Файл: 1. Регистрация документов 1 Значение и задачи регистрации документов.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 102
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
На общем бланке могут располагаться следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.
Бланк конкретного вида документа содержит следующие реквизиты: 01 - 03, 05, 06, 08, 12.
Бланк письма может включать в себя такие реквизиты, как 01 - 04, 06, 07. [6]
Для тех документов, которые составляются в дублирующихся управленческих ситуациях (акт, договор, служебное письмо, протокол и т.п.), могут быть изготовлены специальные бланки с унифицированным текстом.
Кроме всех перечисленных выше реквизитов на бланке документа могут быть отмечены различными способами определенные места для размещения 09 - 11, 14 - 19 реквизитов. Подобными ограничительными метками также могут быть отмечены и поля конкретного документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет действующую классификацию бланков документов по следующим признакам:
-автор документа;
-вид документа;
-расположение реквизитов.
Рассмотрим подробнее каждую классификацию бланков документов. Все бланки документов в зависимости от автора документа можно разделить на следующие виды, представленные на рисунке 2.1 [4]:
Рисунок 2.1 - Классификация бланков документов в зависимости от автора документа
Бланки структурных подразделений применяются в том случае, если руководитель подразделения располагает правом издания документов.
Должностные бланки с указанием должности издающего документ лица обычно используются в органах управления и власти на всех уровнях.
В свою очередь, в организациях, которые не относятся к органам управления и власти, должностные бланки, как правило, широко применяются в целях ведения переписки.
Бланки документов в зависимости от вида документа классифицируются на следующие виды, представленные на рисунке 2.2 [4]:
Рисунок 2.2 - Классификация бланков документов в зависимости от вида документа
Общий бланк может быть использован в целях изготовления любого вида документов, за исключением служебного письма. При создании документа на общем бланке наименование вида документа (ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и т.д.) располагаются под названием организации.
К обязательным реквизитам относятся: наименование вида документа, наименование организации-автора, отметка для даты документа и номера регистрации, место составления (издания) документа. На общем бланке документов располагаются все перечисленные реквизиты, кроме наименования вида. В свою очередь, в бланках писем помещаются следующие реквизиты:
наименование организации-автора, краткие данные об организации (на бланках писем), отметки для проставления регистрационного номера и даты документа, отметки для ссылки на регистрационный номер, отметки для ссылки на дату документа, код организации ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП юридического лица. Бланки документов в зависимости от расположения реквизитов бывают двух видов:
-угловые;
-продольные.
Реквизиты бланка при угловом расположении располагаются в левом углу, как наглядно продемонстрировано на рисунке 2.3 [11]:
Рисунок 2.3 - Образец углового бланка документа
При продольном расположении реквизиты располагаются вдоль верхнего поля бланка центрованным способом, представленном на рисунке 2.4 [11]:
Рисунок 2.4 - Образец продольного бланка документа
Следует отметить, что бланки писем с угловым расположением реквизитов являются на практике более удобными, чем бланки с продольным расположением реквизитов, так как при оформлении писем на угловом бланке правый верхний угол используется для расположения реквизита «Адресат».
Таким образом, в процессе изготовления бланка организационно-распорядительного документа следует четко определить следующие моменты:
-кто будет выступать автором создаваемого на данном бланке документа;
-какие именно документы будут созданы на данном бланке;
-в каком порядке и каким образом будут расположены реквизиты на бланке.
Таким образом, бланком документа называют:
-лист бумаги стандартного формата, на котором разнообразными техническими средствами расположены реквизиты, включающие постоянную информацию для данного вида документа;
-электронный шаблон, который содержит информацию, постоянную для данного вида документа.
Несмотря на тот факт, что при разработке бланков в обязательном порядке необходимо соблюдать все положения, представленные в ГОСТе Р 6.30-2003, конкретные требования к бланкам документов возможно определять в распорядительных документах предприятия, правилах оформления документов и организационных инструкциях по делопроизводству.
2.2 Требования к оформлению бланков документов
На рабочем поле бланка могут располагаться разнообразные символические графические знаки, так называемые ограничительные отметки (линии, уголки и т.д.), которые являются ориентирами при оформлении документов, а также определяют области размещения переменных реквизитов и указывают места для возможных отверстий в целях подшивки документов.
В процессе изготовления бланков рекомендуется применять типографские шрифты 6 - 16 кегля согласно следующим ГОСТам:
-ГОСТ 3489.6;
-ГОСТ 3489.2;
-ГОСТ 3489.33;
-ГОСТ 3489.10. [15]
Печать реквизита «Наименование организации» допускается различными шрифтами - 6 - 24 кегль.
Размер шрифта определяет конкретное количество знаков в названии организации-автора (длина).
Типографский способ является самым распространенным для изготовления бланков. Кроме того, бланк может быть оформлен также при помощи воспроизведения с компьютера или при помощи средств оперативной полиграфии. При этом в памяти компьютера сохраняется шаблон бланка документа, в котором печатается конкретный текст
На сегодняшний день ГОСТом установлены следующие форматы бланков, представленные в таблице 2.1 [9]:
Таблица 2.1 - Форматы бланков
| | | |
| Формат бланка документа | Размер (мм x мм) | |
| АЗ | 297 x 420 | |
| А4 | 210 x 297 | |
| А5 | 148 x 210 | |
| А6 | 105 x 148 | |
| | | |
Все бланки подлежат изготовлению типографским способом, а также средствами оперативной полиграфии, с помощью современных средств вычислительной техники на бумаге светлых тонов или белой бумаге.
При изготовлении типографским способом бланков размеры их шрифтов определяют в зависимости от числа печатных знаков реквизита. Так, крупным шрифтом выделяют вид документа и наименование организации. Кроме того, допускается печать реквизита 08 «Наименование организации» рисованными шрифтами.
Бланки следует печатать с использованием красок яркого, насыщенного цвета, способствующих незатруднительному прочтению текста при удовлетворительных условиях освещенности, а также в целях получения с помощью средств копировальной техники копий документов высокого качества.
Следует отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает весь перечню шрифтов, рекомендуемых при подготовке с использованием средств вычислительной техники текста документа. Однако, главное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть легко читаемыми.
Бланки для документов постоянного хранения рекомендуется изготовлять на бумаге высших сортов, вне зависимости от того, подлежат или нет документы организации передаче на хранение государству.
Определенным образом конкретизировано требование к шрифтам документов в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.
Так, при подготовке документов рекомендуется применение шрифтов кегля 12 - 15 через 1 - 2 интервала.
При создании документа на двух и свыше страницах вторую и следующие страницы в обязательном порядке нумеруют.
Номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа, а номер страницы проставляется арабскими цифрами без каких-либо знаков препинания и без указания слова «страница», а также сокращенных вариантов или «тире».
Особенные требования предъявляются к учету, изготовлению, хранению и использованию гербовых бланков. Данные требования оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» № 2-ФКЗ от 25.12.2000 г. (с изм. и доп. от 9.07.2002 г.) в отношении воспроизведения реквизита 01 «Государственный герб РФ».
При изготовлении на бланках сохраняются поля, не менее представленных в таблице 2.2. [9] В свою очередь, максимальные пределы размеров полей не оговорены.
Таблица 2.2 - Минимальные пределы размеров полей бланка
| | | |
| Поле | Размер, не менее (мм) | |
| Правое | 10 | |
| Левое | 20 | |
| Нижнее | 10 | |
| Верхнее | 20 | |
| | | |
Следует отметить, что в большинстве ведомств на практике используются большие размеры полей, допущенный ГОСТом.
Наибольшее распространение на сегодняшний день получили размеры полей, определяемые ГОСТом 6.3972 ранее.
Как было указано выше, бланки бывают угловыми и продольными.
Реквизиты в продольных бланках помещаются по ширине листа. В свою очередь, реквизиты в угловых бланках располагаются в верхнем левом углу.
Реквизиты в угловом бланке могут располагаться двумя способами:
- центрованным способом;
- флаговым способом (с выравниванием по левому краю).
Вторая и следующие страницы в обязательном порядке подлежат нумерации при составлении документа на двух и более страницах.
Номер страницы состоит из арабских цифр и не содержит слова «Страница» по центру верхнего поля. Номер страницы не включает в себя никаких знаков, за исключением цифры.
Таким образом, требования к оформлению бланков документов, разрабатываемые на основе нормативно-правовых документов, изменяются в зависимости от изменений в отраслевых нормативах или в законодательстве.
В том случае, если утвержденных требований нет, а ситуация, по поводу которой формируется документ, является дублирующейся, то руководству организации рекомендуется самостоятельная разработка данного бланка в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Для эффективной работы над документами, а также деловыми бумагами, содержащими индивидуальный текст необходимо предварительно провести следующие подготовительные этапы:
- исследовать нормативную базу по данному вопросу;
- изучить предшествующие документы;
- провести сбор данных в целях составления текста документа или деловой бумаги.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На сегодняшний день документированная информация является основой управления, эффективность которого в большой мере базируется на потреблении и производстве информации. В современном обществе информация выступает полноценным самостоятельным ресурсом производства, а также важнейшим элементом политической и социальной жизни общества. Качество информации существенно влияет на качество процессов управления.
Все документы состоят из различного набора реквизитов, число которых обусловлено требованиями к форме и содержанию документа, целями его создания, а также его назначением.