Файл: Методические рекомендации по управлению документами в хранилище, поиску документов, архивированию.pdf

МИНИСТЕРСТВО ЦИФРОВОГО РАЗВИТИЯ,
СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ»
Кафедра информационных систем и технологий
Контрольная работа
Вариант №7 по дисциплине «Интеллектуальные технологии для автоматизации документооборота»
Тема:Подготовьте методические рекомендации по управлению документами в хранилище, поиску документов, архивированию.
Выполнил: студент 3 курса группы ИСТ-90Д
Фамилия инициалы
Богородцев С. А.
Проверил к.п.н., доц. Секлетова Н.Н.
Самара 2023

2
Введение
Методические рекомендации разработаны в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила), утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31марта
2015 г. № 526 (зарегистрированы в Минюсте России 7 сентября 2015 г., № 38830).
Методические рекомендации предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также для организаций, не являющихся источниками комплектования, но в процессе деятельности которых образуются архивные документы.
При подготовке Методических рекомендаций использован процессный подход, позволяющий рассматривать работу архива организации как комплекс последовательных и/или взаимосвязанных видов деятельности (процессов).
Структура методических рекомендаций:
1. Организация работы архива организации
2. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации
3. Комплектование архива
3.1 Экспертиза ценности документов
3.2. Формирование и оформление дел в делопроизводстве
3.3. Составление описей
3.4. Передача дел в архив
4. Учет архивных документов
5. Обеспечение сохранности архивных документов в организации
5.1.Обеспечение нормативных условий хранения документов
5.2.Проверка наличия и состояния документов
6. Передача документов организации на хранение в государственный
(муниципальный) архив.

3
1.Организация работы архива организации
Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 1.3. Правил).
Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (п. 1.4. Правил).
Источниками комплектования архива выступают государственные органы, органы местного самоуправления (в обязательном порядке), а также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного Фонда Российской
Федерации.
Задачи и функции архива организации – источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением об архиве.
Положение об архиве разрабатывается организацией на основе типового положения и утверждается руководителем непосредственно или посредством нормативного акта.
На лицо, ответственное за архив, обязанности по ведению архива возлагаются приказом руководителя, либо прописываются в должностной инструкции.
Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК), задачи и функции которой определены положением об
ЭК.
Положение разрабатывается организацией на основе типового положения и утверждается руководителем непосредственно или посредством нормативного акта.
Основной задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов. Основные функции ЭК организации закреплены в п. 4.9. Правил и включают:
-организацию ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
-рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
-подготовку предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
-участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
-методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива (лицо, ответственное за архив), специалисты кадровой и финансовой служб, а также наиболее квалифицированные специалисты, знающие специфику деятельности организации, в количестве не менее трех человек. Состав ЭК утверждается нормативным правовым актом организации. Комиссия заседает не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
2. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации
Номенклатура дел является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения.
Сводная номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов (комиссий, комитетов,

4 советов и др.) и составляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за ее составление.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, положением, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура
(штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.)
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации (например, руководство, бухгалтерский учет и отчетность, финансирование, кадровое обеспечение и т.д.).
Разделами номенклатуры дел могут быть должности руководителей и специалистов
(например, генеральный директор, заместитель директора по общим вопросам, главный специалист-юрисконсульт и т.д.).
Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение № 1).
В номенклатуре предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации.
В пределах разделов заголовки располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью:
1. Копии организационно-распорядительных документов, нормативных правовых актов органов власти и вышестоящих организаций, относящиеся к деятельности организации и присланные для сведения;
2. Учредительные документы организации (устав, учредительный договор, лицензии, свидетельства о постановке на государственный учет, в налоговых органах);
3.
Распорядительная документация
(постановления, решения, приказы, распоряжения, указания) и журналы их регистрации;
4. Правила, инструкции, регламенты, рекомендации, протоколы, положения;
5. Планы, отчеты;
6. Документы, относящиеся к выполнению вопросов основной деятельности
(информации, справки, докладные записки, акты, переписка);
7. Книги учета и журналы регистрации.
Не допускаются некорректные формулировки, такие как «разные материалы»,
«общая переписка». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: Переписка с органами местного самоуправления
по организационным вопросам деятельности.
Если в заголовке употребляется термин «документы», в скобках указываются основные разновидности документов, не менее трех, например: Документы о
рассмотрении обращений граждан (обзоры, справки, аналитические записки).
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчёты). Например:
Годовой план работы организации на 2017 год, квартальные отчеты о работе отдела
снабжения за 2017 год.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Если в деле хранятся копии, то в заголовке делается пометка «копии». В примечании указывается местонахождения подлинника. Например: Штатное расписание
общества и изменения к нему. Копии. В примечании: Подлинник в разделе Бухгалтерия.
Подлинность документов в заголовках не указывается.

5
В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается 2-3 резервных
(свободных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел. Включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков не требует ее пересогласования и переутверждения.
В номенклатуре дел следует предусмотреть разные заголовки дел для приказов по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу рекомендуется разделять по срокам хранения: 5 лет отдельно от 50 лет.
Уменьшать сроки, предусмотренные Перечнем, запрещено, увеличивать – возможно.
В конце номенклатуры дел обязательно указываются перечни документов со сроками хранения, которые были использованы при ее составлении.
Сводная номенклатура дел организации подписывается составителем
(руководителем делопроизводственной службы или лицом, ответственным за делопроизводство), визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК организации, направляется на согласование Экспертно-проверочной комиссии (при необходимости), утверждается руководителем организации.
Организации – источники комплектования государственных, муниципальных архивов 1 раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской
Федерации в области архивного дела (ЭПК Департамента по культуре Томской области).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, согласовывают и утверждают свои номенклатуры дел самостоятельно, без согласования с ЭПК Департамента по культуре Томской области.
В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. Если таких изменений нет, то в конце каждого года она уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Процесс внедрения номенклатуры дел в делопроизводство организации включает оформление обложек дел (проставление индексов, заголовков, сроков хранения), помещение документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Процесс группировки исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела называется формированием дела в делопроизводстве.
3 графа «Количество томов (частей)» заполняется в конце года.
Итоговая запись о категориях и количестве дел заполняется ежегодно в конце года.
Сведения передаются в архив организации.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также для учета дел временного срока хранения (до 10 лет).
3. Комплектование архива
Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами в
соответствии с его профилем.
Процесс комплектования включает:
– проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
– оформление дел;
– передачу дел в архив организации.
3.1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации – это изучение
документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения и
отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив организации
(п. 4.10. Правил).
Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях организации ежегодно (п. 4.11 Правил) сотрудниками подразделения при методической помощи службы делопроизводства и архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится:
–отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;
–отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
–отбор документов, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
Дела постоянного срока хранения подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, не подлежащих постоянному хранению. Дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, просматриваются полистно для выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Отбор документов проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (типового, ведомственного) и номенклатуры дел организации.
В случае необнаружения дел, указанных в номенклатуре дел, осуществляется их розыск.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании просмотра заголовков дел. Одновременно с отбором документов, подлежащих передаче в архив организации, проверяется правильность формирования дел.
3.2. Формирование и оформление дел
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
-в дела подшивать только исполненные документы;
-документы постоянного и временного хранения формировать раздельно;
-включать в дело по одному экземпляру каждого документа, не включать дублетные (повторные, копийные) экземпляры, черновики, а также документы, подлежащие возврату;
-группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др. Переходящие дела – это дела, которые не были завершены делопроизводством в текущем году и переходят в следующий календарный год. Например, устав, положения об отделах, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству, коллективный договор и т.п.
-дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см;
-приказы по основной деятельности включаются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам;
-приказы по личному составу со сроками хранения 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет;
-документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

7
-личные карточки формы Т-2 уволенных работников формируются по году увольнения, по алфавиту фамилий;
-документы работников по заработной плате (лицевые счета, карточки-справки) группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года;
-обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению по вопросам творческого характера, а также содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции помещаются в дела отдельно от обращений граждан по личным вопросам и вопросам оперативного характера; обращения граждан и документы по их рассмотрению помещаются в дело в алфавитном порядке (по фамилиям заявителей) или в хронологическом порядке (по датам ответов);
-переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма – по дате регистрации;
-дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.
Законченными
(завершенными) делопроизводством делами считаются исполненные в текущем календарном году документы, оформленные в дела, у которых определены дата заведения и дата закрытия дела.
Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного хранения допускается хранить в скоросшивателях, без систематизации, без подшивки и нумерации листов.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление включает в себя:
-подшивку или переплет дела;
-нумерацию листов;
-составление листа-заверителя (приложение 8 Правил);
-составление внутренней описи (приложение 27 Правил);
-оформление обложки дела (приложение 28 Правил).
При подшивке (переплете) дел металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела, который подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (приложение № 2).
Все листы дела (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графитным карандашом, внутренняя опись нумеруется отдельно.
Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 28 Правил).
На обложке дела резервируется место для наименования государственного
(муниципального) архива, в который дела будут переданы; указываются:
-полное наименование организации;