Файл: Реферат по дисциплине Деловые коммуникации и делопроизводство.docx
Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 53
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИИ
ФГБОУ ВО «КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ
Кафедра управления СХП
РЕФЕРАТ
по дисциплине «Деловые коммуникации и делопроизводство»
на тему: Архивное хранение документов
Выполнила: студентка
Группы Б301-07
Карпухина Ангелина Игоревна
Проверила:
Садриева Фидания Фаритовна
Содержание
Введение
1.Основные понятия об архивном хранении
2. Подготовка документов к архивному хранению
2.1. Оборудование архивохранилищ
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только стадии документирования, понимаемого как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса; но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации.
Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.
В других запечатлены основные вехи в истории становления и развития учебного заведения, фирмы, корпорации, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.
Третьи содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то и списать.
Четвертые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.
Последние как памятники истории и культуры наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, т.е. по документной терминологии, постоянно.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.
Основная цель – упорядочение и хранение документов, создание условий для их использования в справочной работе учреждения и пополнение Государственного архивного фонда.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:
- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- Оформление дела;
- Описание документов постоянного и временного сроков хранения;
- Обеспечение сохранности дел;
- Передачу дел в архив учреждения.
1. Основные понятия об архивном хранении
Рассмотрение темы «Архивное хранение документов» основывается на выделении ряда необходимых понятий и терминов, способствующих глубокому и полному пониманию темы.
Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации сроками — в зависимости от категории организации и вида документов.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной организации Российской Федерации могут быть изменены Федеральным архивным агентством по согласованию с соответствующей организацией.
В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Росархив – государственный архивный фонд) согласно соответствующим нормативно-методическим документам.
Архивный фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.
Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и отраслевыми фондами. Временное хранение осуществляется архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации, религиозных объединений и организаций, негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов).
Федеральное архивное агентство должно иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения, об условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Федеральным архивным агентством.
В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.
Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 под архивом понимается: «Совокупность архивных документов, а также «организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования».
Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения – то есть архива, и в штатном расписании нет должности архивного работника (архивариуса, архивиста, зав. архивом), архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации. Если все же есть такое подразделение, то чаще всего употребляется понятие
«ведомственный архив».
Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:
1. Центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;
2. Центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;
3. Объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например архив Главмосстроя;
4. Объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно продолжительны («до минования надобности», или «до ликвидации организации»).
Ведомственные архивы передают документы, подлежащие государственному хранению, в государственные архивы - центральные, республиканские, областные (краевые), окружные городские и районные.
В течение всего установленного срока хранения документов в ведомственном архиве должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:
1. Организацию учета документов ведомственного архива;
2. Обеспечение сохранности документов ведомственного архива путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;
3.Создание научно-справочного аппарата к документам ведомственного архива;
4. Организацию использования документов ведомственного архива;
5.Организацию передачи ведомственным архивом документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.
Основным документом, регламентирующим работу ведомственного архива, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.
В систему Росархива входят:
-федеральные государственные архивы и центры хранения документации;
-научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву;
-органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.
Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов ведомственного архива:
♦ опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;
♦ книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;
♦ лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
♦ топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;
♦ отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;
♦ акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;
♦ дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.
Федеральная архивная служба России в соответствии с Положением «О Федеральной архивной службе России», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562, «является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации».
Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:
►организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;
►анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
►разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
►развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
►координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;