Файл: 1. Регистрация документов 1 Значение и задачи регистрации документов.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 101
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
- журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;
- журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;
- при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.
Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.
Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.
- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
- карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
- карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.
Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 13.07.2015)
2) ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2003
3) Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2015. - 320 с.
4) Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие. --Ростов н/Д: Феникс, 2014.--224 с.
5) Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство.--СПб.: Питер, 2013.--272 с.
6) Быков Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 450 с.
7) Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие. - М.: Юрайт, 2015.--341 с.
8) Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2014.--234 с.
9) Кудрявцева В.А. Организация работы с документами: учебник. - М.: Инфра - М, 2013. - 403 с.
10) Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2012. - 376 с.
11) Лагутин Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: справочник.-- СПб.: Герда, 2013. - 380 с.
12) Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель. - 2013. - № 5. - С. 23 - 30
13) Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Спб.: Альфа, 2014. - 509 с.
14) Сагиян С.Г. Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель.--СПб.: Питер, 2013.--258 с.
15) Санкина Л.В., Вялова Л.М. Современные правила оформления управленческих документов. -М.: Инфра-М, 2014. - 330 с.
16) Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: делопроизводство. - СПб.: Питер, 2015.--340 с.
17) Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению. - М.: ПРИОР, 2013. - 409 с.
18) Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта.--Ростов н/Д: Феникс, 2015.--257 с.
19) Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2013. - 179 с.