Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 39
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ӘОЖ 004.9:004.01
Қолжазба құқығында
ЖҰМАБАЙ ГҮЛЗАТ ЖҰМАБАЙҚЫЗЫ
Электронды құжат айналымы негізінде ақпараттық қамсыздандырудың
әдістері мен алгоритмі
6М070300 – Ақпараттық жүйелер мамандығы бойынша
техника және технология магистрі
ғылыми дәрежесін алу үшін дайындалған диссертацияның
рефераты
Қызылорда, 2011 ж.
КІРІСПЕ
Зерттеу жұмысының өзектілігі. Қазіргі қоғамның нарықтық қатынастарға толық көшуі және ақпараттандыруға бет алуы, құжаттардың басым бөлігіне жеке меншіктің орнауы, Кеңес Одағы тұсындағы құжаттарға мемлекет ықпалының бүгінде толығымен тоқтатылуы іс жүргізу мен құжаттанудың дамуын зерттеуге деген қоғамдық қажеттілікті арттыра түсті.
Соңғы онжылдықта жиналған ақпаратпен алмасуды қамсыздандыру мәселелеріне көп көңіл бөліне бастады. Осыған орай қолданбалы ақпараттық жүйелердің маңыздысы электронды құжат айналымы жүйесі болып табылады. Сондықтан да тек мемлекеттік органдардығана емес, сонымен қатар қарапайым мекемелерде де электронды құжат айналымы жүйесінің жұмыс істеуі қазіргі күні өте өзекті.
Мекемеде электронды құжат айналымы жүйесін қолдану құжаттарды басқаруды, бизнес-процестерді автоматтандыруды, ақпараттарды сенімді түрде сақтау және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету сияқты мәселелерді шешеді.
Қазіргі күнгі рынокта мемлекеттік органдарда функциялары бір-біріне ұқсас электронды құжат айналымы жүйесі бар. Олардың қатарына Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландыру орталығының сайты; www.e.gov.kz – «Электронды үкімет» порталы; http://koltanba.ucoz.ru/ – «Электрондық цифрлық қолтаңба» сайтындағы ақпараттық жүйелерді жатқызуға болады. Бұлардың барлығы да мемлекеттік қызмет көрсетуді автоматтандырып, қағаз түріндегі құжат айналымын автоматтандыру үшін арналған. Олардың функциялары, логикасы, архитектурасы және ондағы ақпараттың сақталу форматтары да әр түрлі болғанмен, олардың барлығы тек бір ғана мақсатты жүзеге асырады.
Электронды құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) – аймақтық алыстатылған ақпараттық массивтер арасында телекоммуникация каналдары арқылы ақпараттарды беру үшін арналған программалық кешен.
Біздің қазіргі қоғамымыз ақпараттық қоғамға айналғандықтан, электронды құжат айналымдарын ақпараттық қамсыздандыру маңызды мәселе болып отыр.
Зерттеу жұмысының мақсаты: Электронды құжат айналымы негізінде ақпараттық жүйелерді ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмін құру арқылы электронды құжат айналымы жүйесін жасау.
Зерттеудің міндеттері:
-
Қазіргі таңдағы электронды құжат айналымы жүйелеріне талдау жасау. Олардық артықшылықтары мен кемшіліктерін саралау. -
Ақпараттық жүйелердің ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмдерін талдау. -
Құжат ағындарымен жұмыс жасауда архитектурасы оңтайландырылған электронды құжат айналымы жүйесін жасау. -
Хат-хабар есебінің бірыңғай ішкі ведомстволық деректер қорын құру. -
Құжаттардың жобаларымен ұжымдық жұмыс жасау үшін тетіктерді беру. -
Статистиканы алу үрдістерін автоматтандыру.
Зерттеу пәні: Қазіргі ақпараттық қоғамда өзекті болып табылатын электронды құжат айналымы негізінде ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмдерін жасау процесі.
Зерттеу нысандары: Ақпараттық жүйелерді ақпараттық қамсыздандыру әдістері, алгоритмдері, электронды құжаттар, құжат ағындары, электронды құжаттарды басқару және олардың қозғалыс процестері, бизнес-процестер және оларды басқару механизмдері.
Зерттеудің әдістері теориялық және практикалық мәселелердің негізі ретінде анықталады. Құрылымдық жүйелік талдау, мәліметтер қоры теориясы, жобалауды автоматтандыру теориясы, функционалдық жобалау әдістері, желілер теориясы, программалық және ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмдері.
Зерттеудің ғылыми жаңалығы:
-
Бірыңғай ақпараттық кеңістікке біріккен жүйелерді құруға мүмкіндік беретін кешенді әдістер ұсынылған. -
Құжат ағындарын оңтайлы түрде автоматтандыратын электронды құжат айналым жүйесінің алгоритмі жасалды. -
Электронды құжат айналымын ақпараттық қамсыздандыруды автоматтандыратын ақпараттық жүйе жасалды.
Тақырыптың зерттелу деңгейі. Соңғы жылдары Қазақстанда электронды құжат айналымы жүйесі ауқымды дамып келеді. Ең алдымен Елбасының нұсқауымен құрылған «Электронды Үкімет», «Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесі», т.б. жүйелі зерттеу қолға алынып отыр. Отандық тарихта іс жүргізу мен құжаттану бүкіл қоғамдық қызмет түрлерімен тығыз байланысты.
Отандық тарихнамада Г.А. Сексенбаеваның [1], А.Адельгужиннің [2] диссертацияларында құжаттардың тарихи дерек ретінде зерттелуі іс жүргізу мен құжаттанудың мұрағаттанумен, деректанумен тығыз байланыстарын ашып көрсетуде үлкен септігін тигізді.
Тақырыптың арнайы зерттелу деңгейі диссертация жұмысының бірінші тарауында беріледі.
Қазақстанда мемлекеттік органдарда электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру құжаттама мәселелерін шешуді жаңа сапалық деңгейге көтерді. Елімізде іс жүргізудің нормативтік құқықтық базасына сипаттама беріп, талдау жасап, оның жетістіктері мен кемшін тұстарына баға беруде А. Адельгужиннің [2], Е.К. Жүсіповтің [3] мақалалары құнды. М.Х. Жақыпов [4]; Е. Джерембаев [5]; А.К. Көпбосынова [6] мемлекеттік органдардағы электрондық құжат айналымының жайына және оның дамуы мәселелеріне тоқталады. Электрондық құжат айналымы мен электрондық мұрағат үшін электрондық құжаттардың ортақ мәселесін А. Слободянук [7], Е. Самойленко [8] қарастырады. Отандық тарихнаманы талдау елімізде іс жүргізу мен құжаттанудың теориялық негізінің әлі де қалыптасу үстінде екенін көрсетеді.
Құжаттанудың қалыптасуы мен дамуына 1960-70-ші жж. баса назар аударылды. К.Г.Митяев, Я.З.Лившиц, П.В.Веселов пен В.Г.Акопян зерттеу еңбектерінде құжаттанудың іс жүргізу тәжірибесін жинақтап, қорытындылап ғылыми-теориялық негізін қалауға атсалысты. Іс жүргізуді ары қарай жетілдіру үшін қолданбалы ғылыми зерттеулерді дамытуға үлкен мән берілді. Алғаш іс жүргізудің зерттеу әдістерін С.М.Мингалев, А.К.Иванов пен Р.А.Поспелова т.б. қарастырады. Алайда жалпы сипаттамасын берумен ғана шектелген олар зерттеу әдістерінің тиімді қолдану жақтарын нақты көрсетіп бере алмады. Құжаттанудың зерттеу әдістерін жеке қарастыруға соңғы жылдары Бардаев, Столяров көңіл бөлгенмен, сипаттамасын ғана береді.
1990-шы жж. қоғамдағы демократиялық өзгерістер, ортақ ғаламдық ақпараттық кеңістікке жол ашылуы, компьютерлік технологияның дамуы іс жүргізуді автоматтандыру, электрондық құжат мәселелерін алға шығарды. З.Залаев, И.Н.Киселев электрондық құжаттардың мәселелерін алғашқы болып көтеріп, олардың қолданбалы мәселелеріне көбірек назар аударылатынын көрсетеді. Үшінші мыңжылдықта ақпараттандыру мемлекет пен азамат, қоғам мен бизнес арасындағы қатынастарды жылдам реттеудің құралына айналды.
Қорғауға ұсынылатын негізгі қағидалар:
-
Электронды құжат айналымы архитектурасының алгоритмін таңдау әдістері. -
Электронды құжат айналымы жүйесінің артықшылықтары мен кемшіліктерін саралау. -
Жасалған электронды құжат айналымы жүйесінің мүмкіндіктерін талдау.
Зерттеудің практикалық маңыздылығы.
Электронды құжат айналымы жүйесі негізінде ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмін құру мәселелері бойынша осы мәселені көтерген ғалымдардың зерттеу жұмыстарының нәтижелері сараланды. Бұл нәтижелер электронды құжат айналымы программалық кешенінің архитектурасының теориялық және практикалық информатиканың әр түрлі салаларынан жинақталды. Атап айтар болсақ:
-
Мәліметтерді сақтаушы электронды құжат айналымы жүйелерін ақпараттық қамсыздандыру мәселелері бойынша әдістер; -
Қорғалған, сенімді құжат айналымы жүйесін құру үшін қажетті ақпараттық қауіпсіздік шараларын ұйымдастыру.
Зерттеу нәтижелерін сынақтан өткізу және іс-тәжірибеге ендіру экспертимент жүргізу барысында жүзеге асты және халықаралық, республикалық ғылыми-тәжірибелік конференцияларда мақалалар түрінде жарияланып, Қызылорда қаласындағы «Асар» ЖШС-де сынақтан өтті.
Жарияланымдар:
- Электронды құжат айналымын автоматтандырудың ақпараттық жүйесін құру //«Ақпараттық-инновациялық технологиялар: ғылым, білім және бизнестің интеграциясы» атты ІІ халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференция материалдары - Алматы, 2011.
- Электронды құжат айналымы жүйесінде деректерді бейнелеуде хронологиялық ағаш әдісін қолдану //«Білім мен ғылымның инновациялық дамуы: бәсекеге қабілетті мамандар даярлаудың проблемалары мен болашағы» халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференция материалдары. - Қызылорда, 2011.
- Функционирование электрононого документооборота с позиций разработчика //«Қ.И.Сәтбаев атындағы ҚазҰТУ Хабаршысы», Техникалық ғылымдар бөлімі. - Алматы, 2011.
- Электронды құжат айналымы жүйесін автоматтандыру жолдары мен тиімділігі //«Ақмешіт Хабаршысы». - Қызылорда, 2011.
Зерттеу еңбегінің құрылымы. Зерттеу жұмысы кіріспеден, үш тараудан, қорытындыдан, кестелер мен суреттерден, пайдаланылған әдебиеттер тізімі және қосымшадан тұрады.
Кіріспе бөлімінде зерттеудің ғылыми аппараты: өзектілігі, мақсаты, міндеттері, пәні, нысаны, әдістері, зерттеудің ғылыми болжамы көрсетіліп, диссертацияның практикалық мәнділігі, ғылыми жаңалығы және қорғауға ұсынылған қағидалар баяндалды.
«Электронды құжат айналымы жүйесінің теориялық негіздері» атты бірінші тарауда қазіргі ақпараттық қоғамдағы электронды құжат, электронды құжат айналымы жүйесі түсінігі, анықтамасы, оның маңызы, ерекшеліктері мен артықшылықтары, сонымен қатар құжаттарды және бизнес-процестерді автоматтандыру үшін электронды құжат айналымы жүйесін құру мәселелері, Қазақстандағы электронды құжат айналымы жүйесінің қалыптасуы мен даму кезеңдері атап көрсетілді.
«Электронды құжат айналымы жүйесінде ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмдері» атты екінші тарауда зерттеу тақырыбына сәйкес электронды құжат айналымы жүйесін құру және оны ақпараттық қамсыздандыру әдістері қарастырылып, ақпараттық қамсыздандыру алгоритмдерін құрудың бірнеше мысалдары құрылды. Атап айтқанда, деректерді бейнелеу формасы, деректерді құрылуы, электронды құжат айналымы программалық кешенінде ақпаратты өңдеу модульдерін байланыстыру, хронологиялық деректерді бейнелеу жолдары көрсетіліп, электронды құжат айналымы жүйесінің ақпараттық қамсыздандырудың тиімді әдістері мен алгоритмдері жасалды. Сонымен қатар электронды құжат айналымы жүйесінде құжат ағындарын оңтайландыру мәселесі де толық зерттелді.
«Электронды құжат айналымын автоматтандыру ақпараттық жүйесін құру» деп аталатын үшінші тарауда мақсатқа жету үшін ақпараттық жүйені құруда ең тиімді программалық құралдар қарастырылып, деректер қорын құру үшін Borland Delphi 7 программалау ортасы таңдалып, оның мүмкіндіктері мен артықшылықтары атап көрсетілді. Сондай-ақ деректер қорын құрудың ауқымды әдістері зерттеліп, архитектурасы оңтайландырылған «Электронды құжат айналымы жүйесі» ақпараттық жүйесі жасалды және оның қауіпсіздік саясаттары жүзеге асырылды.
Қорытындыда жасалынған электронды құжат айналымы жүйесінің ерекшеліктері мен артықшылықтары, тиімділіктері көрсетілген.
Қосымшада жасалынған ақпараттық жүйенің программалық кодтары берілген.
НЕГІЗГІ БӨЛІМ
Қазіргі күні құжаттар басқарудың әмбебап құралы ретінде бөлімшелер мен жеке қызметкерлер арасында өзара байланысты қамтамасыз етеді. Бірақ қызмет көлемі өсе бастағанда мынадай қарама-қайшылық туындауы мүмкін: құжаттармен жұмыс істеу көптеген ресурстарды қажет етеді және бүкіл мекеме жұмысын бәсеңдетеді.
Қағаз түріндегі құжат айналымының кемшіліктері:
-
Құжаттарды іздеуге көп уақыттың кететіндігі; -
Құжатты өмірлік циклының барлық кезеңдерінде оның қозғалысын бақылап отыру қиындығы; -
Құжаттарды дайындау және оларды байланыстыру уақытының ұзақтығы; -
Егер бір құжатпен бірнеше қолданушы жұмыс жасап отырған болса, онда құжат айналымын ұйымдастырудың қиындығы; -
Есеп берулер мен журналдар алудың мүмкін болмауы немесе қиындығы.
Осылайша, дәстүрлі құжат айналымының нәтижелілігі төмен болып табылады. Бұл кемшіліктердің барлығы электронды құжат айналымы жүйесін ендіру барысында жойылады.