Файл: Методические рекомендации по управлению документами в хранилище, поиску документов, архивированию.pdf

8
-полное наименование вышестоящей организации;
-если организация переименовывалась в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию, на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки;
-индекс дела по номенклатуре;
-номер тома (части);
-заголовок дела;
-крайние даты;
-количество листов;
-срок хранения;
-архивный шифр дела.
Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой «Крайние даты» делается запись: «В деле имеются
документы за ... год(ы)». В случае если дата документа определяется приблизительно, она заключается в квадратные скобки: например: [не ранее 2014 г.].
Дела шифруются после утверждения/согласования годового раздела сводной описи
ЭПК архивного органа и утверждения руководителем организации (до этого шифр проставляется карандашом).
3.3. Составление описей.
Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Описи дел составляются по установленной форме (приложения № 3, 4) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает порядковый номер единицы хранения, индекс по номенклатуре дел, заголовок, крайние даты, срок хранения (для описей временного хранения), количество листов.
В справочный аппарат к описи входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели.
На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного
(муниципального) архива, источником которого организация является, последнее полное наименование организации, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения.
В предисловии к описи кратко излагается историческая справка к фонду со всеми переименованиями организации в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Также указываются основные направления деятельности и структура организации, краткая характеристика состава, содержания и полноты дел фонда, включенных в опись, особенности формирования и оформления дел, состав справочного аппарата к описи и порядок его использования.
Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации сокращения. Список сокращений включает в себя алфавитный перечень используемых в описи сокращений с их расшифровкой.
Указатели к описи составляются в случае, если годовые разделы описи дел являются сложными по структуре и содержанию. Целесообразность и формы их составления определяются по согласованию с государственным (муниципальным) архивом.
Описание документов (составление описей) проводится в структурных подразделениях в течение года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.31 Правил).

9
Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформление дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре дел (п. 4.32 Правил).
При просмотре дел проверяются:
-соответствие заголовка содержанию документов в деле;
-качество подшивки;
-правильность нумерации листов;
-наличие внутренней описи (в необходимых случаях);
-правильность оформления обложки;
-наличие листа – заверителя.
Описи составляются по установленной форме специалистом структурного подразделения, ответственным за этот участок работы, в 2-х экземплярах и передаются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. На основе их в архиве не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве составляются годовые разделы сводных описей.
Заголовки дел в годовых разделах описей нумеруются в валовом порядке (графа 1), нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с номера, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела.
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения.
При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки
«То же» (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен).
Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10. Правил).
На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 5)
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к
1 января года, в котором составлен акт. Например: дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января
2017 года. Дела с отметкой ЭПК подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.
Описи и акты рассматриваются и согласовываются на заседании ЭК организации.
Согласованные описи представляются на рассмотрение ЭПК Департамента по культуре
Томской области:
-опись постоянного хранения - на утверждение;
-описи по личному составу – на согласование.
Описи дел направляются на рассмотрение ЭПК в 3-х экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. После утверждения (согласования) описей ЭПК, они утверждаются руководителем организации. Только после того, как описи прошли ЭПК, дела, внесенные в акт о выделении к уничтожению, могут быть уничтожены.
При наличии в организации специфических дел, характерных только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам), на такие дела составляются отдельные описи.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, создают описи дел по личному составу и описи дел временных
(свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность (п. 4.12 Правил).
Составленные описи утверждаются организацией самостоятельно, без предоставления их на рассмотрение ЭПК Департамента по культуре Томской области.

10
3.4. Передача дел в архив организации.
Документы постоянного срока хранения, по личному составу и другие документы долговременного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве
(п. 4.1. Правил).
Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях и уже представленным в архив не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации.
Прием-передача дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения.
При приеме дел в архив работником архива еще раз проверяется качество формирования и оформление дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре дел. Соответствующая запись вносится в книгу учета поступления и выбытия дел.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по розыску. На необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение 6 Правил).
На экземплярах описей делаются пометки о количестве принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи лица, ответственного за архив и лица, передавшего дела.
Дела, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет), в архив не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Учет архивных документов.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы.
Основные единицы учета – архивный фонд и единица хранения. В целях обеспечения учета и идентификации дел, в левом нижнем углу каждого дела располагается архивный шифр, состоящий из номера архивного фонда, номера описи и номера единицы хранения.
Основными (обязательными) учетными документами архива организации являются:
-книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 Правил);
-список фондов (приложение № 12 Правил);
-лист фонда (приложение № 13 Правил);
-опись дел (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 Правил);
-реестр описей (приложение № 19 Правил);
-паспорт архива организации.
В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.
Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда.
Лист фонда заводится на каждый архивный фонд, в нем фиксируются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда, учитываются все описи дел фонда.

11
Опись дел в архиве организации предназначена для поединичного и суммарного учета единиц хранения; закрепления порядка систематизации единиц хранения; учета изменений состава и объема архивных документов, включенных в опись дел. В архиве организации описи ведутся отдельно на дела постоянного хранения, на дела по личному составу, на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
За каждой единицей хранения в описи закрепляется порядковый учетный номер, что обеспечивает поединичный учет дел. Суммарный учет единиц хранения достигается путем оформления итоговой записи к каждому годовому разделу описи дел, в которой цифрами и прописью указывается:
– фактическое количество единиц хранения, включенных в годовой раздел;
– первый и последний номера единиц хранения;
– особенности нумерации: литерные и пропущенные номера.
Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, то после итоговой записи последнего раздела составляется сводная итоговая запись по всем годовым разделам, составляющих опись дел, документов.
Реестр описей ведется при наличии в архиве организации двух и более описей дел.
Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй – описи дел по личному составу, третий – описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Учетные документы архива организации, кроме описей дел, являются внутренними документами архива и пользователям не выдаются (п. 3.14. Правил).
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, ежегодно на 1 декабря текущего года составляется паспорт архива организации (п.3.12 Правил). Форма паспорта установлена
Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской
Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11).
На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда (историческая справка и дополнения к ней), а также учетные документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда:
–акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3
Правил);
–акты о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4 Правил);
–акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных)
(приложение № 5 Правил);
–акты об утрате документов (приложение № 6 Правил);
–акты о выдаче дел во временное пользование (приложение № 10 Правил);
–акты приема-передачи архивных документов на хранение (приложения № 20, № 30 Правил);
–акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 21 Правил);
–акты о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22
Правил);
–акты об изъятии из дел подлинников личных документов (п. 5.17. Правил);
–акты о возвращении собственнику подлинников личных документов
(п. 5.17. Правил).
Старые листы фонда после их пересоставления также подлежат включению в дело фонда (п. 3.9. Правил).

12
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и количестве единиц хранения фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.
На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются.
Дело фонда является служебным документом и пользователям не выдается.
5. Обеспечение сохранности архивных документов в организации.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются: предоставление помещения под архив, обеспечение нормативных условий хранения документов, проверка наличия и состояния документов.
Определение площади и выбор помещений архива осуществляется с учетом объема и состава архивного фонда организации.
Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.
5.1. Обеспечение нормативных условий хранения документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов (п. 2.15 Правил) включает соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов.
Помещение архива должно быть оборудовано средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией.
В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации.
Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию.
Архивохранилище оборудуется дверью с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома. Окна первого этажа должны быть оборудованы запирающимися металлическими решетками.
Архивохранилище должно быть оснащено стационарными или передвижными металлическими стеллажами, шкафами, боксами.
Архивные документы следует хранить в темноте. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах.
Для документов на бумажных носителях в архивохранилище устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: температура 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55%. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности
(не реже 1 раза в неделю). Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.
В помещениях архивохранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку, не реже одного раза в год – обеспыливание коробок, шкафов, стеллажей.
Документы должны храниться в коробках или папках на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.
На коробки приклеиваются ярлыки с указание номера фонда, номера описи и крайних номеров дел, размещенных в коробке.
Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах (п. 2.35 Правил).