Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 595
Скачиваний: 34
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Выполнение работ по должности служащего "Архивариус"
Практическое занятие 6
Выполнил:
Обучающийся Садриева Виктория Анатольевна
Преподаватель:
Хомякова Наталья Викторовна
Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла)
Решите задачу.
Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.
Вопросы:
1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.
АКТ
______________ N ___________
приема-передачи архивных
документов на хранение
В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_
(основание передачи)
Фонд ООО «ХХХХХ»
(название передаваемого фонда)
Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,
(название организации, передающей документы)
а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял
(название организации, принимающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
N п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество ед. хр. | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год | 3 | 200 | |
2 | Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год | 3 | 156 | |
3 | Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году | 3 | 30 | |
Итого принято __________386 __________________ ед. хр.
2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
№ п/п | Наименование оборудования (материалов/предметов) | Примечание (количество, особенности и т.п.) |
1. | Обложка для дел | Твердая обложка из картона |
2. | Игла для прошивки документов | Игла 80 мм |
3. | Шило канцелярское для сшивания документов | Диаметр шила 2 мм |
4. | Нить для прошивки | Банковский шпагат, лавсановая лента или специальные прошивные ленты |
5. | Антистеплер | |
6. | Аппарат для прошивки документов | Брошюровачная машина или биндер |
| | |
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)
Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
№ | Способ переплета | Для каких видов документов применяется |
1 | В две дырки | Если документов не много и они не требуют высокого уровня защиты |
2 | «через уголок» | кассовые документы бухгалтерии |
3 | В три дырки | если документов немного и они не требуют высокого уровня защиты |
4 | В четыре дырки | если сшиваемые документы должны быть хорошо защищены (это всегда применимо к бухгалтерской первичке, отчетности и пр. |
5 | Прошить папку с документами | Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — 250 |
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла)
Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.
Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.
О1-03 Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности. Причина 5 лет. ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.
Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла)
Составьте макет инструкции.
В инструкцию внесите пункты:
1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.
2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).
Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 http://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68
Макет инструкции
-
Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах
.
-
Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).
Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.
Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла)
Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).
Смета
№ | Наименование программного обеспечения | Стоимость, руб. |
1 | Программа управления процессом сканирования и потоковой обработки изображений. NAPS2 | бесплатная |
2 | Пакетный обработчик файлов. AСDsee. | бесплатная |
3 | Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional | 13667 |
4 | Программа распознавания текста. Abbyy Finereader | 6000 |
5 | Графическией редактор. Adobe Photoshop | 7300 |
| Итого | 26967 |
Служебная записка
В целях обеспечения работы системы электронного архива, прошу приобрести программное обеспечение Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional, программу распознавания текста Abbyy Finereader, графическией редактор Adobe Photoshop на общую сумму 26967 рублей.
Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)
Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
№ | Наименование электронного средства | Функции (для чего применяется) |
1 | множительный аппарат | для создания фонда пользования копий к документам архива |
2 | персональный компьютер | для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания иснформационно-поисковой системы к документам архива |
3 | сканер | Сканирование документов |
4 | Прикладное ПО | Для сканирования, распознавания, редактирования документов |
5 | Шредер | Для уничтожения документов |
Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла)
Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.
В этих целях оформите опись дел постоянного хранения
№ 1.
Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.