ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 32
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».
Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.
Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.
Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.
Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.
Рассмотрим эти факторы:
-
Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 – 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15–20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних – на 40%.
Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».
-
«Воры времени». «Воры времени» – это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.
Существует много различных видов «воров времени»:
– телефонные звонки;
– заглядывающие к нам люди;
– проблемы с компьютерным оборудованием;
– изменение очередности работ, навязываемое коллегами;
– недостаток организационного планирования;
– неумение слушать других людей;
– неудовлетворительная организационная структура;
– исправление ошибок, которых можно было бы избежать;
– нерешительность в деловых вопросах;
– плохо организованные и скоординированные собрания;
– отвлекающие факторы на рабочем месте;
– чрезмерная офисная бюрократия;
– бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.
К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.
Рассмотрим эти факторы:
-
Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи. -
Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело. -
Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами.
3. Методы и принципы тайм-менеджмента
менеджмент управление планирование
Основные методы (правила, инструменты, приемы, технологии, принципы) тайм-менеджмента, на которые следует ориентироваться, начиная постигать эту интересную и нужную науку.
Принципы тайм-менеджмента
Принцип 1. Планирование времени. Планирование рабочего времени – это, пожалуй, самое главное правило тайм-менеджмента. А в идеале планировать необходимо не только рабочее, но и личное время, причем последнее – иногда даже предпочтительнее.
Любой успешный человек управляет своим временем, иначе он просто бы не смог добиться успеха. Планирование является неотъемлемой составляющей успеха и финансовой независимости.
Планирование рабочего времени можно осуществлять двумя способами:
– На бумаге (в блокноте, органайзере);
– В электронном виде (в компьютерном или мобильном органайзере).
Вариант «в уме» не подойдет, особенно на начальной стадии освоения приемов тайм-менеджмента, поскольку, если человек не записывает свои задачи, он подсознательно уже не отвечает перед собой за их выполнение.
Управление временем следует осуществлять в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе (то есть, ставить себе цели на день, на неделю, на месяц, на год). Начинать планирование рабочего времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день.
Исследования показывают, что планирование рабочего времени уже с первых дней повышает эффективность и производительность труда на 25%!
Принцип 2. Борьба с пожирателями времени. Этой второй важнейший инструмент тайм-менеджмента, и внедрять его в повседневную жизнь необходимо на самых первых этапах использования принципов управления временем. У каждого человека имеются свои пожиратели времени – те факторы, которые не приносят никакой пользы, но при этом отнимают существенное количество часов, дней и даже лет его жизни. Сейчас чаще всего это социальные сети, Интернет, компьютерные игры, телевизор, для кого-то – болтовня по телефону, кофепитие, курение и т.д.
Применяя правила тайм-менеджмента, следует стремиться сразу же исключать из своего рабочего процесса всех пожирателей времени. Одно интересное исследование показывает, что на выработку полезной привычки у человека уходит 66 дней, таким образом, вам придется помучиться чуть более двух месяцев, а затем вы автоматически потеряете интерес к пожирателям времени.
Чтобы выявить все негативные факторы, крадущие у вас бесценное время, записывайте их по мере обнаружения на отдельном листе. Уверяю, что список получится немаленький!
Принцип 3. Расстановка приоритетов. Еще один важнейший принцип тайм-менеджмента – умение правильно расставлять приоритеты. Лучше всего разделять все задачи, стоящие перед вами, по двум принципам: срочность и важность. Затем, планируя свой рабочий день, в первую очередь вписывать в план важные и срочные дела, затем срочные и не очень важные, затем важные и не очень срочные и так далее, по мере убывания срочности и важности. Нечто подобное я уже предлагал, говоря об оптимизации личных расходов, можете использовать ту же таблицу, только назовите ее «планирование рабочего времени». Как видите, управление временем во многом схоже с управлением личными финансами, в чем нет ничего удивительного, ведь, как известно, время – деньги.
На мой взгляд, нельзя переходить к менее важным и менее срочным делам, пока вы не закончили более важные и более срочные. Очень многие приемы тайм-менеджмента основаны на принципе грамотной расстановки приоритетов.
Принцип 4. Правило Парето 20/80. Существует так называемый Закон Парето, который говорит о том, что 20% процентов действий приносят 80% результата, и, наоборот, 80% затраченных усилий приносят лишь 20% результата. В полной мере его можно применить и к управлению временем.
Сущность этого метода тайм-менеджмента заключается в том, что необходимо уметь отфильтровывать ненужные и малоэффективные задачи и действия, которых, согласно правилу Парето, аж 80%, и концентрировать свое внимание и усилие на тех 20%, которые способны обеспечить максимально эффективный результат.
Не стоит забивать свой мозг ненужной информацией, а свой ежедневник – бесполезными задачами. Учитесь выделять самое важное, и успех будет вам обеспечен.
Принцип 5. От сложного к простому. Обычно, вероятно, вы слышите обратный принцип, но один из методов тайм-менеджмента звучит именно так. Он означает, что при планировании рабочего времени наиболее сложные задачи необходимо ставить на начало дня, а затем двигаться к концу дня по мере убывания сложности.
Дело в том, что первоначально у человека больше сил, и он быстрее и легче справится со сложными задачами, в то время как если, наоборот, оставить их «на закуску», то, скорее всего, они вообще не будут выполнены и перенесутся на следующий день, что недопустимо.
Принцип 6. Не делать много дел одновременно. Наверняка все вы знаете старинную русскую поговорку «За двумя зайцами погонишься – ни одного не поймаешь». В полной мере ее можно отнести и к управлению временем. Данный принцип тайм-менеджмента говорит о том, что нельзя начинать новое дело (а тем более – несколько), не закончив старое. Конечно, это не относится к тем ситуациям, когда выполнение одного задания требует длительных простоев в работе (например, ожидания ответа от партнеров и т.д.).
Если вы будете одновременно хвататься за несколько дел – это существенно снизит качество их выполнения, и увеличит общее время вашей работы в сравнении с выполнением всех заданий по очередности.
Принцип 7. Начните планировать рабочий день с обеда и отдыха. Это правило тайм-менеджмента – и есть тот самый случай, когда необходимо в первую очередь позаботиться о личном времени, а потом уже о работе. Почему это важно? Потому что без полноценного отдыха, обеда по расписанию, перерывов в работе, эффективность труда очень существенно упадет. Этого нельзя допускать, поэтому планирование рабочего времени следует начинать с перерыва на обед и небольших перерывов в работе для отдыха (например, 5 минут каждый час или 10 минут раз в два часа). Понятно, что перегибать палку со свободным временем не стоит.
Важно отметить, что выделенное время для отдыха категорически нельзя тратить на пожирателей времени (социальные сети и т.д.). В это время вы должны просто отдыхать, то есть, ничего не делать, или принимать пищу, если это обеденное время. В противном случае вы не сможете полноценно отдохнуть, что негативно отразится на результатах вашей дальнейшей работы.
Принцип 8. Соблюдайте чистоту на рабочем месте. На первый взгляд этот принцип сложно отнести к управлению временем, однако он тоже является одним из методов тайм-менеджмента. Дело в том, что беспорядок и некомфортная рабочая обстановка существенно снижают эффективность рабочего процесса, поскольку попросту отвлекают внимание и отнимают больше времени, для того чтобы найти нужную записку на столе или нужный файл на компьютере.
Вы никогда не увидите успешного человека, работающего посреди кучи хлама. У преуспевающего бизнесмена или просто эффективного сотрудника всегда чистый стол