Если вы хотите распечатать не весь лист Excel, то можно задать область печати, выделив нужный диапазон ячеек и выбрав в меню Файл команду Область печати - Задать. Область печати можно определить, выбрав в режиме Разметка страницы нужную область и щелкнув правой кнопкой мыши одну из выделенных ячеек, а затем выбрав в контекстном меню команду Установить область печати.

Для того чтобы увидеть, как будет выглядеть лист, выведенный на печать, со всеми колонтитулами и заголовками печати, нажмите кнопку «Предварительный просмотр» в панели инструментов Стандартная или выберите аналогичную команду в меню Файл. В режиме предварительного просмотра в нижней части экрана в строке состояния отображаются номер текущей страницы и общее число страниц на выделенном листе, а в верхней части экрана отображается панель управления.

Чтобы увеличить масштаб или вернуться в режим отображения полной страницы, нажмите кнопку «Масштаб». Курсор мыши имеет вид лупы, щелкнув мышью в любой области листа, вы также можете увеличить масштаб или вернуться в режим отображения полной страницы. При изменении масштаба размер печатной страницы не изменяется.

Кнопки «Назад/Далее» служат для просмотра предыдущей / следующей страницы листа. Кнопка «Печать» служит для установки параметров печати и печати выделенного листа. Щелчок кнопки «Страница» открывает диалоговое окно настройки параметров распечатываемых страниц. На вкладке Страница этого окна можно выбрать размер бумаги и ориентацию страницы, задать масштаб печати страницы на бумаге. Вкладка Поля позволяет установить размеры полей и расположение колонтитулов на странице. Вкладка Колонтитулы предназначена для создания колонтитулов и ввода в них данных: номер страницы, дата и время, имя файла. Вкладка Лист позволяет определить такие опции печати: печатать ли сетку, заголовки столбцов и строк, определить порядок печати страниц. Кнопка «Поля» служит для отображения и скрытия маркеров настройки полей страницы. Если маркеры настройки полей страницы отображены, то можно брать их указателем мыши и тащить, изменяя размеры полей страницы, верхнего и нижнего колонтитулов и ширину столбцов. Кнопка «Разметка страницы» служит для переключения в режим просмотра разрывов страниц. В этом режиме выполняется настройка разрывов страниц активного листа Excel. Также возможно изменение размеров области печати и изменение листа Excel. Кнопка «Обычный режим» служит для отображения активного листа в обычном режиме. Имя кнопки изменяется на «Обычный», если при нажатии кнопки «Предварительный просмотр» был активен режим просмотра разрывов страниц.

---

Внешний вид страниц в окне предварительного просмотра зависит от доступных шрифтов, разрешения принтера, количества доступных цветов. Так как в нашем примере лист Excel содержит встроенную диаграмму, то в окне предварительного просмотра он отображается вместе с диаграммой. Если перед нажатием кнопки «Предварительный просмотр» была выделена диаграмма, Microsoft Excel отобразит только ее. Для закрытия окна предварительного просмотра и перехода на текущий лист служит кнопка «Закрыть».

Для вывода подготовленной таблицы на бумагу выберите в меню Файл команду Печать, затем задайте параметры печати и щелкните кнопку «ОК» для начала процесса печати. Пронаблюдать процесс печати можно в окне состояния принтера.

2.4. Основные методы оптимизации работы в Excel

При подготовке таблиц вы можете воспользоваться некоторыми приемами, которые ускорят и облегчат (оптимизируют) вашу работу в Excel.

Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши. Например, вместо того чтобы «вручную» набирать =C6+F6+..., можно сделать следующее:

1.    ввести «=»;

2.    щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);

3.    ввести «+»;

4.    щелкнуть на F6 и т. д.

Ввод функций. Вместо того чтобы набирать функции «вручную», вы можете щелкнуть на кнопке со значком f_x в панели инструментов Стандартная, на экране появится диалоговое окно Мастер функций. С его помощью можно ввести и отредактировать любую функцию. Так как функция суммирования используется в электронных таблицах очень часто, для нее в панели Стандартная предусмотрена специальная кнопка со значком S. Например, если выделить ячейку F10 и щелкнуть на кнопке суммы, в строке формул и ячейке появится заготовка формулы: =CУMM(F6:F9). Вы можете отредактировать эту формулу (если она вас не устраивает) или зафиксировать результат (щелчком на кнопке с галочкой в строке формул). Если же дважды щелкнуть на кнопке S, результат сразу фиксируется в ячейке.

Копирование формул. Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки, при этом адреса ячеек будут изменены автоматически. Для этой цели нужно выделить ячейку, в которой записана исходная формула. Например, выделите ячейку D6. При выделении ячейки в правом нижнем углу рамки появляется черный квадратик - маркер заполнения. Если установить курсор мыши на маркер, то курсор примет форму черного крестика. Нажмите левую кнопку и перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Формула будет скопирована.

---

Примечание. Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только по горизонтали или вертикали. При этом:

• 
  при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу;
  
• 
  при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.
  

Этим же способом можно копировать в смежные ячейки числа и тексты.

Проценты. Очень часто нам необходимо показать доли в процентах (т.е. просто умножить каждую долю на 100). Excel позволяет сделать это одним щелчком мыши. Выделите столбец с данными и щелкните мышью на кнопке панели Форматирование с изображением %. Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%». Если вы хотите, чтобы значения в дробной части числа отображались с большим или меньшим количеством знаков, щелкните в панели инструментов форматирования кнопку «Увеличить разрядность» или кнопку «Уменьшить разрядность».

Размеры ячеек. Вы можете отрегулировать ширину избранных столбцов и высоту избранных строк. Это позволит вам по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, числа с большим числом знаков и т. п.

Форматирование текста. Вам предоставляется возможность изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) с помощью кнопок панели Форматирование, точно так же, как вы это делали с участками текста в процессоре MS Word. Кроме того, вы можете изменить расположение текста в группе выделенных ячеек с помощью таких же кнопок выравнивания (влево, вправо, по центру), как и в процессоре Word.

Если выделить ячейку или группу ячеек и выбрать команду Формат-Ячейки, на экране появится окно, которое имеет несколько вкладок; с их помощью можно проводить множество дополнительных операций по форматированию ячеек.

Например, вкладка Выравнивание позволяет изменить ориентацию текста (по горизонтали, по вертикали), повернуть текст, сместить его (вниз, вверх и т. п.), разбить текст на несколько строк. Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Вкладка Шрифт позволяет изменить тип шрифта, начертание, размер и цвет символов, включить дополнительные эффекты. Вкладка Число дает возможность задать формат представления данных (например, указать количество знаков в дробной части числа, вывести обозначение валюты при отображении числа в денежном формате и т.п.). На вкладке 

---

Граница можно выбрать множество макетов обрамления ячейки или группы ячеек. Вкладка Вид предоставляет возможность выбрать цвет и узор заливки ячейки таблицы. Вкладка Защита позволяет вам сделать недоступным просмотр формул в ячейке, а также запретить изменения данных в ячейке.

Автоформатирование. При изучении программы Word вы уже познакомились с функцией автоформатирования таблицы с помощью заранее заготовленных шаблонов. Эта функция имеется и в Excel, правда, количество шаблонов здесь поменьше. Мы использовали эти шаблоны форматирования при подготовке первой таблицы. Чтобы воспользоваться функцией автоформатирования, необходимо выделить блок ячеек, который необходимо оформить по тому или иному шаблону, затем в меню Форматвыбрать команду Автоформат. В диалоговом окне Автоформат, просматривая вариант оформления таблицы, выбрать подходящий и нажать «ОК». Несмотря на то, что список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автоформатирования, невелик, возможности оформления таблицы значительно расширяются за счет «ручного» оформления различных участков таблицы с помощью множества комбинаций линий и рамок различной формы.

Цвет фона и символов. Если у вас цветной принтер, вы можете «раскрасить» выделенные участки таблицы различными цветами (на черно-белой распечатке цветные области будут иметь какие-либо оттенки серого). Для этого на панели инструментов Форматирование предусмотрены два раскрывающихся списка - писок для цвета заливки и список цвета шрифта. Выбор цветов из этих списков - стандартный (не забывайте только выделить ячейки, которые вы собираетесь раскрасить).

2.5. Расчетные операции в Excel

Работая с функциями, помните:

1.    функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное значение (арифметическое или логическое);

2.    существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют некоторые операции (например, объединяют текстовые строки);

3.    существуют функции без аргументов (например, функция ПИ() возвращает число к = 3,1416...).

Ниже будут рассмотрены функции И (AND) и ИЛИ (OR), которые принимают логические значения (True или False).

Обратите внимание на то, что изложенные в этом пункте идеи и правила широко используются в прикладной информатике - в языках программирования, языках запросов, в других приложениях Windows.

Функции Excel разделены на категории (тематические группы): финансовые, даты и времени, математические, статистические, ссылки и массивы, работы с базой данных, текстовые, логические, проверки свойств и значений. Для упрощения ввода функций в Excel предусмотрен специальный 

---

Мастер функций, который можно вызвать нажатием кнопки «f_x» на панели инструментов Стандартная. Предварительно следует выделить ячейку, в которую вставляется формула.

Подробное описание назначения и синтаксиса функций можно просмотреть в справочной системе Excel. Для этого вызовите справку Excel и на вкладке Поиск задайте образ поиска, например СРЗНАЧ, затем в списке найденных разделов выделите раздел СРЗНАЧ и щелкните кнопку «Показать». После этого на экране будет развернуто окно справки Excel по данной теме, в котором можно просмотреть описание назначения функции, ее синтаксиса и примеры ее применения.

2.6. Логические функции

При решении некоторых задач значение ячейки необходимо вычислять одним из нескольких способов, в зависимости от выполнения или невыполнения одного или нескольких условий. Для решения таких задач применяют условную функцию ЕСЛИ. Она имеет формат:

ЕСЛИ(<логическое выражение>;<выражение1>;<выражение2>).

Чтобы пользоваться этой функцией, вам целесообразно познакомиться с основными понятиями логической (булевой) алгебры. Первый аргумент функции ЕСЛИ - логическое выражение (в частном случае - условное выражение), которое принимает .одно из двух значений: «Истина» или «Ложь» (1 или 0). В первом случае ЕСЛИ принимает значение выражения!, а во втором -значение выражения2. В качестве выражения! или выражения2 можно записать вложенную функцию ЕСЛИ. Обратите внимание, что число вложенных функций ЕСЛИ не должно превышать семи. Если условий много, записывать вложенные функции ЕСЛИ становится неудобно. В этом случае на месте логического выражения мы можем указать одну из двух логических функций: H(AND) или ИЛИ (ОК).

Формат функций одинаков:

• 
  И (<логическое выражение 1>;<логическое выражение2>;...),
  
• 
  ИЛИ (<логическое выражение! >;<логическое выражение2>;...).
  

Функция И принимает значение «Истина», если одновременно истинны все логические выражения, указанные в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение И - «Ложь». В скобках можно указать до 30 логических выражений.

Функция ИЛИ принимает значение «Истина», если истинно хотя бы одно из логических выражений, указанных в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение ИЛИ - «Ложь».

3. Назначение и интерфейс MS Access. Создание таблиц

Программа Microsoft Access – самостоятельный программный продукт, входящий в профессиональный пакет программ Microsoft Office. Программа Access – удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости написания программного кода, хотя в то же время она обладает встроенными средствами программирования. К достоинствам СУБД Access следует также отнести интегрированность с другими программами пакета Microsoft Office: Excel, Word и др. Данные, созданные в этих приложениях, импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

---

Смотрите также файлы

• 1. Что является "выходом" бизнеспроцесса.docx

• Вл. С. Соловьев. Философские начала цельного знания (фрагмент работы 1877 г.).docx

• Образовательная программа по специальности 40. 02. 01 Право и организация социального обеспечения Форма обучения заочная.docx

• Практическое задание 3, Модуль Основные типы девиантного поведения слушатель Серова Валерия Сергеевна Преподаватель Губарева Наталия Владимировна.doc

• Контрольная работа по дисциплине Электрическия измерения Основные цели и задачи метрологического обеспечения. Единая система технологической документации. Расчет погрешностей косвенных измерений.docx