Файл: Лекция тема Основые понятия и термины. Документ и системы документации.pdf

ЛЕКЦИЯ 1.
Тема 1. «Основые понятия и термины. Документ и системы
документации»
Информация в наше время играет чрезвычайно важную роль. Ос- новными носителями управленческой, научной, технической и иной социально значимой информации являются документы. Среди разно- образных источников информации документальная информация счи- тается наиболее ценной.
Эффективность работы любой организации в большой степени зависит от рациональной организации документооборота в ней – пра- вильности и точности оформления документов, их соответствия при- нятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использова- ния и хранения.
Следовательно, высокий уровень профессионализма, умение опе- ративно проанализировать большой массив информации, сделать не- обходимые выводы, зафиксировать принятые решения в документах – обязательные требования к сотрудникам любой фирмы, любого пред- приятия, так или иначе причастных к составлению документов.
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение – это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей
(вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).
Служебная деятельность человека в любой сфере требует письменной информации, которая служит подтверждением конкретных фактов и событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах.
Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Документ или документированная информация представляет собой информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
Обязательность документирования информации, т.е. необходимость создания документов, связана с исключительной ролью документации в жизни общества, которая в свою очередь определяется следующими важнейшими функциями документов:

- информационная – документы являются носителем и источником информации
- правовая – документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели
- управленческая – документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать процессы, происходящие в производственной сферах
- коммуникативная – документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами
- учетная – в документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях
- социальная – документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов
- культурная – документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи и традиции
- историческая – документы являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические факты и явления, подтверждают и дополняют полученные в других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и народов.
Основные понятия и термины
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечи- вает документирование и организацию работы с официальными до- кументами.
Документационное обеспечение управленческой деятельности –
это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы доку- ментирования и организации работы с документами в процессе осу- ществления им управленческих функций.
Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управленческой деятельности» (ДОУД) – синонимы. Развитие дело- производства всегда было тесно связано с созданием и деятельностью учреждений государственного управления. Именно осознанием этой тесной связи объясняется в основном и изменение названия учебной дисциплины – сейчас вместо делопроизводства повсеместно вводится предмет «Документационное обеспечение управления».
Возникновение термина ДОУД связано также с изменением ор- ганизационно-технической базы делопроизводства – активным вне- дрением в управленческую среду и сферу работы с документами ком- пьютерных систем и современных информационных технологий.
Документирование – это процесс создания и оформления доку-

мента.
Результатом документирования является документ. Д окумент –
материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.
Способами закрепления информации являются следующие: пись- мо, графика, фото, звукозапись, видеозапись.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Документооборотом называется движение документов в органи- зации с момента их создания или получения до завершения исполне- ния или отправления.
Официальные документы – это документы, созданные юридиче- скими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве обя- зательного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их струк- турных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материа- лом для справочно-поисковой работы.
Система документации – это совокупность документов, взаимо- связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) – система доку- ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содержа- щая информацию, необходимую для управления в определенной сфе- ре деятельности.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) – система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению уни- фицированных документов, используемых для решения организаци- онно-распорядительных задач управления.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функцио- нальных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих ви- дов деятельности и отражают их специфику.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием
(организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа
- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.
Так, документы можно выделить:
−
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
−
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные
(охватывающие несколько вопросов);
−
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
−
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
−
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
−
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
Следует четко понимать разницу между этими видами!
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а
выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий

дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
−
по средствам фиксации: письменные, графические, аудиовизуальные и т.д.
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.
Под системой
документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.
В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.
Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов и типизации их форм, повышения качества и снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.
Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.
Начнем рассмотрение систем документации с организационной или организационно-правовой системы. Это первая часть организационно- распорядительной документации.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
В организационно-правовых документах фиксируется организационная деятельность учреждения, содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой
(юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом
(например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем,распорядительным документом руководителя
(приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до