Файл: Управление внедрением методологии внедрения, управление сроками, управление стоимостью, управление рисками. Назначение и состав методологий внедрения.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.11.2023
Просмотров: 188
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Рис. 7.7. Дерево решений для проектной ситуации, находящейся под воздействием риска
Рассчитаем возможную длительность проекта для каждого точки случайного события: ожидаемая длительность для случайного узла А: (80дней* 0,6) + (70дней *0,4) =
76дней ожидаемая длительность для случайного узла Б: (70дней * 0,6) + (75дней *0,4) =
72дней ожидаемая длительность для случайного узла В: (75дней * 0,6) + (80дней *0,4) =
78дней
Результат дерева решений - вариант расписания с наименьшей продолжительностью, равной 72 дням.
Дерево решений - инструмент, который позволяет наглядно провести анализ проектных решений, содержащих несколько путей решения.
Результаты количественного анализа рисков
Реестр рисков (обновления)
В процессе идентификации рисков начинается формирование реестра рисков, в процессе качественного анализа рисков выполняется его обновление, во время количественного анализа рисков происходит повторное обновление реестра. Реестр
рисков является составной частью плана управления проектами, поэтому обновлению подлежат следующие основные элементы плана:
•
Вероятностный анализ проекта, который выполняет оценку потенциальных выходов расписания и стоимости проекта и составляется перечень контрольных дат завершения и стоимости. Результат анализа, в виде распределения кумулятивных вероятностей, с учетом толерантности к риску участников проекта,
Рассчитаем возможную длительность проекта для каждого точки случайного события: ожидаемая длительность для случайного узла А: (80дней* 0,6) + (70дней *0,4) =
76дней ожидаемая длительность для случайного узла Б: (70дней * 0,6) + (75дней *0,4) =
72дней ожидаемая длительность для случайного узла В: (75дней * 0,6) + (80дней *0,4) =
78дней
Результат дерева решений - вариант расписания с наименьшей продолжительностью, равной 72 дням.
Дерево решений - инструмент, который позволяет наглядно провести анализ проектных решений, содержащих несколько путей решения.
Результаты количественного анализа рисков
Реестр рисков (обновления)
В процессе идентификации рисков начинается формирование реестра рисков, в процессе качественного анализа рисков выполняется его обновление, во время количественного анализа рисков происходит повторное обновление реестра. Реестр
рисков является составной частью плана управления проектами, поэтому обновлению подлежат следующие основные элементы плана:
•
Вероятностный анализ проекта, который выполняет оценку потенциальных выходов расписания и стоимости проекта и составляется перечень контрольных дат завершения и стоимости. Результат анализа, в виде распределения кумулятивных вероятностей, с учетом толерантности к риску участников проекта,
позволяет корректировать стоимостную и временную составляющие резерва на непредвиденные обстоятельства.
•
Вероятность достижения целей по стоимости и времени. При помощи результатов количественного анализа рисков можно оценить вероятность достижения целей проекта на фоне текущих плановых показателей.
•
Список приоритетных оцененных рисков, куда включены риски, которые представляют наибольшую угрозу или наилучшие благоприятные возможности проекту.
•
Тренды результатов количественного анализа рисков могут способствовать принятию решений, влияющих на реагирование на риски.
Планирование реагирования на риски
Процесс планирования реагирования на риски начинается после проведения качественного и количественного анализа рисков. На этом этапе следует назначить ответственных за реагирование и разработать предупреждающие действия для каждого риска. Планирование реагирования на риски - это процесс разработки методов и
процедур, способствующих повышению благоприятных возможностей и снижению угроз
для достижения целей проекта. Способы реагирования рассматриваются для каждого риска отдельно.
Входы процесса планирования реагирования на риски
Входной информацией для планирования реагирования на риски является:
•
план управления рисками - результат процесса планирования рисков;
•
реестр рисков - результат процесса количественного анализа рисков.
Инструменты и методы процесса планирования реагирования на риски
Планирование реагирования на риски осуществляется с помощью стратегий реагирования на риски. Стратегия реагирования на риски - это методы, которые
будут использованы для снижения последствий или вероятности идентифицированных
рисков
[ 10 ]
. Для каждого риска необходимо выбрать свою стратегию (или комбинацию из различных стратегий), которая обеспечит наиболее эффективную работу с ним. Выбор стратегии осуществляется на основании результатов количественной и качественной оценок, позволяющих определить, сколько времени, денег и усилий потребуется затратить для ограничения риска. Существует четыре типовые стратегии реагирования на появление негативных рисков: уклонение, передача, принятие и снижение.
Уклонение от риска. Эта стратегия состоит в полном исключении воздействия риска на проект за счет изменений характера проекта или плана управления проектом.
Некоторые риски, возникающие на ранних стадиях проекта, например из-за отсутствия четкого определения требований Заказчика, можно избежать, затратив дополнительное время и увеличив трудозатраты на их выявление. Однако стратегия уклонения не может полностью исключить риск.
Передача риска. Стратегия передачи также исключает угрозу риска путем передачи негативных последствий с ответственностью за реагирование на третью сторону.
Передача риска обычно сопровождается выплатой премии за риск стороне, принимающей на себя риск и ответственность за его управление. Сам риск при этом не устраняется.
Условия передачи ответственности за определенные риски третьей стороне могут определяться в контракте. Для IT-проектов третьей стороной может выступать консалтинговая компания, на которую возлагается ответственность по управлению рисками.
Принятие риска. Стратегия означает решение команды не уклоняться от риска.
При пассивном принятии команда ничего не предпринимает в отношении риска и в случае его возникновения разрабатывает способ его обхода или исправления последствий. При активном принятии план действий разрабатывается до того, как риск может произойти, и называется планом действий в непредвиденных обстоятельствах.
Снижение риска. Стратегия предполагает усилие, направленное на понижение вероятности и/или последствий риска до приемлемых пределов. В стратегии снижения
•
Вероятность достижения целей по стоимости и времени. При помощи результатов количественного анализа рисков можно оценить вероятность достижения целей проекта на фоне текущих плановых показателей.
•
Список приоритетных оцененных рисков, куда включены риски, которые представляют наибольшую угрозу или наилучшие благоприятные возможности проекту.
•
Тренды результатов количественного анализа рисков могут способствовать принятию решений, влияющих на реагирование на риски.
Планирование реагирования на риски
Процесс планирования реагирования на риски начинается после проведения качественного и количественного анализа рисков. На этом этапе следует назначить ответственных за реагирование и разработать предупреждающие действия для каждого риска. Планирование реагирования на риски - это процесс разработки методов и
процедур, способствующих повышению благоприятных возможностей и снижению угроз
для достижения целей проекта. Способы реагирования рассматриваются для каждого риска отдельно.
Входы процесса планирования реагирования на риски
Входной информацией для планирования реагирования на риски является:
•
план управления рисками - результат процесса планирования рисков;
•
реестр рисков - результат процесса количественного анализа рисков.
Инструменты и методы процесса планирования реагирования на риски
Планирование реагирования на риски осуществляется с помощью стратегий реагирования на риски. Стратегия реагирования на риски - это методы, которые
будут использованы для снижения последствий или вероятности идентифицированных
рисков
[ 10 ]
. Для каждого риска необходимо выбрать свою стратегию (или комбинацию из различных стратегий), которая обеспечит наиболее эффективную работу с ним. Выбор стратегии осуществляется на основании результатов количественной и качественной оценок, позволяющих определить, сколько времени, денег и усилий потребуется затратить для ограничения риска. Существует четыре типовые стратегии реагирования на появление негативных рисков: уклонение, передача, принятие и снижение.
Уклонение от риска. Эта стратегия состоит в полном исключении воздействия риска на проект за счет изменений характера проекта или плана управления проектом.
Некоторые риски, возникающие на ранних стадиях проекта, например из-за отсутствия четкого определения требований Заказчика, можно избежать, затратив дополнительное время и увеличив трудозатраты на их выявление. Однако стратегия уклонения не может полностью исключить риск.
Передача риска. Стратегия передачи также исключает угрозу риска путем передачи негативных последствий с ответственностью за реагирование на третью сторону.
Передача риска обычно сопровождается выплатой премии за риск стороне, принимающей на себя риск и ответственность за его управление. Сам риск при этом не устраняется.
Условия передачи ответственности за определенные риски третьей стороне могут определяться в контракте. Для IT-проектов третьей стороной может выступать консалтинговая компания, на которую возлагается ответственность по управлению рисками.
Принятие риска. Стратегия означает решение команды не уклоняться от риска.
При пассивном принятии команда ничего не предпринимает в отношении риска и в случае его возникновения разрабатывает способ его обхода или исправления последствий. При активном принятии план действий разрабатывается до того, как риск может произойти, и называется планом действий в непредвиденных обстоятельствах.
Снижение риска. Стратегия предполагает усилие, направленное на понижение вероятности и/или последствий риска до приемлемых пределов. В стратегии снижения
используется включение в план проекта дополнительной работы, которая будет выполняться независимо от возникновения риска, как, например, проведение дополнительного тестирования функциональности информационной системы, разработка прототипа системы, дополнительное подключение к работе опытных сотрудников.
Планирование реагирования на риски: выходы
Реестр рисков (обновления). Способы реагирования на риски, разработанные и утвержденные в процессе планирования реагирования, включаются в Реестр рисков.
План управления проектом (обновления). Обновление плана управления
проектом происходит за счет добавления операций реагирования на риски в процессе общего управления изменениями проекта.
Контрактные соглашения, касающиеся рисков. Контрактные соглашения составляются для того, чтобы юридически определить ответственность каждой из сторон на случай возникновения каждого отдельного риска. Это могут быть договоры страхования или оказания услуг.
Мониторинг и управление рисками
Мониторинг и управление рисками - процесс отслеживания
идентифицированных рисков, мониторинга остаточных рисков, идентификации новых
рисков, исполнения планов реагирования на риски и оценки их эффективности на
протяжении жизненного цикла проекта
[ 10 ]
Мониторинг рисков является последним этапом процесса управления рисками. Он важен для эффективной реализации действий, запланированных на предыдущих этапах. Мониторинг - это наблюдательнаядеятельность, предусмотренная ранее составленным планом управления рисками. Мониторинг обеспечивает своевременное исполнение превентивных мер и планов по смягчению последствий и выполняется с помощью индикаторов - триггеров (другое название - "признаки рисков",
"симптомы риска"), указывающих на возможность то, что события риска произошли или произойдут в ближайшее время. Симптомы рисков определяются на этапе идентификации рисков и фиксируются в Плане управления проектом в разделе "План управления рисками".
Примеры параметров, к которым могут быть привязаны признаки рисков и за которыми может проводиться регулярное наблюдение
[ 5 ]
:
• количество "открытых" (найденных и неисправленных) ошибок на один модуль или компонент;
• среднее за неделю количество сверхурочных часов работы на одного сотрудника;
• еженедельное количество изменений в требованиях к разрабатываемой системе;
• изменения бизнес-процессов Заказчика;
• своевременность выделения требуемых ресурсов;
• техническое обеспечение работ.
Цель мониторинга состоит в наблюдении за прогрессом выполнения принятых планов (предотвращения рисков и смягчения их последствий), количественными параметрами, условиями, определяющими применения плана реагирования на риски, и в информировании команды в случае наступления риска.
Во время мониторинга команда проекта выполняет планы по предотвращению рисков. За прогрессом этой деятельности ведется наблюдение. Отслеживаются изменения значений триггеров рисков. Для удобства выполнения мониторинга применяют специальные формы
[ 5 ]
, пример которой приведен в таблице 7.8
Таблица 7.8. Пример формы для мониторинга рисков
Тип риска
Описание
риска
Проактивные
мероприятия
Реактивн
ые
мероприят
Порогов
ые
состоян
Вероятно
сть
Влиян
ие
Факт
ор
риска
Планирование реагирования на риски: выходы
Реестр рисков (обновления). Способы реагирования на риски, разработанные и утвержденные в процессе планирования реагирования, включаются в Реестр рисков.
План управления проектом (обновления). Обновление плана управления
проектом происходит за счет добавления операций реагирования на риски в процессе общего управления изменениями проекта.
Контрактные соглашения, касающиеся рисков. Контрактные соглашения составляются для того, чтобы юридически определить ответственность каждой из сторон на случай возникновения каждого отдельного риска. Это могут быть договоры страхования или оказания услуг.
Мониторинг и управление рисками
Мониторинг и управление рисками - процесс отслеживания
идентифицированных рисков, мониторинга остаточных рисков, идентификации новых
рисков, исполнения планов реагирования на риски и оценки их эффективности на
протяжении жизненного цикла проекта
[ 10 ]
Мониторинг рисков является последним этапом процесса управления рисками. Он важен для эффективной реализации действий, запланированных на предыдущих этапах. Мониторинг - это наблюдательнаядеятельность, предусмотренная ранее составленным планом управления рисками. Мониторинг обеспечивает своевременное исполнение превентивных мер и планов по смягчению последствий и выполняется с помощью индикаторов - триггеров (другое название - "признаки рисков",
"симптомы риска"), указывающих на возможность то, что события риска произошли или произойдут в ближайшее время. Симптомы рисков определяются на этапе идентификации рисков и фиксируются в Плане управления проектом в разделе "План управления рисками".
Примеры параметров, к которым могут быть привязаны признаки рисков и за которыми может проводиться регулярное наблюдение
[ 5 ]
:
• количество "открытых" (найденных и неисправленных) ошибок на один модуль или компонент;
• среднее за неделю количество сверхурочных часов работы на одного сотрудника;
• еженедельное количество изменений в требованиях к разрабатываемой системе;
• изменения бизнес-процессов Заказчика;
• своевременность выделения требуемых ресурсов;
• техническое обеспечение работ.
Цель мониторинга состоит в наблюдении за прогрессом выполнения принятых планов (предотвращения рисков и смягчения их последствий), количественными параметрами, условиями, определяющими применения плана реагирования на риски, и в информировании команды в случае наступления риска.
Во время мониторинга команда проекта выполняет планы по предотвращению рисков. За прогрессом этой деятельности ведется наблюдение. Отслеживаются изменения значений триггеров рисков. Для удобства выполнения мониторинга применяют специальные формы
[ 5 ]
, пример которой приведен в таблице 7.8
Таблица 7.8. Пример формы для мониторинга рисков
Тип риска
Описание
риска
Проактивные
мероприятия
Реактивн
ые
мероприят
Порогов
ые
состоян
Вероятно
сть
Влиян
ие
Факт
ор
риска
ия
ия
Политичес кий
Заказчик решил не внедрять систему
Плана нивелирования риска не существует.
Заказчик решает либо внедрять систему, либо не внедрять
Если
Заказчик не представля ет стратегичес кой ценности для OXS, не начинать проект
6 9
54
Политичес кий
Ввиду того, что выбор системы (и подрядчик а) проводилс я холдингов ым руководст вом
Заказчика, сам
Заказчик на текущий момент не заинтересо ван в проекте и внедрении системы
1. Проведение ряда заблаговреме нных семинаров, повышающих уровень заинтересован ности
Заказчика во внедрении системы
2. Организаци я референс- визитов к успешным клиентам
3. Определени е реальных лидеров в организации,
Точечное повышение уровня их заинтересован ности в успешном внедрении
4. ... n/a
8 4
32 0
Исходные данные для процесса мониторинга
•
План управления рисками.
•
Реестр рисков.
•
Одобренные запросы на изменение, которые могут содержать изменения методов работы, условий контрактов, содержания и расписания.
•
Информация об исполнении работ.
•
Отчеты об исполнении. Отчеты об исполнении содержат информацию о выполнении работ проекта, способных повлиять на процесс управления рисками.
Мониторинг и управление рисками: инструменты и методы
Пересмотр рисков должен проводиться регулярно, согласно расписанию, составленному на этапе планирования. В процессе мониторинга и управления рисками может возникать необходимость в проведении идентификации новых рисков, пересмотре состояния известных рисков и планировании дополнительных мероприятий по реагированию на риски.
Аудит рисков предполагает анализ и документирование результатов оценки эффективности мероприятий по реагированию на риски, изучение причин их возникновения, оценку эффективности процесса управления рисками.
Анализ отклонений и трендов. Тренды в процессе выполнения проекта подлежат проверке с использованием данных о выполнении. Для мониторинга выполнения всего проекта используют методику освоенного объема. Отклонения от базового плана могут указывать на вызванные рисками последствия.
Анализ резервов. При анализе резервов производится сравнение объема оставшихся резервов на непредвиденные обстоятельства с количеством оставшихся рисков.
Совещания по текущему состоянию. Периодические совещания команды
проекта по вопросам управления рисками являются инструментом для отслеживания состояния рисков проекта.
Мониторинг и управление рисками: выходы
Реестр рисков (обновления). Обновленный реестр рисков включает в себя результаты пересмотра рисков, аудита и периодической проверки рисков, фактические результаты рисков проектов и результаты реагирования на риски. Реестр
рисков становится частью документации по закрытию проекта.
Запрошенные изменения. Запрошенные изменения возникают в результате необходимости изменения плана управления проектом в ответ на риск. Одобренные запросы на изменения оформляются документально.
Рекомендованные корректирующие действия. К рекомендованным корректирующим действиям относятся работы, внесенные в планы на непредвиденные обстоятельства.
Рекомендованные предупреждающие действия используются для приведения проекта в соответствие с планом управления проектом.
Активы организационного процесса (обновления). Результаты управления рисками выполняемого проекта могут быть использованы в будущих проектах и должны войти в состав активов организационного процесса.
План управления проектом (обновления). Если одобренные запросы на изменения затрагивают процессы управления рисками, то необходимо обновить соответствующие части плана управления проектом.
Приложение 7
7.1. Форма 1
Общий анализ проектных рисков
Информация о клиенте
Название клиента
Основное контактное лицо
Внутренняя информация о клиенте
Код проекта
Ответственный за проект
Руководитель проекта
7.2. Форма 2 для общего анализа проектных рисков
Фаза
Анализ рисков
провел
Анализ рисков
одобрил
Дата
одобрения
Выбор системы
Позиционирование
Определение объема работ
Разработка дизайна
Построение системы
Тестирование системы
Внедрение
Ввод в эксплуатацию
7.3. Форма 3 для общего анализа проектных рисков
Итог по фазе
Высокие
риски
Средние
риски
Низкие
риски
Кол-во
рисков
Выбор системы
2 1
0 3
Позиционирование
0 1
2 3
Определение объема работ
0 2
3 5
Разработка дизайна
0 9
7 16
Построение системы
1 3
1 5
Тестирование системы
2 3
2 7
Внедрение
2 1
1 4
Ввод в эксплуатацию
4 3
3 10
Всего
11
23
19
53
7.4. Форма запроса на регистрацию риска
Запрос на регистрацию риска
Номер в журнале рисков: <>
ФИО автора запроса: <>
Роль на проекте: <>
Наименование проекта: <>
Фаза проекта: <>
<Заполняется автором запроса>
Приоритет:< Высокий, Средний, Низкий >
Дата запроса: <дд.мм.гггг>
Желаемая дата разрешения: <дд.мм.гггг>
Описание риска: <Заполняется автором запроса>
<Детальное описание риска, контрольная точка (дата) наступления рискового события>
Предпосылки:
<Описание причин возникновения риска>
Последствия:
<Описание влияния на проект рисковых событий>
Варианты решения:
<Описание предложений по вариантам решения>
7.5. Форма контроля рисков:
Проект
Риск Наименование и описание рисков
Предлагаемое
действие
Отв.
Срок
<Название проекта >
<Р или
<Короткое наименование и
<Проект решения
(описание
<Ответственный> <дд.мм.гггг>
П> детальное описание риска>. <Владелец риска > действия)>
<Проект решения
(описание действия)>
<Ответственный> <дд.мм.гггг>
<Проект решения
(описание действия)>
<Ответственный> <дд.мм.гггг>