Файл: Обучающийся Диникеева Олеся Зинуровна Практическое занятие.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 161
Скачиваний: 15
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Организация секретарского обслуживания
Практическое занятие 2.
Выполнил:
Обучающийся Диникеева Олеся Зинуровна
-
Практическое занятие 2
Практическое занятие № 2 (2 часа)
Тема: Организация бездокументного секретарского обслуживания.
Цель занятия – отработка умений, знаний и практических навыков по организации бездокументного секретарского обслуживания.
Задание 1 (максимальное количество баллов – 3 балла).
Вы секретарь руководителя крупной организации. Начинается ваш рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря. (Количество строк в таблице необходимо сделать по количеству пунктов, которые вы впишите).
| № п/п | Наименование вида оргтехники/канцтоваров | Количество/показатели |
| Мебель и оборудование | ||
| 1 | Стол приставной тумбочкой с замком | 1 |
| 2 | Стул со спинкой и подъемно-поворотный | 1 |
| 3 | Стул для посетителей | 2 |
| 4 | Шкаф стеллаж для документов | 2 |
| 5 | Шкаф для одежды | 1 |
| 6 | Металлический сейф | 1 |
| 7 | Вспомогательный стол. | 1 |
| 8 | Письменные принадлежности (карандаши, ручки) | 5+5 |
| 9 | Лотки для документов | 4 |
| 10 | Ножницы | 1 |
| 11 | Степлер | 1 |
| 12 | Адресовальное и штемпельное устройство | 1 |
| 13 | Машина для нанесения защитного покрытия | 1 |
| 14 | Папки с зажимами | 5 |
| 15 | Сшиватели | 5 |
| 16 | Счетно - справочная линейка | 1 |
| 17 | Калькулятор | 1 |
| Технические средства (оргтехника) | ||
| 1 | Компьютер с плоским экраном | 1 |
| 2 | Многофункциональное устройство (копир/принтер/сканер/факс) | |
| 3 | Телефон с автоответчиком | 1 |
| 4 | Селектор | 1 |
| 5 | Диктофон | 1 |
| 6 | Шредер | 1 |
| Условия труда | ||
| 1 | Общая площадь | 12-16 кв. м. |
| 2 | Рабочее освещение люминесцентных ламп Рабочее освещение ламп накаливания | 300 лк. 150 лк. |
| 3 | Температура в помещении | зимой от + 18 до + 21 летом от + 22 до + 25 |
| 4 | Влажность в помещении | 40-60% |
Задание 2 (максимальное количество баллов – 3 балла).
Вместе с вами в приемной руководителя работает офис-менеджер. Раздается телефонный звонок, офис-менеджер берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:
Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.
Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?
Офис-менеджер: А кого вам нужно?
Абонент: Это телефон 333-33-33?
Офис-менеджер: Да.
Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.
Офис-менеджер: Ее нет.
Абонент: А где она?
Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?
Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.
Офис-менеджер: Но ее нет, и я не знаю, как вам помочь. (Первой кладет трубку).
Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог.
В данном диалоге, офис-менеджером были нарушены правила этикета делового телефонного разговора.
Диалог необходимо начинать с приветствия, а также необходимо представиться, чтоб человек убедился в том, что он не ошибся номером, также заканчивать разговор необходимо предварительно уведомив звонящего о том, что его просьба будет удовлетворена и попрощаться.
Офис-менеджер: Здравствуйте, компания «Престиж», секретарь Елена.
Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.
Офис-менеджер: К сожалению Ольги Ивановны, сейчас нет на рабочем месте.
Абонент: А где она?
Офис-менеджер: Она должна вернуться в офис к 16:00. Позвольте узнать ваше Имя и номер телефона, чтоб я могла сообщить Ольге Ивановне, кто звонил.
Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.
Офис-менеджер: Хорошо, я передам эту информацию Ольге Ивановне, спасибо за звонок, до свидания.
Задание 3 (максимальное количество баллов – 4 балла).
Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.
Необходимо сканировать, все документы, которые идут на подпись и либо хранить их в облачном хранилище или же отправлять сканы руководителю на почту. А также фиксировать всё в журнале документации, под его подпись.
Задание 4 (максимальное количество баллов – 3 балла).
Вы секретарь. Ваш руководитель в 12.00 должен начать прием посетителей. На часах уже 12:05, но вашего руководителя нет на месте. В это время он по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. Опишите ваши действия в данной ситуации.
Извинится перед посетителем и объяснить, что руководитель задерживается на 10 минут, проводить посетителя в комнату ожидания и предложить чай или кофе.
Задание 5 (максимальное количество баллов – 5 баллов).
Неожиданно на прием к вашему руководителю пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем.
Диалог с руководителем:
-Иван Петрович, извините, что отвлекаю, к вам пришёл Михаил Иванович, что мне ему сказать?
-Ольга, я договорю с партнёром и буду готов принять Михаила Ивановича примерно через 15 минут.
Диалог с посетителем:
-Здравствуйте, Михаил Иванович, к сожалению Иван Петрович, сейчас находится в переговорной, он освободится буквально через 15 минут.
-Хорошо, я подожду.
-Присаживайтесь, могу я вам предложить чай или кофе?
Задание 6 (максимальное количество баллов – 4 балла).
Вы секретарь, вы подготовили приказ на предоставление отпуска сотруднику. Вам необходимо ознакомить сотрудника с приказом в течение рабочего дня. Для этого вы звоните сотруднику по внутреннему номеру телефона и приглашаете на ознакомление с приказом. Составьте телефонный диалог с сотрудником по данному вопросу.
-Мария, здравствуйте это Ольга, секретарь.
-Ольга, здравствуйте.
-Я подготовила приказ на предоставление вам отпуска, вам необходимо с ним ознакомиться сегодня, во сколько вы сможете подойти в 12 кабинет?
-Хорошо, давайте я подойду около 12:30, перед обедом.
-Договорились, Мария. Тогда жду вас в 12:30, до свидания.
-До свидания
Задание 7 (максимальное количество баллов – 3 балла).
В конце рабочего дня ваш руководитель улетает в командировку в соседний город. По дороге в аэропорт он Вам звонит и говорит, что попал в пробку по дороге в аэропорт и, скорее всего, не успеет на самолет. Какую помощь вы можете оказать руководителю в данной ситуации для решения проблемы? Опишите ваши действия в данной ситуации.
Во-первых, если есть возможность зарегистрировать руководителя на рейс онлайн, чтоб, если он всё-таки успеет на рейс, не тратил время на регистрацию. Но, если время критически не хватает, необходимо посмотреть ближайшие рейсы на этот день и купить новый билет.