Мәселені шешу жолдарының бірі арнайы программалық қамсыздандыру – электронды құжат айналымы жүйесін (ЭҚАЖ) қолдану болып табылады.

ЭҚАЖ міндеттері мен функциялардың тізбесі:

• 
  кіріс хат-хабарды тіркеу;
  
• 
  шығыс хат-хабарды тіркеу;
  
• 
  ұйымның ішкі ұйымдастыру-басшылық ететін құжаттарын тіркеу;
  
• 
  азаматтардың хаттары мен өтініштерін тіркеу;
  
• 
  электрондық құжаттардың жобаларын құру;
  

Электронды құжат айналымын құрудың нәтижелілігі қолданушылар арасында өзара байланыс орнататын ыңғайлы интерфейстің болуы. Бұған обьектілерді сипаттау принциптерін қолдану арқылы және олармен орындалатын операциялар арқылы қол жеткізуге болады. Ақпарат кіріс құжатынан экрандық форма арқылы компьютерге енгізіледі. Оның компоненттері сол құжаттардың метаақпараттарына және қолданушылар туралы метаақпаратқа байланысты экрандық формаға сәйкес келеді (1-сурет).



1-сурет. Кіріс құжаттарының электронды түрге айналуы
Жалпы жағдайда экрандық форма – метаақпаратқа сәйкес обьект және субьект туралы электронды құжатқа салынатын сұлба. Электронды құжат айналымында қолданылатын экрандық форма компоненттері нақты қолданушының идентификаторы, паролі және рұқсат алу құқығы. Оның негізгі компоненттері 2-суретте көрсетілген.



2-сурет. Субьект мәліметтерін электронды өңдеудің сызбасы
Келтірілген сызбаның кейбір блоктарын түсіндіре кетсек, виртуалды автоматтандырылған жұмыс орны (ВАЖО) құжаттарды электронды өңдеудің ең перспективті нұсқасы. Мұндай жұмыс орындарын құру бірыңғай ақпараттық кеңістік, мәліметтерді сақтау орны, электронды құжат айналымы жүйесінің механизмі, желілік ақпараттық жүйеге қосылу (жалпы жағдайда Internet), ақпаратты қорғаудың нәтижелі құралдары, сондай-ақ телекоммуникациялық каналдарға сүйенеді.

Электронды құжат айналымы жүйесінің механизмінің баптауы автоматты түрде орындалады және априорлы анықтама, атрибуттар түріндегі метаақпарат (скаляр, жіберілім, тасымалдау), құжат жағдайының модельдері (бастапқы, құрылған, орындалған, өшірілген), олармен орындалатын операциялар тізімін ұсынады (3-сурет) [9].



3-сурет. Электронды құжат айналымы жүйесін құрудың принципиалды сызбасы

ЭҚАЖ жобалауға мүмкіндік беретін алгоритмдер мына талаптарды қанағаттандыруы тиіс:

1. 
   Қосу, редактілеу, өшіру және әр түрлі типті және әр түрлі өлшемдегі мәліметтермен жұмыс жасау мүмкіндігі.
   
2. 
   ЭҚАЖ-не беру арқылы орындалатын сол ақпараттық басқа ақпараттық жүйелермен бірге жұмыс істей алу мүмкіндігі.
   
3. 
   ЭҚАЖ-де типтік бизнес-процестерді құру есебінен әрбір ақпараттық жүйенің ішкі қолданбалы процестерінің бірігу мүмкіндігі.
   
4. 
   Құжаттарды басқару мүмкіндігі (құру, редактілеу, құжаттарды өшіру, құжаттармен жұмыс істеу тарихын енгізу, құжаттар арасына сілтеме орнату, метамәліметтердің бөліктерін толтыруды автоматтандыру, мәліметтерге бірге ену мүмкіндіктерімен қамтамасыз ету, құжаттар версияларын басқару, ішкі ақпараттық жүйелерде орналасқан құжаттарға сілтеме беру мүмкіндігі).
   
5. 
   Маршрутизация мүмкіндігі (қатты және динамикалық маршрутизацияны қолдау, құжаттармен және есептермен жұмыс істейтін қолданушылардың ағымдағы қызметінің мониторингі, құжаттардың ағымдағы жай-күйін бақылау, периодтық құжаттарды автоматты түрде жасау).
   
6. 
   Ақпаратты сақтау және беру қауіпсіздігі (аутентификация, авториазация, ЭҚАЖ обьектілеріне ену құқықтарын шектеу, т.б.) [10].
   

---

Электронды құжат айналымы жүйесін қолданудағы мақсат автоматтандырылған жүйеде құжаттарды тасымалдау функциясы арқылы қағаз түріндегі құжат айналымы көлемін азайту болып табылады. Осы мақсатқа жету үшін алдымен ақпаратты автоматтандырылған өңдеу және керісінше, адам оқитын формаға келтіру мәселелерін шешіп алу қажет. Сондықтан «Электронды құжат айналымы жүйесін» программасын жобалауда негізгі назар осы мәселені жалпы және нәтижелі шешу мәселесіне аударылды.

Қойма (Storage). Ең алғашқы мәселе деректердің ішкі қоймасын ұйымдастыру болып табылады. Ақпаратты бейнелеуді анықтау үшін жоғарыда қарастырылған екі форманың бірін көрсету жеткілікті; әрбір нақты деректер жиыны әртүрлі машина оқитын және көптеген адам оқитын формалары болуы мүмкін. Кез келген жағдайда ішкі бейнелеулер екеуден кем болмайтындықтан, құжат айналымы жүйесінің ең қажетті элементі ақпараттың ішкі қоймасы болып табылады.

Деректер қоймасы келесі функционалдылықты қамтамасыз етуі қажет:

• 
  деректердің барлық құрылымдарын тез қарап шығу және оның ішкі көпмүшеліктерін алу мүмкіндігі;
  
• 
  жұмыс сеанстары арасында тез сақтау және қалпына келтіру мүмкінліктері;
  
• 
  транзакцияларды қолдау;
  
• 
  ақпаратты жүктеу және қарап шығу интерфейстерін қолдау.
  

Жүктеу модулі (Loader). Қойманы контрагенттерден түсетін деректермен толтыруды қамтамасыз ету үшін жүктеу модулін ұйымдастыру қажет. Жүктеу модулі контрагенттер мен қойманың жүктеу интерфейсі арасындағы буфер болып табылады.
Жүктеу модулі:

• 
  ішкі деректер көзінен белгілі бір форматтағы деректерді қабылдайды;
  
• 
  қоймадан формат сипаттамасын қабылдайды;
  
• 
  жүктеу параметрлерін қабылдайды (қоймаға қандай деректер бөлігін және қалай орналастыруға болатыны туралы қызметтік ақпарат сақтайды);
  
• 
  форматқа сәйкес келіп түскен деректерге талдау жүргізеді және мәндер ағынына айналдырады;
  
• 
  жүктеу параметрлеріне сәйкес деректер ағынын шектейді (өзгертеді);
  
• 
  нәтиже шығаратын мәндер ағынын қоймаға жүктеу интерфейсі арқылы бағыттайды.
  

Сақтау модулі (Saver). Cақтау модулі қоймада сақталған ішкі бейнелеу бойынша сыртқы бейнелеуді құру мәселесін шешеді. Осылайша, оның функциясы жүктеу модуліне қарама-қарсы болып табылады. Сақтау модулі қойманы қарап шығу интерфейсі мен деректердің ішкі қолданушылары арасындағы буфер болып табылады.

Сақтау модулі мына мәселелерді шешеді:

• 
  қоймадан белгілі бір деректерді сақтау үшін контрагенттен тапсырма алу;
  
• 
  осы тапсырманы қарап шығу интерфейсінің командалар жүйесіне айналдыру;
  
• 
  қойманы қарап шығу және контрагент сұранысы бойынша деректер ағынын, сондай-ақ осы контрагенттердің өңдеуіне қажет сұраныс берілген деректерді бейнелеу үшін керек метаақпараттарды алу;
  
• 
  контрагент қабылдайтын файл форматы түрінде (егер контрагент – автоматтандырылған жүйе болса) немесе адам оқитын форматта (егер контрагент – адам болса) қоймадан алынған метаақпаратты қолдана отырып деректер ағынын ұсыну.
  

---

Тексеру модулі (Checker). Қоймада жүйедегі ақпараттар мен метаақпараттар ішкі форматта сақталады, және біз сыртқы дүниемен ақпаратты жүктеу және сақтау модульдері арқылы өзара әрекеттесе аламыз. Осы процестер барысында қоймадағы деректер үнемі өзгеріске ұшырап отырады. Сондықтан электронды құжат айналымы жүйесінде тексеру модулі жұмыс істейді, ол жүйедегі сыртқы талаптардың (шектеулердің) сәйкестілігіне жауап береді. Егер қойма сыртқы талаптарға сәйкес келмесе, ондағы ақпараттар ішкі талаптарға қарама-қайшы және мәнсіз болып табылады.

Жоғарыда қарастырылған мәселелерді ескере отырып, қойма күйі шектеулері қанағаттандырылмауы да мүмкін, егер де деректерді жүктеу кезеңінде кіріс ақпараттары ағынын форматтық бақылау орындалса. Тексеру модулі осы мәселені шешу үшін арналған.

Жоғарыда сипатталған сыртқы интерфейстің 4 модулі – бұлар логикалық макрокомпоненттер, тәжірибеде олардың ішкі құрылымы өте күрделі болып келеді. Дегенмен электронды құжат айналымы жүйесінде осы модульдер ғана жұмыс жасайды, және контрагент олардың өзара әрекеттесуі кезінде болатын шынайы процесстер туралы білмеуі тиіс. Логикалық деңгейде, электронды құжат айналымы жүйесінің қатысушысының осы модульдермен жасайтын жұмысы және ақпаратты сақтауы келесі шектеулер арқылы жүзеге асырылады:

• 
  қолданушы деректерді жүктеу модуліне бере алады, сондай-ақ осы деректердің қоймаға жүктелуі шарттарын көрсетіп, ақпараттың қоймаға жүктелу процесін басқарып және жүктеу нәтижесі туралы хаттама алып отыра алады;
  
• 
  қолданушы қоймадағы сақталған деректер мазмұнын, олардың жұмыс сеанстары арасында қайта сақталып отыратындығын біледі;
  
• 
  қолданушы қойма күйін тексеру процесін басқара алады және тексеру нәтижесі туралы хаттама ала алады;
  
• 
  қолданушы сақтау модулін басқара алады, деректердің сақталу шарттары мен деректерді қабылдау шарттарын бере алады;
  
• 
  негізінен, қолданушы-адам деректерді визуальды қолданушы интерфейсі арқылы өзіне жүктей алады [11].
  

Пайда болу және ақпаратты өңдеу модульдерінің өзара және құжат айналымы жүйесінің қолданушысымен қатынасын төмендегі сызба арқылы көрсетуге болады (4-сурет).



Сурет 4. Электронды құжат айналымы программалық кешенінде ақпаратты өңдеу модульдерін байланыстыру
Электронды құжат айналымы жүйесі жоғары деңгейдегі программалық жүйе болып табылады, сондықтан мақсатқа жету барысында кездесетін кез келген қиындық барысында стандартты операциялық жүйелерді, стандартты өңдеу орталарын, кең тараған деректер қорын басқару жүйелерін және деректерді сақтау құрылымдарын, т.б. қолдануға болады.

---

Тәжірибеде жиі кездесетін ақпарат түрлері ішінде хронологиялық деректер құрылымының маңызы зор. Бұл деректер құрылымы деректерді өзгерту барысында ескі ақпарат жоғалып кетпейді, тек белгілі бір күйге ауысатын ақпаратты сақтау және өңдеу жүйелерін құру кезінде қолданылады [12].

«Хронологиялық деректер құрылымы» термині әр түрлі уақытта кез келген деректер құрылымы базасының әр түрлі күйіне өзгере алатын ақпараттық құрылымға жатады.

Алгоритмдерді жазу үшін Delphi тіліне ұқсас тілдер қолданылады. Алгоритмдерді жазу кезінде ChTree класы құрылады, ол хронологиялық ағаш және қарапайым ағашты сипаттайтын класс болып табылады.

Әрі қарай абстрактілі деректер типі «хронологиялық ағаш» қарастырылады, ол келесі операцияларды қолдайды:

GetChParent (ObjectID, Timestamp) – торап идентификаторы мен уақыт мезеті бойынша торап түбірі идентификаторын шығарады.

GetChLChild (ObjectID, Timestamp) – торап идентификаторы мен уақыт мезеті бойынша сол жақ бөлік торабының идентификаторын шығарады.

GetChRBrother (Object, Timestamp) – торап идентификаторы мен уақыт мезеті бойынша оң жақ бөлік торабының идентификаторын шығарады.

GetCut (Timestamp) – осы уақыт мезетінде хронологиялық ағаштың кесімі болып табылатын ағашты шығарады.

AddLink (ObjectID, ParentID, Start) – ағымдағы хронологиялық ағашқа байланыс қосады. Бұл байланыс ParentID обьектісі Start уақытанан бастап ObjectID обьектінің түбірі екендігін білдіретін ақпарат.

Жоғарыда көрсетілген операциялар мүмкіндік береді:

• 
  хронологиялық ағаш бойынша кез келген жаңалық жасауға;
  
• 
  кез келген уақыт мезетінде ағаш кесімін алуға;
  
• 
  реляциялық кестеде еркін ретпен сақталған байланыстар тізімінен хронологиялық ағаштарды инициалдау.
  

ЭҚАЖ жоғары деңгейдегі программалық жүйе болып табылады, сондықтан мақсатқа жету барысында кездесетін кез келген қиындық барысында стандартты операциялық жүйелерді, стандартты өңдеу орталарын, кең тараған деректер қорын басқару жүйелерін және деректерді сақтау құрылымдарын, т.б. қолдануға болады.

Процедуралық программалау тілдерінде программаның жұмысы операторларды ретімен орындау бойынша, ал логикалық программалау тілдерінде ол қатаң логикалық ережелерге сәйкес өзгертулер енгізу ретінде қарастырылатын. Объектіге бағдарлы оқиғалық программалау тілінде программаның жұмысы негізінен оқиғалар тізбегінен және түрлі объектілердің осы оқиғаларға жауабынан тұрады. Олардың визуалды түрлері - Visual Basic тілі Q Basic программалау тілі негізінде, Delphi (Дельфи) Объектілі Паскаль (Object Pascal) тілі негізінде Windows операциялық жүйесін басшылыққа алып құрылған (visual - көзбен көру, экрандық). Олар, әсіресе, Delphi программалау тілі - кез келген қосымшаны дайындауға болатын жылдамдығы тез, қуатты тіл. Сондықтан да «Электронды құжат алмасу жүйесін» құруда осы Delphi программлау тілі қолданылды [13].

---

Электрондық құжаттың ақпарттық жүйесін жасауда Delphi прогаммасының көптеген мүмкіндіктерін пайдаланылды, себебі Delphi жергілікті және таратылған деректер қоймасын құруды және жүргізуді қамтамасыз етеді. Жұмыс Borland Software Corporation фирмасының “Borland Delphi Enterprise Version 7.0” бағдарламалау тілінде жасалынған. Бұл программадағы мәліметтер базасы Microsoft Access 2003 мәліметтер базасын басқару жүйесінде құрылған және ол базамен ADO технологиясы бойынша байланысқан.

Программаның жұмыс барысы: программа іске қосылмас бұрын пароль арқылы қолданушыға ену рұқсатын береді. Бұл базадағы мәліметтерді қорғау мақсатында құрылған.



5-сурет. Қолданушылардың программаға ену рұқсатын алу көрінісі
Бұл қадамды орындаған соң негізгі терезе ашылады. Бұл терезеде бас мәзірлер жинақталған:

• 
  БД Документы
  
• 
  Отправка документа
  
• 
  Прием документа
  
• 
  О разработчике
  
• 
  Закрыть
  

6-сурет. Негізгі терезе көрінісі
Бұл терезе ішінде осы программада жұмыс жасайтын қолданушылар тізімі енгізіледі. Сондай-ақ осы қолданушыларды аты-жөні, туған күні немесе т.с.с. берілгендері арқылы іздеп табуға, сонымен қатар жаңа қолданушы енгізуге, оны редактілеуге де болады.



7-сурет. Жаңа қолданушы енгізу формасы
Программаның негізгі жұмысы электронды құжаттарды жіберу және қабылдау болып табылады. Сондай-ақ жіберілетін құжаттың құпиялығын сақтау үшін оны шифрлеп жіберу және де шифрленген құжатты ашу мүмкіндіктері де қарастырылған.


8-сурет. Электронды құжатты жіберу және қабылдау терезелерінің көрінісі


10-сурет. «О программе » терезесінің көрінісі
Мекемеде ЭҚАЖ локальды желілерге қосылған болса, онда әр түрлі жұмыс орындарында жинақталатын қалған ақпараттық массивтермен интеграцияланады, ал егер ішкі желілерге қосылған болса, өзара әрекет етуші субьектілердің тәуелсіз ақпараттық ресурстарының арасында ақпарат алмасу функцияларын автоматтандырады.

---

Смотрите также файлы

• Шкала депрессии Бека (bdi).doc

• рылыс ндірісіні негізгі ережелері. Негізгі тсініктер жне реттеуші ережелер.doc

• Исследование 3 Результаты 4 Вывод 4 Введение.docx

• Анализ затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) Задачи Задача Проанализируйте затраты на производство продукции по предприятию за отчетный год.docx

• Оценочная деятельность учителя.docx