Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Обеспечение сохранности документовПрактическое занятие 6Выполнил:Обучающийся Преподаватель:Хомякова Наталья ВикторовнаЗадание 1. При выполнении заданий данного практического занятия используйте:- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).
1. Перечислите, что должно быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.2. Перечислите, что может быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.Решение:1) Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.2) Допускается дополнение ярлыка:полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;
-
названием архивного фонда;
-
штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;
-
отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;
-
отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.
Задание 2. Заполните карточку постеллажного топографического указателя. Сведения внесите по своему усмотрению.Решение:КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГОТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯСТЕЛЛАЖ № 4 ХРАНИЛИЩЕ № 1
Шкаф №
|
Полка №
|
Фонд №
|
Опись №
|
Ед. хр. с №
по №
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
14
|
1
|
А-1234
|
01
|
с 1 по 12
|
|
14
|
2
|
А-1234
|
01
|
с 1 по 13
|
|
14
|
3
|
А-1234
|
03
|
с 1 по 14
|
|
Задание 3. Заполните карточку пофондового топографического указателя. Сведения внесите по своему усмотрению.Решение:«Государственный архив ХМАО-Югры»(наименование организации)КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГОТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯФОНД № А-1234 ХРАНИЛИЩЕ № 1Название фонда ОООООООООО
Опись №
|
Ед. хр. с №
по №
|
Стеллаж №
|
Шкаф №
|
Полка №
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
1
|
с 1 по 3
|
1
|
1
|
1-2
|
|
2
|
с 4 по 7
|
1
|
2
|
2-3
|
|
3
|
с 7 по 34
|
1
|
3
|
3-4
|
|
4
|
с 4 по 15
|
1
|
4
|
4-5
|
|
Задание 4.Составьте инструкцию для сотрудника архива по проведению проверки наличия документов в архивохранилище и действиях при выявлении документов, подвергшихся поражению. При составлении инструкции используйте:- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования.
Решение:Инструкция по организации проведения и оформлению результатовпроверки наличия и состояния архивных документов1. Общие положения1.1. Инструкция по организации проведения и оформлению результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов подготовлена с целью организации и порядка:проведения работ по проверке наличия и состояния архивных документов;
-
рассмотрения вопросов, связанных с розыском необнаруженных при проверке единиц хранения и с внесением изменений в учетные документы.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с:- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования.
1.3. Проверка наличия проводится в целях:установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска;
-
выявления и устранения недостатков в учете архивных документов;
-
выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
1.4. Проверка наличия проводится в плановом порядке в соответствии с планом работы архива и индивидуальных планов сотрудников отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее - отдел обеспечения сохранности), занимающихся проверкой.1.5. Плановая цикличная проверка наличия в архиве проводится:уникальных документов - ежегодно;
-
особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;
-
остальных архивных документов - на основании решения экспертно - методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
1.6. Единовременно (внеочередные) проверки наличия проводятся в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств
, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы.1.7. Не подлежат проверке наличия фонды, которые за последние пять лет:- поступили в архив;- прошли научно-техническую обработку;- подверглись целевой экспертизе ценности с одновременной проверкой наличия дел;- проводилось усовершенствование описей с частичным редактированием заголовков, просмотром дел и проверкой их наличия.1.8. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия дел, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года.1.9. Инструкция предназначена для сотрудников отдела обеспечения сохранности архива, занимающихся проверкой наличия и состояния архивных документов.2. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов2.1. Проверка наличия является постоянной плановой работой архива. План рассчитывается по действующим в архиве нормам времени на работы и услуги. Норма выработки включает те виды работ, которые будут проведены в ходе проверки наличия, а именно:
выемка дела; сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках;
-
визуальный осмотр физического состояния дел;
-
сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях;
-
подкладка дела;
-
заполнение листа проверки;
-
отметка в описи об окончании проверки наличия.
2.2. На розыск необнаруженных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку не зашифрованных дел, смену ярлыков, и другие виды работ предусматривается специальное время.2.3. Проверку наличия одного фонда рекомендуется проводить двум специалистам.2.4. Проверку наличия конкретного фонда рекомендуется завершать по возможности в течение года. Розыск необнаруженных дел проводится в течение года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела.2.5. Координация и контроль работы по проверке наличия осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем.3. Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов3.1. В начале проверки наличия заведующим архивохранилищем проводится выверка учетных документов, которая включает:- установление полноты учетных документов на проверяемый архивный фонд;- сверку сопоставимых показателей в учетных документах;- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел;- проверку правильности составления итоговой записи.3.2. Для проведения проверки наличия исполнителю выдается один экземпляр описи.3.3. Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия единиц хранения с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер единицы хранения, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов единицы хранения, количество листов) с описанием на обложке дела. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.3.4. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (например, документы личных фондов, картографические материалы).3.5. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.