Файл: Отчет по камеральным проверкам, выполненным в 2021 году 11. Отчет по полевым проверкам, выполненным в 2021году.pdf

СДД_08.04.2022
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
«Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»
1
/ 10
СОГЛАСОВАНО:
Директор НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
Габидуллин Т.М. _______________________
Система должной добросовестности - СДД
для соблюдения требований к закупкам контролируемой древесины
Оглавление
1.
Нормативная база и структура СДД
2.
Цель и общая методика
3.
Область распространения
4.
Оценка рисков
(3)
5.
Система отбора и контроля поставщиков
6.
Требование к договорам поставки (общая контрольная мера)
7.
Действия предприятия по оценке риска и выполнению контрольных мер
8.
Консультации с заинтересованными сторонами
9.
Внутренняя проверка СДД
10.
Отчет по камеральным проверкам, выполненным в 2021 году
11.
Отчет по полевым проверкам, выполненным в 2021году
12.
Контакты
1. Нормативная база и структура СДД
1.1. Стандарты, на основе которых разработана настоящая СДД:
FSC-STD-40-005
V3-1
Требования к закупкам FSC-контролируемой древесины, далее по тексту «Стандарт»
FSC-DIR-40-005
актуальной даты
Директива по FSC-контролируемой древесине
FSC-NRA-RU
V3-0
Национальная оценка рисков в отношении контролируемой древесины для Российской Федерации, далее по тексту «НОР»
Регламент (ЕС) № 995/2010
Европейского парламента
и Совета от 20.10.2010 г
Об обязанностях операторов, размещающих лесоматериалы и продукцию из древесины на рынке, далее по тексту «Еврорегламент»
Политики Sylvamo
Кодекс поведения третьих лиц
Политики Sylvamo
Общие условия закупки
(1.1)
после определенной статьи настоящего руководства означает, что пункт стандарта 1.1 выполняется статьей, в которой стоит соответствующее упоминание.
1.2. Структура СДД
СДД
Система мер и процедур, направленных на сведение к минимуму рисков закупки материала из неприемлемых источников
(публичный документ)
Приложение 1
Оценка риска и контрольные меры
(публичный документ)
Приложение 2
Стандартизированное Приложение №2 к договору поставки «Данные о происхождении древесины»
Приложение 3
Форма проверки поставщика с определением фактора риска
Приложение 4
Форма отчёта о полевой проверке

СДД_08.04.2022
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
«Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»
2
/ 10
Приложение 5
Процедура «Механизм рассмотрения замечаний и жалоб заинтересованных сторон»
(публичный документ)
Приложение 6
Список заинтересованных сторон
(публичный документ)
Приложение 7
Формы писем для приглашения различных групп заинтересованных сторон к консультациям
1.3. Сокращения используемые настоящей СДД
FSC - Forest Stewardship Council (Лесной Попечительский Совет)
CW - Controlled Wood (контролируемая древесина)
ВБУ - Водно-болотные угодья
ВПЦ - Высокая природоохранная ценность
ВПЦ 1 - Видовое разнообразие (ВБУ, КОТР, КБТ)
ВПЦ 2 -Крупные естественные ландшафты (МЛТ, МЛМ)
ВПЦ 3 - Редкие и находящиеся под угрозой исчезновения экосистемы
ВПЦ 4 - Важные экосистемные услуги
ВПЦ 5 - Потребности местного населения
ВПЦ 6 - Субъекты культурной ценности
ВРД - Владелец разрешительных документов на заготовку древесины
ГК - Государственный контракт
ГЛС - Группа по лесной сертификации
ДА ЛУ - Договор аренды лесного участка
ДКП ЛН - Договор купли-продажи лесных насаждений
ЕГАИС - Единая Государственная Автоматизированная Информационная Система «Учёт древесины и сделок с ней» Федерального агентства лесного хозяйства Российской Федерации
ЗН - - Значительные несоответствия
ЗС - Заинтересованная сторона
К - Камеральная проверка м3 - Метр кубический
КБТ - Ключевые ботанические территории
Кв. - Квартал
КПН - Коренные и племенные народы
КОТР - Ключевая орнитологическая территория
ЛД - Лесная декларация
МЛМ - Малонарушенные лесные массивы
МЛТ - Малонарушенные лесные территории
НН - Незначительные несоответствия
ООПТ - Особо охраняемая природная территория
ОПиЛ - Отдел планирования и логистики департамента лесообеспечения
ОТ - Охрана труда
П - Полевая проверка
Пос - Поставщик
Под - Подрядчик
РД - Разрешительные документы на заготовку древесины
РЛ - Расчётная лесосека
СИЗ - Средства индивидуальной защиты
Суб - Субпоставщик
УП - Участок поставок

-риск низкий

- риск определенный


СДД_08.04.2022
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
«Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»
3
/ 10
2. Цель и общая методика
Настоящая СДД разработана в рамках соблюдения требований:
- политик компаний по контролю источников происхождения и цепочек поставок для древесины, поступающей на НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус», которое является единственным продавцом продукции из древесины для на «Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»;
- системы устойчивого лесопользования Предприятий;
- системы добровольной лесной сертификации FSC, по которой сертифицированы
Предприятия с целью избежать использование древесины из неприемлемых источников, которая не может быть использована при производстве FSC-смешанной продукции c заявлением FSC Mix;
- Лесного законодательства Российской Федерации, Еврорегламента и закона Лейси (США) по запрету на торговлю древесиной незаконного или неизвестного происхождения при экспортных поставках продукции для «Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою».
К пяти категориям неприемлемых источников древесины (далее по тексту – «категории контролируемой древесины») относятся:
№
Категория
1
Незаконно заготовленная древесина
2
Древесина, заготовленная с нарушениями традиционных и гражданских прав
3
Древесина, заготовленная в лесах, где хозяйственная деятельность угрожает существованию их высокой природоохранной ценности
4
Древесина, заготовленная в лесах, которые переводятся в плантации и нелесные земли
5
Древесина из лесов, где выращивают генетически-модифицированные деревья
Поставщик для согласования поставок добросовестно предоставляет всю информацию об источниках происхождения и цепочках поставок древесины.
Предприятие в свою очередь:
 Проверяет полноту и качество предоставленной информации;
 Проводит оценку риска поставщика по предоставленной информации;
 Проводит консультации с ЗС;
 Проводит камеральные и выборочные полевые проверки поставщика по всей цепочки поставок древесины;
 При выявлении нарушений Предприятие принимает решение о назначении корректирующих мер с контролем их выполнения, либо решении о приостановке поставок и расторжения договора поставки.
СДД разработана при участии экспертной организацией ООО «Группа «АПЭКС» (
www.apex-g.ru
).
Полнота и адекватность контрольных мер по 2 и 3 категории контролируемой древесины так же дополнительно определяется в ходе совершенствования системы и проведения консультации с ЗС
(4.9, 6.2 c)
Информация по экспертам, первоначально разработавшим СДД
Ф.И.О.
Профильное образование и опыт работы
Категория
CW
Медуницын
Дмитрий
Владимирович
Образование:
 Инженер лесного хозяйства, Архангельский государственный технический университет (АГТУ), 1996
Опыт работы:
 с 2013, генеральный директор, ООО «Группа «АПЭКС»;
 с 2004, аудитор GFA Certification GmbH;
1, 2, 3

СДД_08.04.2022
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
«Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»
4
/ 10
 с 1996, инженер-таксатор, Архангельская лесоустроительная экспедиция.
Мякшинов
Алексей
Владимирович
Образование:
 Инженер лесного хозяйства, Архангельский государственный технический университет (АГТУ), 2006
Опыт работы:
 с 2015 эксперт ООО «Группа «АПЭКС»;
 с 2014 FM аудитор GFA Certification GmbH;
 с 2008 Заместитель начальника отдела охраны защиты и воспроизводства лесов, ОГАУ «Архобллес»;
 с 2007 Инженер по лесовосстановлению, ОГУ «Архангельское управление сельскими лесами».
1, 3
Карзин
Дмитрий
Евгеньевич
Образование:
 Инженер лесного хозяйства, Архангельский государственный технический университет (АГТУ), 2000;
 Президентская программа подготовки управленческих кадров для организации народного хозяйства РФ (Институт экономики финансов и бизнеса) 2009 г.
Опыт работы:
 с 2016, эксперт ООО «Группа «АПЭКС»;
 с 2010, организация закупок лесоматериалов в Северо-Западном регионе РФ;
 2009-2010, директор ООО «Сервис Лес» (лесоустройство, проекты освоения лесов);
 2008-2010, инженер лесного хозяйства ОГУ «Архангельское управление сельскими лесами»;
 2000-2008, инженер-таксатор / начальник партии ФГУП
«Севлеспроект» филиал «Архангельская лесоустроительная экспедиция».
1, 3
Агамирзов
Константин
Евгеньевич
Образование
 Инженер, Технический Университет Мюнхена, 2008 г.;
 Инженер, Московский Авиационный Институт, 2006 г.
Опыт работы:
 2010-2016, аудитор цепочки поставок и контролируемой древесины
FSC; региональный координатор сертификационного органа GFA
Certification GmbH в Российской Федерации;
 2008-2010, аудитор парниковых газов в рамках проектов по
Киотскому протоколу – TÜV SÜD Industrie Service GmbH (Мюнхен,
Германия).
1, 2
Все эксперты/составители настоящей СДД подтверждают адекватность и полноту контрольных мер, разработанных для данного документа (Приложение 1 – Оценка риска и контрольные меры).
3. Область распространения настоящей СДД:
3.1. Производственные площадки, обозначаемые далее по тексту как «Предприятие»:
3.1.1. НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус» (основная производственная площадка, далее -
«Комбинат»), расположенное по адресу: 188991, Россия, Ленинградская область, г.Светогорск, ул.
Заводская,17 и являющееся единственным продавцом продукции из древесины для «Сильвамо
Нордик Сейлс Компани Ою»;
3.1.2. Терминал ЗАО «Тихвинский КЛПХ» (склад сырья, далее - «Терминал»), расположенный по адресу: 187555 Россия, Ленинградская область, г. Тихвин, ул. Разъезжая 10.
3.2. Все поставщики и субпоставщики древесного сырья на Предприятие.

СДД_08.04.2022
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
«Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»
5
/ 10 3.3. СДД не распространяется на собственные лесные ресурсы (находящиеся в собственности или управлении напрямую, или через дочерние структуры).
(1.4).
3.4. «Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою», находящийся по адресу: Коскенпаррас 10, 22100 Иматра,
Финляндия, осуществляющий свою деятельность в соответствии с договором о дистрибьюции с
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус».
4. Оценка рисков
(3)
4.1. В качестве основы своей оценки рисков Предприятие использует НОР в актуальной редакции
4.2. Поставка древесины от арендаторов, имеющих сертификат FSC FM снижает риск по лесоуправлению. При этом продолжит осуществляться контроль цепочки поставок и оценка риска смешивания.
4.3. Индикаторы применяемой оценки рисков Предприятия, разработанные контрольные меры и действия Предприятия по снижению рисков приведены в Приложении 1 к настоящей СДД.
4.4. По всем рискам, признанным по результатам оценки определенными, Предприятие внедряет и выполняет контрольные меры по снижению риска. Описание контрольных мер и действий
Предприятия приводится в Приложении 1 к настоящей СДД. При невозможности понизить статус риска до уровня «низкий» поставка от источника останавливается.
5. Система отбора и контроля поставщиков
5.1. Поставщик, который в соответствии с договором поставляет древесину на Предприятие, должен быть одобрен по системе, установленной настоящей СДД в соответствии со следующей схемой:
Контролируемые поставщики
Поставщик 1
Поставщик 2
Поставщик N
……
ОЦЕНКА РИСКА
для определения уровня рисков и контрольных мер по их снижению для каждого
источника происхождения древесины
Запрос и анализ первичной документации по происхождению древесины (ДА, РД), цепочкам поставок, консультации с ЗС, анализ картографической информации
Определение и выполнение перечня контрольных мер для Поставщика 1
Определение и выполнение перечня контрольных мер для Поставщика 2
Определение и перечня контрольных мер для Поставщика N
……
Низкий риск
Высокий риск
Уровень риска
……
Поставка
разрешена
Поставка
недопустима
Решение о
допуске к поставке
……

СДД_08.04.2022
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
«Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»
6
/ 10 5.2. Оценка риска выполняется для каждого Поставщика, заключающего договор с Предприятием на поставку лесоматериалов, а также для всех субпоставщиков по его цепочке до конечных ДА ЛУ и/или ДКП ЛН, с которых осуществляется поставка лесоматериалов.
6. Требование к договорам поставки (общая контрольная мера)
6.1. Предприятие обеспечивает для себя, своего органа по сертификации и организации по аккредитации (Accreditation Services International GmbH) доступ к доказательствам соблюдения поставщиками и субпоставщиками требований настоящей СДД. Соответствующее требование содержится в договоре поставки. Так же договором Поставщик гарантирует допуск специалистов
Предприятия на все производственные площадки по его цепочке для проверки объемов и методов заготовки древесины в рамках требований Стандарта в его актуальной версии. Допуск предоставляется в недельный срок после уведомления Поставщика Предприятием о намерении приехать для проведения контроля.
(1.3)
6.2. Поставщик обязан заполнять стандартизированное Приложение №2 «Данные о происхождении древесины» к договору поставки (по форме Приложение 2 к настоящей СДД), с указанием всех
РД на заготовку древесины и основных элементов цепочки поставок. Приложение заполняется перед заключением договора, перед его обновлением и при изменении структуры цепочки поставок Поставщика.
6.3. На весь объем поставляемых Балансов Поставщик обязан предоставить копии документов, подтверждающих право на лесной участок, где производится заготовка Балансов, договоры проведения лесозаготовительных работ, договоры поставки Контролируемой древесины, государственные контракты и т.п. по всей цепочке поставок Балансов до Покупателя.
По запросу Покупателя Поставщик обязан предоставить комплект документов, подтверждающих факт приемки древесины от каждого контрагента по цепочке поставок (собственник лесного участка – заготовитель – субпоставщик(и) – поставщик), и комплект товаросопроводительных документов по всей цепочке поставок в указанный Покупателем период. Данное условие фиксируется в договоре поставки.
6.4. Если во время полевой или камеральной проверки выясняется, что информация в Приложении
№2 к договору с Поставщиком по каким-то ВРД не соответствует действительности или устарела, то предприятие удаляет такого ВРД из списков на приемку и запрашивает у Поставщика дополнительные документы, которые должны быть предоставлены в течение 5 (пяти) рабочих дней. Данное условие фиксируется в договоре поставки.
6.5. При выявлении в ходе камеральной или полевой проверки рисков поставки неконтролируемой древесины, либо при получении жалобы от заинтересованных сторон, Поставщик обязан устранить указанные в соответствующем разделе отчета по полевым проверкам по форме
Приложения 4 нарушения, или получить положительный ответ от заинтересованной стороны. В случае не устранения Поставщиком указанных в отчете причин возникновения риска или неполучения положительного ответа от заинтересованной стороны Покупатель отказывается от исполнения Договора, а именно в части приемки древесины, поставляемой от конкретного ВРД.
Срок устранения незначительных несоответствий или жалоб-- 1 (один) месяц (четыре рабочие недели), значительных несоответствий или жалоб – 3 (три) дня. Данное условие фиксируется в договоре поставки.
7. Действия Предприятия по оценке риска и выполнению контрольных мер
7.1. Для оценки риска каждый Поставщик древесины обязан предоставить всю информацию о его цепочке поставок, вплоть до лесных участков, на которых заготавливается поставляемая им древесина. Данная информация направляется Поставщиком в адрес Предприятия до заключения договора, при его перезаключении и при изменении структуры цепочки поставок. Информация предоставляется в виде Приложения №2 «Данные о происхождении древесины» к договору поставки (форма этого приложения является Приложением 2 к настоящей СДД
(2.1, 2.2, 2.4)
7.2. На территории Российской Федерации действует ЕГАИС, данные которой находятся в открытом доступе. Государство (владелец всех лесных ресурсов РФ) владеет и администрирует систему.

СДД_08.04.2022
НПАО «Сильвамо Корпорейшн Рус»
«Сильвамо Нордик Сейлс Компани Ою»
7
/ 10
Законодательство требует регистрировать все сделки с древесиной в этой системе – таким образом контроль объемов осуществляется на основании этой системы и объем заготовленной или купленной Поставщиком древесины не может превышать объема, поставленного им же на предприятие
(2.5.2)
. В сложных цепочках поставок контроль объемов осуществляется путем запроса всех договоров по цепочке поставок от всех ВРД и всех субпоставщиков.
7.3. Для Поставщиков, являющихся держателями сертификата FSC FM, Предприятие определяет уровень риска по лесоуправлению как «низкий» после предоставления Поставщиком всего комплекта документов в соответствии с Инструкцией по заполнению Приложения №2 к договору поставки древесины. При этом Предприятие выполняет контроль цепочек поставок древесины и оценивает риски смешивания с неприемлемой древесиной.
7.4. Для Поставщиков «контролируемой древесины» и их ВРД Предприятие выполняет камеральную оценку рисков по всей цепочке поставок на основании предоставленных документов в соответствии с Приложением №2. Оценка производится по индикаторам согласно методике, изложенной в оценке риска (Приложение 1). Результаты камеральной проверки фиксируются в сводной таблице факторов риска (по форме Приложения 3) с указанием даты проведения проверки, после чего определяется суммарный фактор риска ВРД и Поставщика. Периодичность камеральных проверок:
- перед заключением договора с Поставщиком - за 6 недель до начала поставок
(2.5.2.);
- при изменении цепочки поставок Поставщика (при предоставлении нового Приложения
№2) – за 6 недель до начала поставок по новому источнику;
- Если договор с Поставщиком заключен на длительный период времени, а обновления цепочки не происходит - в соответствии с системой оценки рисков.
7.5. Когда все данные по ВРД и Поставщику «контролируемой древесины» собраны и определены факторы риска по каждому индикатору, Предприятие проводит мероприятия по снижению выявленных рисков. Меры описаны в Приложении 1. Поставщик, у которого не удалось снизить выявленные риски, к поставке не допускается. Снижение риска можно так же добиться исключением из цепочки Поставщика компаний, риски по которым снизить не удаётся
(3.7)
7.6. Документы, подтверждающие снижение рисков, должны храниться Предприятием в течение 5 лет с момента предоставления Предприятию и быть готовы для предъявления во время внешних проверок. Так же эти документы можно использовать при проведении повторных камеральных проверок по новым или обновленным декларациям, снижая таким образом риск в тех местах, где свидетельства низкого риска уже получены.
7.7 Дополнительной мерой по снижению риска является выполнение программы полевых проверок.
Полевые проверки может проводить как само Предприятие, так и подрядная организация. В обоих случаях для проведения проверок привлекаются специалисты в области добровольной лесной сертификации.
7.8. Выбор ВРД для проведения полевых проверок осуществляется с учетом принципов географического разнообразия, разнообразия структуры цепочки поставок, а также высоких рисков, которые невозможно снизить без проведения полевой проверки. Минимальная ежегодная выборка (y – при расчёте, округляется вверх) по проведению полевых проверок ВРД определятся по формуле: y = 0,8 ∗ √????
где, x – Количество ВРД на момент утверждения программы полевых проверок.
7.9. По результатам полевой проверки составляется Отчёт по форме, предусмотренной в
Приложении № 4, в котором описывается цепочка поставки от конкретного ВРД, проверяется актуальность и достоверность предоставляемой на Предприятие информации, а также анализируется степень снижения риска по всем индикаторам выбранной цепочки. Если экспертами, проводящими проверку, выявляется факт того, что риск не снижен, то это фиксируется в разделе несоответствия Отчёта о полевых проверках.