Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 103
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
геральдика – изучает изображение на гербах, историю и социально-правовое значение гербов, дает аналогичные сфрагистике данные при изучении документов; историческая география сообщает архивоведению важную фактологическую информацию, особенно тот ее раздел, который занимается историей административно-территориального деления. Эта информация существенно облегчает фондирование документов республиканских и местных учреждений; генеалогия – вспомогательная историческая дисциплина, исследующая приемы создания научных биографий, полибиографий, родословных и воспроизводящей системы семейно-родственных связей. Генеалогия содержит богатую фактологическую информацию и обладает специфическими методами работы с документами. Так же имеют важное значение и другие вспомогательные исторические дисциплины, такие, как эпиграфика, нумизматика, бонистика и.т.д.
Также одной из самых важных дисциплин является документоведение. Оно изучает закономерности образования документов и разрабатывает способы их создания, принципы организации документооборота и построение систем документации. Эта научная дисциплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать правильную форму их организации в архивах. Документоведение расширяет возможности архивистов, создавая условия, позволяющие решать многие архивоведческие вопросы уже на стадии управления. Так архивисту целесообразнее оценивать документы, имея дело не с обработанными системами, поступившими в госархивы, а системы, еще только складывающиеся в управлении.
Глава 2. Основные понятия и термины архивоведения
2.1 Основные термины и определения в архивном деле
В действующем русском законодательстве, регулирующем сферу архивного дела, указаны следующие определения, попадающие под неспециализированные понятия «архивные документы»:
— архивный документ –материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, что имеет реквизиты, разрешающие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных информации и носителя для граждан, государства и общества;
— документы по личному составу– архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
— документ Архивного фонда РФ– архивный документ, прошедший экспертизу сокровища документов, поставленный на национальный учет и подлежащий постоянному хранению;
— очень полезный документ– документ Архивного фонда РФ, что имеет непреходящую культурно-историческую и научную сокровище, особенную важность для государства и общества и в отношении которого установлен особенный режим учета, использования и хранения;
— неповторимый документ– очень полезный документ, не имеющий себе аналогичных по содержащейся в нем информации и (либо) его внешним показателям, невосполнимый при потере с позиций его значения и (либо) автографичности;
— архивный фонд– совокупность архивных документов, исторически либо логически связанных между собой;
— Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, появившихся в ходе деятельности разных фондообразователей и объединенных по одному либо нескольким показателям.
— архивный фонд РФ– исторически сложившаяся и неизменно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемым элементом историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Архивный фонд РФ делится на национальную и негосударственную части. Национальную часть составляют архивные документы и архивные фонды , являющиеся федеральной собственностью, гос собственностью республик в составе РФ, краев, областей, независимых округов, городов Санкт Петербурга и-Москвы, муниципальной собственностью. Негосударственную часть составляют архивные документы и архивные фонды, каковые являются историческую, научную, социальную, экономическую, политическую либо культурную сокровище и находятся в собственности публичных организаций и объединений, в частной собственности, религиозных организаций с момента отделения церкви от страны, действующих на территории РФ.
Со своей стороны, архивы делятся на национальные, ведомственные, муниципальные и негосударственные.
— госархив – это федеральное национальное учреждение, создаваемое Правительством РФ, либо национальное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом власти субъекта РФ, каковые реализовывают хранение, комплектование, использование и учёт документов Архивного фонда РФ, и вторых архивных документов;
— муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа либо муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, каковые реализовывают хранение, комплектование, использование и учёт документов Архивного фонда РФ, и вторых архивных документов;
— ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений либо ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их применение для информационного обеспечения их работы. самая ценная часть документов архива по окончании срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в госархив. Выделяют следующие виды архивов ведомств: центральный архив федерального органа власти либо органа власти субъекта РФ, центральный отраслевой архив, объединенный архив, архив организации, хранящий документы лишь данной ее предшественников и организации.
«!»Документы ведомственного архива (архива предприятия) не входят в состав Национального архивного фонда, но являются источниками его комплектования
Негосударственный архив– архив, созданный негосударственным юридическим либо физическим лицом.
В зависимости от состава документации, хранящейся в архиве, возможно создан архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизуальный архив либо архив документации на электронных носителях.
Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., архив предприятия может функционировать на правах самостоятельного структурного подразделения или структурного подразделения в службе ДОУ.
В первом случае руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия (его заместителя по управлению), а управление повседневной деятельностью архива – на руководителя самостоятельного структурного подразделения. Во втором, соответственно, на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.
Согласно Правилам, к числу основных задач архива относятся комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, учет и обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива, использование хранящихся в архиве документов, подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:ведет списки структурных подразделений организации – источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации – источника комплектования архива, учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов, создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива, организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования, проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования, организует работу по составлению номенклатуры дел организации, оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами, участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления, участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.
В целом, содержание работы ведомства, учреждения, предприятия в большинстве по приему, размещению, хранению, учету и организации использования документов во многом совпадает с работой государственных архивов. Однако между указанными видами архивов существует ряд различий:
- Ведомственный архив (за исключением центрального архива министерства или ведомства) и архивный отдел не являются научно-исследовательскими учреждениями;
- Источниками комплектования государственных архивов являются документы нескольких фондообразователей; для архивного отдела, предприятия, большинства ведомственных архивов, источником комплектования являются документы только одного фондообразователя;
- В процессе проведения экспертизы ценности государственный архив принимает участие только на завершающей стадии: в основном, функции сотрудников госархива сводятся к проверке правильности оформления сводных описей и оформления дел; работники архивного отдела принимают участие в проведении ЭЦ на всех ее этапах;
- Как правило, в архивных отделах и большинстве ведомственных архивов система научно-справочного аппарата (СНСА) не представлена полным «комплектом» обязательных и дополнительных архивных справочников (как правило, в большинстве из них в качестве основных используются архивная опись и архивный каталог).
2.2 Организация документов и дел в пределах архивного фонда
Понятие «организация архивного фонда». Классификация и систематизация. Классификация документов как научная основа их организации в целях повышения эффективности использования. Уровни классификации: вертикальный и горизонтальные уровни. Роль классификации на всех стадиях хранение: в делопроизводстве, ведомственном и государственных архивах. Классификационная система Архивного фонда Российской Федерации. Организация документов по фондам в архивах и её значение. Фондирование архивных документов. Архивные коллекции. Схема систематизации фонда.
Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории нашей страны архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения