Файл: Методические рекомендации по управлению документами в хранилище, поиску документов, архивированию.pdf

13
5.2. Проверка наличия и состояния документов.
Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет
(п. 2.40. Правил).
Проверка наличия и состояния документов проводится:
-в плановом порядке;
-при передаче дел на государственное хранение;
-после перемещения дел в другое помещение;
-после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или проникновение в архивохранилище посторонних лиц;
-при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив.
Проверка наличия и состояния документов в архиве организации проводится с соблюдением следующих правил:
-необходимо сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах, неправильно размещенные дела сразу же помещаются на свое место;
-запрещается внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись
(неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки);
-запрещается в процессе проверки делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах. В конце каждой просмотренной описи делается запись
«ПРОВЕРЕНО» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.
По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах. В случае обнаружения ранее не учтенных документов, составляется акт об обнаружении документов.
Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск. Розыск проводится в течение одного года. На необнаруженные дела составляется акт об утрате документов. Акт об утрате вместе со справкой о проведении розыска представляются на рассмотрение в государственный
(муниципальный) архив для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.
6. Передача документов организации на хранение в государственный
(муниципальный) архив.
В соответствии с приказом 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской
Федерации» установлены сроки временного хранения документов Архивного Фонда
Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных
(муниципальных) архивах:
- документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;
- документы органов государственной власти и областных организаций – 10 лет.
По истечении этих сроков документы, отнесенные к Архивному Фонду Российской
Федерации, должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном виде по описям, утвержденным ЭПК Департамента по культуре Томской области.
Упорядочение и транспортировка документов осуществляется за счет средств организации.
Передача документов осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем государственного (муниципального) архива по согласованию с передающей стороной.
Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности

14 оформления и описания дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов путем полистного просмотра дел. Выявленные дефекты физического и санитарно-гигиенического состояния документов организация устраняет самостоятельно.
В этом случае, передача дел сдвигается до момента устранения дефектов.
Передача дел проводится поединично, на всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.
Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 30 к Правилам). Акт приема-передачи составляется работником архива организации совместно с работником государственного
(муниципального) архива. Акт составляется в двух экземплярах, один остается в передающей дела организации, другой – в принимающем государственном
(муниципальном) архиве. Акт приема-передачи подписывается работниками организации и государственного (муниципального) архива, осуществляющими передачу документов и утверждается руководителем организации и руководителем государственного
(муниципального) архива.
Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, в том числе один в электронном виде.
При реорганизации или ликвидации организации место дальнейшего хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела и указывается в распорядительном документе о реорганизации
(ликвидации) последней.
В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
-при реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов;
-при изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления;
-при реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций;
-при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами;
-при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда
Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;
-при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав
Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией
(ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.

16
Список использованных источников информации
1.
Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях - Электрон. текстовые дан. - Загл. с титул. экрана. - Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71903680/ , свободный
2.
Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации Электрон. текстовые дан. - Загл. с титул. экрана. - Режим доступа: http://archives.gov.ru/documents/methodics/2021- recommendations-pravila.shtml#6
, свободный
3.
Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция архивирования, как вести архив в организации - Электрон. текстовые дан. - Загл. с титул. экрана. - Режим доступа: https://vashstorag.ru/blog/khranenie_veshchey/kak_pravilno_arkhivirovat_dokumenty_poshagovaya_i nstruktsiya_arkhivirovaniya_kak_vesti_arkhiv_v_orga/#13
, свободный

17
Вопросы для самоконтроля
1.
Что такое архивирование?
2.
После формирования папки приступают к ее оформлению. Что обязательно прописывают на обложке?
3.
На кого возлагаются функции по ведению документации?
4.
Где хранят архивные документы согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение?
5.
Предназначение справочно-поисковые систем архива?
Тесты для самоконтроля
1.
Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи?
 да;
 нет.
Ответ: да.
2. это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков.
Ответ: Архивирование.
3.
Правилами закреплено право архива определять физические формы ведения справочников:
 на бумажном носителе;
 в электронном виде;
 два варианта;
Ответ: два варианта.
4. При уничтожении дел листы:
 истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше
 сжигают
 режут ножницами
 не ничего с ними не делают

18
Ответ: истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше
5.
Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде:
1. распределить бланки по папкам, оформить обложки;
2. издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище;
3. вести текущий учет вновь поступающих единиц;
4. рассортировать бумаги по срокам.
5. заключение;
6. составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры;
7. подшить издания в архив;
8. уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению;
9. подшить издания в архив;
10. расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
Ответ: 4,6,1,8,7,10,2,3,5