела служебных документов.
Контроль за исполнением служебных документов. В воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.
Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.
Служебные документы, взятые на контроль, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп.
Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству. На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим инвентарным) исполнен служебный документ, даты исполнения и номера дела, в который служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя. На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью. О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.
Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников).
Система контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части должна включать:
а) средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;
б) органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;
в) методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.
Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:
а) постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;
б) в случае невыполнения поручений в установленные сроки докладывать обо всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);
в) периодически анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.
Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам). В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения: виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.
Учет и рассылка приказов и директив. Издаваемые командиром (начальником) приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив. Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера. Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не разрешается.
Объявление в приказах командиров (начальников) приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) запрещается, за исключением приказов по личному составу. Командиры (начальники) воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) с обязательной ссылкой на них.
Подлинные приказы командиров (начальников) воинских частей брошюруются в отдельное дело, за исключением случаев, когда такие приказы ведутся в специальных книгах. Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается. Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются.
Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается командиром (начальником) воинской части. В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам.
При расформировании воинской части все приказы (директивы) вышестоящих командиров (начальников) по указанию штаба округа, группы войск, флота передаются в другие воинские части или уничтожаются на месте в установленном порядке. Подлинные приказы и директивы расформированной воинской части подлежат сдаче в архив,
Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного распространения. К служебным документам (изданиям), содержащим информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
а) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
в) описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
г) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
д) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
е) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации 1994 г. № 1233.
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования»:
а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под расписку;
б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);