ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.11.2023
Просмотров: 82
Скачиваний: 4
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
-
минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной работы; -
формирование единого массива электронных документов и создание удобной поисковой системы; -
уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей информации; -
разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическими процессами; -
поддержка административных процессов; -
быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и подразделениями; -
ускорение формирования указаний и распоряжений, а также контроля их выполнения; -
планирование распределения рабочего времени персонала, контроль деятельности сотрудников; -
разработка технологии трансфера служебной документации через внешние системы; -
приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму;
Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления, выдавать задания).
Используемые в процессе автоматизации современные технологии позволяют осуществить классификацию СЭД.
В современном бизнесе автоматизация документооборота является не только средством оптимизации, но и насущной необходимостью. Жесткая конкуренция обязывает предпринимателей осваивать и внедрять новые технологии. Это позволяет опережать конкурентов еще на этапе планирования и принятия стратегических решений. Информационные потоки иногда могут оказаться ценнее материальных.
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:
-
простота внесения изменений в документ; -
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; -
возможность использовать заранее заготовленные формы; -
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; -
экономия бумаги; -
компактность архивов; -
простота контроля информационных потоков; -
высокая скорость поиска и извлечения информации; -
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.
Основные преимущества компьютерных программ перед бумажным делопроизводством заключаются в следующем:
-
реализация идеи разделения во времени ввода текста, его редактирования и перенесения на бумагу; -
возможность внесения изменений в текстовую информацию непосредственно на экране дисплея; -
реализация средств снижения трудоемкости ввода и редактирования текста (возможности копирования фрагментов текста, их перемещения внутри документа и переноса в другой документ и т.п.); -
возможность определения и сохранения для последующего использования макета создаваемого документа, правил размещения текста и элементов его оформления, за соблюдением которых может автоматически следить программа; -
возможность подключения и использования в процессе редактирования текста процедур контроля вводимой информации (проверки орфографии и грамматики); -
реализация средств, автоматизирующих выполнение трудоемких рутинных операций (расстановка номеров страниц, создание оглавлений и предметных указателей и т.п.); -
«дружественный» характер взаимодействия с компьютером (система меню, комбинации клавиш, справочная информация), что позволяет существенно сократить время, требуемое для составления текста и исправления в нем опечаток; -
использование подсоединенного к компьютеру печатающего устройства (принтера), избавляющего от рутинной машинописной работы, позволяющего вывести произвольное количество копий созданного документа.
К сожалению, в рассматриваемой организации, внедрение электронного документооборота находится лишь на начальных этапах, и их использование является довольно ограниченным, что уменьшает ее общую эффективность, и производительность.
Заключение
Подытоживая все вышеизложенное, можно прийти к следующим немаловажным выводам:
Трудности каждой компании уникальны, во многих случаях они зависят от ряда факторов, будь то сфера деятельности компании, еѐ размер, количество работников и т.п.; но сложность, которая объединяет все предприятия, это немалая зависимость всей ее деятельности от документооборота, который происходит внутри любой организации.
Ключевые ориентиры при внедрении электронного документооборота: тщательный анализ проблем, помощь опытных специалистов в этой области, акцентирование на усилении уязвимых частей, ориентация на долгосрочные результаты, непрерывные изменения и осознание того, что внедрение нельзя сделать единожды, а необходимо постоянно развивать этот немаловажный процесс.
Правильный переход к автоматизованному документированию сопровождается правильным пониманием его последствий и значения (то есть пониманием сути принципов и назначения инструментов, используемых в данной области) и готовностью руководства к значительным переменам, что неизбежно настанут.
В рассматриваемой организации до сих пор преимущественно действует бумажный документооборот, что существенно понижает ее конечную эффективность и работоспособность, поэтому немаловажным шагом к ее развития, было бы полноценное внедрение автоматизированного электронного документирования.
Список использованных источников
-
Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2016. – 234 c. -
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2017. – 148 с. -
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. – М.: ДРОФА, 2017. – 368 с. -
Волчинская Е. К. Электронный документооборот: проблемы хранения // Информационное право. – 2017. – №. 1. – С. 4-12. -
Грозова О. С. Делопроизводство. – М.: Юрайт, 2020. – 127 с. -
Гюлмамедов Т. О. разработка информационной системы на платформе «1С: Документооборот» // Теоретические и практические аспекты развития научной мысли в современном мире: сборник статей. – 2017. – С. 32 -
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. – М.: Юрайт. 2017. – 376 с. -
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. – М.: Юрайт, 2020. – 164 с. -
Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: Проспект, 2021. – 480 с. -
Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 477 c. -
Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. – М.: Логос, 2015. – 500 c. -
Лаптев В. А., Соловяненко Н. И. Электронное правосудие и электронный документооборот как условие модернизации регуляторной среды для бизнеса // Российский судья. – 2017. – №. 2. – С. 16-21. -
Михеева, Е.В. Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии. Учебник / Е.В. Михеева. – М.: Academia, 2019. – 96 c. -
Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. – М.: Омега-Л, 2015. – 208 с. -
Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. – М.: Юрайт, 2018. – 376 с.
Приложения
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Типовый документ о
снабжении в ООО «МИКС»
ДОГОВОР СНАБЖЕНИЯ №_____
| г. Москва | «____» ____________ 2021г. |
Общество с ограниченной ответственностью «МИКС», г. Москва, именуемый в дальнейшем Поставщик, в лице директора Мизгирева Владислава Сергеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и ____________________________________________________________________, именуемый в дальнейшем Покупатель в лице _____________________________________________, действующего на основании ________________________, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Поставщик обязуется поставлять Покупателю товарно-материальные ценности, выполнить работу согласно его заявкам в установленном настоящим Договором порядке.
1.2. Покупатель обязуется принять товар, выполненную работу и оплатить его в установленном настоящим Договором порядке.
1.3. В рамках Договора предусматриваются следующие варианты поставок: «с последующей оплатой» (т.е. в кредит: товар поставляется до оплаты), «по предоплате» (товар поставляется со склада, по факту оплаты), и «под заказ» (товар поставляется по факту оплаты, в течение времени, указанного в счете).
2. ЦЕНЫ и СКИДКИ
2.1. Цены на продукцию, поставляемую »с последующей оплатой», услуги поставщика, определены в прайс-листах, при других вариантах поставки цены определены в счетах.
2.2. Цены, указанные в прайс-листах распространяются на количество незарезервированного товара, находящегося на складе поставщика и не налагают каких-либо других обязательств на Поставщика.
2.3. Прайс-листы обновляются ежедневно.
2.4. Офертой и основанием для расчетов являются цены в выставленном счете.
2.5. Скидки для Покупателя зависят от объема поставок за год и определятся индивидуально. Объявленная скидка действует до конца календарного года.
3. ЗАЯВКА НА ПРОДУКЦИЮ и СЧЕТ
3.1. Заявка составляется покупателем и должна включать: Название покупателя, его адрес и телефон (факс), наименование и количество продукции по каждому пункту.
3.2. Заявка может быть отправлена одним из следующих способов: доставлено в офис Поставщика представителем Покупателя, отправлена по факсу или отправлена по электронной почте. Допускается устная подача заявки (по телефону).
3.3. Отправка заявки Покупателем и его получение Поставщиком не налагают каких-либо обязанностей на Покупателя или Поставщика.
3.4. Счет отправляется Покупателю по факсу, электронной почте или выдается представителю Покупателя.
3.5. Получение счета Покупателем при поставке «по предоплате» или «под заказ» не налагает каких-либо обязательств на Покупателя при отсутствии иных договоров.
4. УСЛОВИЯ РАСЧЕТОВ
4.1. На каждую партию товара, поставляемого в соответствии с Договором, составляется счет, счет-фактура (с включением НДС в установленном размере) и товарно-транспортная накладная.
4.2. Счет, выставленный на товар, отпуск которого произведен, должен быть оплачен Покупателем в течение 10 банковских дней, не считая дня выписки. В случае задержки оплаты поставщик оставляет за собой право на изменение стоимости продукции в соответствии с действующими на момент оплаты ценами.
4.3. Счет, выставленный на товар, отпуск которого не произведен (счет на предоплату) действителен в течение указанного на счете времени или трех дней, если такое время не указано. Данное время указывается в банковских днях, не считая день выписки счета. По истечению этого времени Поставщик не гарантирует наличие товара.
4.4. Днем оплаты счета считается день зачисления средств на расчетный счет Поставщика.
5. УСЛОВИЯ ОТГРУЗКИ
5.1. Отгрузка продукции, поставляемой «по предоплате», осуществляется со склада Поставщика на следующий день после оплаты. Отгрузка продукции, требующей предварительной комплектации, может осуществляться в течение двух дней.
5.2. Отгрузка продукции, поставляемой «под заказ» осуществляется через указанное на счете время после оплаты, не считая дня оплаты.
5.3. Если в заявке Покупателя содержится предложение об отправке продукции через перевозчика, груз сдается перевозчику. Если покупатель не указал конкретного перевозчика, выбор перевозчика производится Поставщиком. В зависимости от характера и объема продукции, в счет могут включаться пункты «тара» и «доставка перевозчику». Если в заявке не указано иное, оплата тарифа перевозчика производится Покупателем. По желанию покупателя, тариф перевозчика (а так же пункты «тара» и «доставка перевозчику») может включаться в счет отдельной строкой или включаться в стоимость продукции.
5.4. Если в заявке Покупателя содержится предложение о доставке продукции на склад Покупателя силами Продавца, в счет в зависимости от расположения покупателя и объема заявки, может включаться пункт «доставка покупателю». Доставка производится в течение 3 банковских дней после оплаты, не считая дня оплаты.