Файл: Лекция тема Основые понятия и термины. Документ и системы документации.pdf

Когда документ подготовлен несколькими организациями, то под- писывают его, соответственно, их руководители. Подписи лиц с оди- наковыми должностями располагают на одном уровне.
Генеральный директор
Генеральный директор
ОАО «Агросиб»
ОАО «Эра»
личная подпись В.А. Петров
личная подпись Р.Д. Сидоров
20.07.2009 20.07.2009
Печать
Печать
При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:
Директор
личная подпись
А.В.Ковалев
Главный бухгалтер личная подпись
В.Л.Петрова
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии личная подпись
Н.В. Куликов
Члены комиссии личная подпись
К.М.Артемьев
личная подпись
В.А. Матвеев
В случае отсутствия руководителя, наименование должности которого заготовлено на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности, предлога «За», надписи «Зам.» является грубой ошибкой.
10 января 2002 года издан Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», создавший правовую основу для использования электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно- технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.
Реквизит 23 «Гриф согласования документа» используется для внеш- него согласования проекта документа с заинтересованными организациями.
Внешнее согласование документа может быть оформлено справкой о согласовании, листом согласования (когда необходимо согласование с несколькими организациями) или грифом согласования (он располагается на документе ниже реквизита «подпись» от границы левого поля).
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется заг- лавными буквами, без кавычек, в именительном падеже), наименования

должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) и даты согласования.
При внешнем согласовании подпись должностного лица должна быть заверена печатью.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами.
Реквизит 24 «Визы согласования документа». Внутреннее согласование документа проводится со структурными подразделениями или должностными лицами организации, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой
(главным бухгалтером).
В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть гакже согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляют визой. Она включает подпись визирующего, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) и дату, при необходимости — наименование должности визирующего, например:
Главный бухгалтер
личная подпись И.И. Петров
21.02.2010
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
личная подпись А.П.Орлов
25.02.2010
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и при- лагаются к документу. По образцу визы оформляется и отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).
Проект документа с визами согласования направляется для подписания руководителем. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется в другие организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Реквизит 25 «Оттиск печати».
Этот реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 2002 г.).
Документы заверяют печатью организации.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита «Печать» и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати.
В Типовой инструкции сказано, что оттиск печати следует располагать так, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ (п. 2.6.22).
Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП».
Место для печати может быть обозначено кругом (с пометкой «ставить точно в круг»).
На финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).
Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.
Реквизит 26 «Отметка о заверении копии». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют слово «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров
личная подпись М.В. Колосов
07.04.2010
При направлении документа в другую организацию допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат).
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. В Типовой

инструкции сказано, что отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати.
Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается или переписывается полностью, включая элементы бланка.
Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).
Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.
Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» состоит из фамилии испол- нителя (или его инициалов и фамилии) и номера его телефона.
Указанный реквизит имеют только исходящие документы — справки, заключения, письма и т.д.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа от границы левого поля в нижнем углу.
Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа.
Указанный реквизит включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого до- кумента — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит, например:
В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2010 08.05.2010 личная подпись И. Иванко
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Реквизит помещается слева на нижнем поле первой страницы до- кумента.
Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» про- ставляется при получении документа и располагается в нижнем правом углу первой страницы. Допускается проставлять отметку о поступлении документа специальным регистрационным штампом. Указанный реквизит включает: порядковый номер и дату получения документа (она является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости — часы и минуты.

Вх. № 0001 03.02.2010
Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» пред- ставляет собой отметку (колонтитул), которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование электронного файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению.
Этот вопрос регламентируется в организации инструкциями и методическими материалами по делопроизводству и применению автоматизированных информационных систем.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов официального документа называется его формуляром. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.
Формуляр — совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.
Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее распространенный вариант при некоторых различиях в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет усовершенствовать процессы документирования в традиционных технологиях и перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов с использованием компьютерных технологий.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, со- держащего план размещения реквизитов, или словесного описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах площадей. В практике традиционных технологий отдают предпочтение первому варианту или сочетанию обоих, в компьютерных технологиях — описанию реквизитов.
Для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты) используют типовой формуляр.
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей: левое — не менее 20 мм; правое — не менее 10 мм; верхнее — не менее 20 мм; нижнее — не менее 20 мм.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц

проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.»).
Допускается перенос текста документа на оборотную сторону листа.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.
Бланк — стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.
Применение бланков:
• придает информации официальный характер;
• ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации;
• сокращает трудозатраты на составление документов;
• упрощает восприятие информации;
• повышает культуру управленческого труда.
При работе с официальным документом воспринимается, в первую очередь, содержащаяся в нем информация, однако внешний вид документа тоже не остается без внимания. По внешним признакам (качество бумаги, использование цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка) складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Разрабатывая бланк, необходимо стремиться к созданию благоприятного впечатления об организации. Бланк должен не только содержать определенную информацию об организации, но отражать ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.
Бланки допускается изготавливать:
• типографским способом;
• с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);
• с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:
• бланк письма;
• общий бланк;
• бланк конкретного вида документа.
Кроме того, можно изготавливать:
• бланк должностного лица;
• бланк структурного подразделения.
Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем.
На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:
• 01 —
Государственный герб Российской Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 08 — наименование организации;
• 14 — место составления или издания документа.
На общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков — места расположения некоторых переменных реквизитов:
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 18 — заголовок к тексту документа;
• 19 — отметка о контроле; отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.
После реквизита 08 «Наименование организации» в общем бланке оставляют место для реквизита 10 «Наименование вида документа».
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
• 01 —
Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации.
На бланк письма при необходимости наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков для переменных реквизитов:
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 15 — адресат;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов — служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем реквизит 10 «Наименование вида документа». В бланке письма на этом месте располагается реквизит «Справочные данные об организации». В этом реквизите обязательно есть информация о месте составления документа, поэтому нет необходимости в оформлении реквизита 14 «Место составления или издания документа».

В бланке письма вместо реквизита 14 размещается реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, — это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен реквизит 10
«Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год.
Бланк структурного подразделения организации или бланк
должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова
«страница» («стр.»).
Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке оформляют первый лист каждого экземпляра документа.
Не рекомендуется нумеровать страницы следующим образом:
• «-6-»;
• «5 с»;
• «IV стр.».