Файл: Номенклатура дел учреждения. Особенности ее составления Тлегенова Т. Т.rtf
Добавлен: 26.10.2023
Просмотров: 100
Скачиваний: 4
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Если предполагается, что дело — например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, — будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем — при необходимости — заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.
После того как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести их упорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:
- при формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), — заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.
Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный — при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового — по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами управления архивной службы РК.
Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.
Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.
После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:
- уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
- уточнение заголовков дел, их индексов;
- включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.
Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;
- в графе 2 указываются заголовки дел;
- в графе 3 «Количество дел при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;
- в графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;
- в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатуры дел — в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») — о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
- названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
- отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;
- сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
- отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.
Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы — например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:
- руководителем архива предприятия;
- руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия — только проектов сводных номенклатур дел;
- службой ДОУ (делопроизводством) — только проектов номенклатур дел структурных подразделений.
Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).
2.2 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
Номенклатуры дел структурных подразделений составляются в последнем квартале предшествующего года ответственными за управление документацией и подписываются руководителями подразделений (Приложение 1).
На основе номенклатур дел структурных подразделений службой управления документацией составляется сводная номенклатура дел организации. К сводной номенклатуре дел организации составляются указания по ее применению (Приложение 2).
Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом (если он есть), подписывается руководителем службы управления документацией и после одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией управления архивами Восточно-Казахстанской области, после чего утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и вводят в действие с 1 января следующего года. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности), номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.
Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещается в дело, хранится в службе управления документацией, второй используется этой службой в качестве рабочего, третий экземпляр служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в государственном архиве, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с экспертной комиссией вышестоящей организации.
2.3 Формирование и хранение дел
номенклатура дело хранение
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация территориально разобщена, а также в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.
Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
При формировании дел желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре. Толщина папки не должна быть более 30-40 мм, что соответствует 250 страницам. Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.
Документы следует подшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если у документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску бумаги.
Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.
Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы. На заведенное дело оформляется обложка, на которой указываются следующие данные.Методическое руководство и контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат) организации. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.