Файл: Практики (нужное подчеркнуть) Профессиональный модуль пм.docx

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

---

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Обложка дела представлена в приложении 7

Внутренняя опись представлена в приложении 6

Лист-заверитель дела представлен в приложении 5

Задание 6. Подготовка и оформление в электронном виде личного дела сотрудника, оформление отчета СЗВ ТД.

Студент в электронном виде оформляет личное дело сотрудника: обложку личного дела, внутреннюю опись документов дела, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, трудовой договор, заявление на увольнение, приказ на увольнение, листзаверитель дела. Данные для документов могут быть вписаны вымышленные в целях соблюдения конфиденциальности персональных данных. В личное дело могут быть включены дополнительные документы (копия диплома, автобиография и пр.). Дополнительно к личному делу студент оформляет отчет СЗВ ТД на данного сотрудника. Форму отчета можно скачать по ссылке http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_343831/99be33b4572f4fada1ea26de5b5cfb 6574521ed6/ или в любом другом доступном источнике в случае неработоспособности ссылки. Для отчета: в приложении к отчету студент оформляет личное дело сотрудника и отчет по форме СЗВ ТД.

---

---

Задание 7. Оформление описи дел по личному составу.

Студент оформляет опись дел по личному составу. Форму описи можно взять в документе - Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" Приложение N 15. Опись дел по личному составу URL: https://base.garant.ru/71183090/467f8131eb487349fc071fc5a38acd4c/ или в любом другом доступном источнике. Для отчета: студент оформляет в приложении заполненную опись дел по личному составу.

Приложение N 15

к пп. 3.6, 5.5 Правил
ООО «РозТех» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «РозТех»
Фонд N _Р-2100___ Богомолова О. А.
ОПИСЬ N __2____ Подпись Расшифровка

дел по личному составу подписи

за _2022___ год 15.01.2023

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	03-80	Приказы генерального директора (о назначении, освобождении от должности, перемещении, поощрении, премировании) С № 1 по № 100 Том 1	12.01.2022 – 30.12.2022	75 лет	225
2	03-10	Расчетные ведомости по начислению заработной платы	2022	6 лет	194
3	01-19	Документы о создании и аннулировании электронных цифровой подписи	11.01.2022- 30.12.2022	15 лет	77

В данный раздел описи внесено ___3(три)______________________ дела,

(цифрами и прописью)

---

с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: __________________нет____________________________________

пропущенные номера: ____нет_______________________________________________
Главный специалист Подпись Богданова В.И.
Заведующий архивом Подпись Белка Е.В.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ООО «РозТех» Протокол ЭПК архивного учреждения

от __13.01.2023__ N _1________ от __14.1.2023______ N __3________
Формат A4 (210 x 297 мм)

Тема 2. Организация секретарского обслуживания

Задание 1. Участие в работе приемной руководителя: прием посетителей, телефонное обслуживание, организация рабочего места секретаря, работа с оргтехникой (принтер, сканер и пр.).

Под руководством специалиста, отвечающего за делопроизводство в организации, студент принимает участие в работе приемной руководителя: прием посетителей, телефонное обслуживание, организация рабочего места секретаря, работа с оргтехникой (принтер, сканер и пр.).Для отчета: по итогам данного этапа студенту необходимо кратко описать виды работ, которые он выполнил в процессе практики во время работы в приемной руководителя (около 1-2 страниц печатного текста)

Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

Коммуникация (от лат. communicatio - "сообщение") - сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);

технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.

Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;

---