Файл: Реферат по дисциплине Деловые коммуникации и делопроизводство.docx
Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 175
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИИФГБОУ ВО «КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИКафедра управления СХПРЕФЕРАТпо дисциплине «Деловые коммуникации и делопроизводство»
Четвертые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.Последние как памятники истории и культуры наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, т.е. по документной терминологии, постоянно.Подготовка исполненных документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.Основная цель – упорядочение и хранение документов, создание условий для их использования в справочной работе учреждения и пополнение Государственного архивного фонда.Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;- Оформление дела;- Описание документов постоянного и временного сроков хранения;- Обеспечение сохранности дел;- Передачу дел в архив учреждения.1. Основные понятия об архивном храненииРассмотрение темы «Архивное хранение документов» основывается на выделении ряда необходимых понятий и терминов, способствующих глубокому и полному пониманию темы.Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации сроками — в зависимости от категории организации и вида документов.В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной организации Российской Федерации могут быть изменены Федеральным архивным агентством по согласованию с соответствующей организацией.В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Росархив – государственный архивный фонд) согласно соответствующим нормативно-методическим документам.Архивный фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.
Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и отраслевыми фондами. Временное хранение осуществляется архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах.Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации, религиозных объединений и организаций, негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов).Федеральное архивное агентство должно иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения, об условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Федеральным архивным агентством.В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 под архивом понимается: «Совокупность архивных документов, а также «организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования».Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения – то есть архива, и в штатном расписании нет должности архивного работника (архивариуса, архивиста, зав. архивом), архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации. Если все же есть такое подразделение, то чаще всего употребляется понятие
«ведомственный архив».Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:1. Центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;2. Центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;3. Объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например архив Главмосстроя;4. Объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно продолжительны («до минования надобности», или «до ликвидации организации»).Ведомственные архивы передают документы, подлежащие государственному хранению, в государственные архивы - центральные, республиканские, областные (краевые), окружные городские и районные.В течение всего установленного срока хранения документов в ведомственном архиве должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:1. Организацию учета документов ведомственного архива;2. Обеспечение сохранности документов ведомственного архива путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;3.Создание научно-справочного аппарата к документам ведомственного архива;4. Организацию использования документов ведомственного архива;5.Организацию передачи ведомственным архивом документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.Основным документом, регламентирующим работу ведомственного архива, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.В систему Росархива входят:-федеральные государственные архивы и центры хранения документации;-научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву;-органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.
Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов ведомственного архива:♦ опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;♦ книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;♦ лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;♦ топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;♦ отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;♦ акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;♦ дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.Федеральная архивная служба России в соответствии с Положением «О Федеральной архивной службе России», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562, «является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации».Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:►организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;►анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;►разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;►развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;►координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;
на тему: Архивное хранение документов
Выполнила: студенткаГруппы Б301-07Карпухина Ангелина Игоревна Проверила:Садриева Фидания ФаритовнаСодержаниеВведение1.Основные понятия об архивном хранении2. Подготовка документов к архивному хранению 2.1. Оборудование архивохранилищ ЗаключениеСписок использованной литературыВВЕДЕНИЕПолный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только стадии документирования, понимаемого как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса; но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации.Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.В других запечатлены основные вехи в истории становления и развития учебного заведения, фирмы, корпорации, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.Третьи содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то и списать.Четвертые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.Последние как памятники истории и культуры наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, т.е. по документной терминологии, постоянно.Подготовка исполненных документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.Основная цель – упорядочение и хранение документов, создание условий для их использования в справочной работе учреждения и пополнение Государственного архивного фонда.Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;- Оформление дела;- Описание документов постоянного и временного сроков хранения;- Обеспечение сохранности дел;- Передачу дел в архив учреждения.1. Основные понятия об архивном храненииРассмотрение темы «Архивное хранение документов» основывается на выделении ряда необходимых понятий и терминов, способствующих глубокому и полному пониманию темы.Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации сроками — в зависимости от категории организации и вида документов.В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной организации Российской Федерации могут быть изменены Федеральным архивным агентством по согласованию с соответствующей организацией.В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Росархив – государственный архивный фонд) согласно соответствующим нормативно-методическим документам.Архивный фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.
Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и отраслевыми фондами. Временное хранение осуществляется архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах.Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации, религиозных объединений и организаций, негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов).Федеральное архивное агентство должно иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения, об условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Федеральным архивным агентством.В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 под архивом понимается: «Совокупность архивных документов, а также «организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования».Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения – то есть архива, и в штатном расписании нет должности архивного работника (архивариуса, архивиста, зав. архивом), архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации. Если все же есть такое подразделение, то чаще всего употребляется понятие
«ведомственный архив».Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:1. Центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;2. Центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;3. Объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например архив Главмосстроя;4. Объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно продолжительны («до минования надобности», или «до ликвидации организации»).Ведомственные архивы передают документы, подлежащие государственному хранению, в государственные архивы - центральные, республиканские, областные (краевые), окружные городские и районные.В течение всего установленного срока хранения документов в ведомственном архиве должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:1. Организацию учета документов ведомственного архива;2. Обеспечение сохранности документов ведомственного архива путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;3.Создание научно-справочного аппарата к документам ведомственного архива;4. Организацию использования документов ведомственного архива;5.Организацию передачи ведомственным архивом документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.Основным документом, регламентирующим работу ведомственного архива, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.В систему Росархива входят:-федеральные государственные архивы и центры хранения документации;-научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву;-органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.
Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов ведомственного архива:♦ опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;♦ книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;♦ лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;♦ топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;♦ отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;♦ акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;♦ дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.Федеральная архивная служба России в соответствии с Положением «О Федеральной архивной службе России», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562, «является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации».Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:►организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;►анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;►разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;►развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;►координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;