Архивы оборудуются стационарными или передвижными стеллажами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов — до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен — 45 см, от пола до нижней полки — 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте — 35—40 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основные разрушители документов в архивохранилищах — плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы.

Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25—27 °С, в загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18—20 °С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Наиболее дешевым и удобным является бытовой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел (к шпагату) прикрепляются ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет (для дел постоянного хранения — один раз в 5лет, для конфиденциальных документов — ежегодно) следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

---

Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации.

Заключение
Правильно построенная система обработки и дальнейшего хранения документации дает возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможное появление ошибок при подготовке отчётной документации, а так же в кротчайший срок найти необходимый документ  в архиве.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Кроме этого, большую роль в процессе документооборота играет архивное хранение, как действующей документации, так и хранение документов постоянного хранения. Ведь насколько грамотно и правильно будут оформлены документы на их хранение, настолько быстро их можно будет найти при необходимости.

Использование документов, хранящихся в архивах (не только ведомственных), производиться в политических, культурно-просветительских, учебных, юридических и иных целях. В государственных   архивах формы использования документов разнообразнее, чем в ведомственных. К ним можно отнести и организацию выставок, подготовку публикаций, лекций, докладов, экскурсий, организацию работы читального зала и др.

Список использованной литературы

1. 
   Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008.- 367 с.
   
2. 
   Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1999. – 198 с.
   
3. 
   Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1999. – 200 с.
   
4. 
   Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебное пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / 2-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.
   
5. 
   Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. – 520 с.
   
6. 
   Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1998. № 1
   

7.        Румынина  Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. Проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002.- 208 с.

---

8.      Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/ 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия»», 2003. – 176 с.

9.  Басовская Е.Н., Т.А. Быкова. Делопроизводство: Учебник для начального профессионального: Учебное пособие для среднего профессионального образования / 2-е издание, стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2003. – 176 с.  

---

Смотрите также файлы

• Реферат По дисциплине Элективные курсы по физической культуре и спорту По теме упражнения для профилактики перенапряжения зрения.docx

• 3. в городе а в течение года зарегистрировано 2 080 преступлений.docx

• Основы автоматизации.docx

• Характеристика образовательной среды школы.docx

• Памятка обучающемуся по специальности высшего профессионального образования Лечебное дело.docx