ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 61
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Задание 1.
Вопросы:
1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.
АКТ
______________ N ___________
приема-передачи архивных
документов на хранение
В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_
(основание передачи)
Фонд ООО «ХХХХХ»
(название передаваемого фонда)
Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,
(название организации, передающей документы)
а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял
(название организации, принимающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
| N п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество ед. хр. | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год | 3 | 200 | |
| 2 | Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год | 3 | 156 | |
| 3 | Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году | 3 | 30 | |
Итого принято __9__(ЗАПОЛНИТЕ)____386__________ ед. хр.
2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
| № п/п | Наименование оборудования (материалов/предметов) | Примечание (количество, особенности и т.п.) |
| | Обложка для дел | твердая обложку из картона |
| | Игла для прошивки документов | игла 80 мм |
| | Шило канцелярское для сшивания документов | Диаметр шила 2 мм |
| | Нить для прошивки | банковский шпагат, лавсановая ленту или специальные прошивные нитки |
| | Антистеплер | |
| | Аппарат для прошивки документов | Брошюровочная машины или биндер |
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)
Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
| № | Способ переплета | Для каких видов документов применяется |
| 1 | в две дырки | если документов немного и они не требуют высокого уровня защиты |
| 2 | «через уголок» | кассовые документы бухгалтерии |
| 3 | в три дырки | если документов немного и они не требуют высокого уровня защиты |
| 4 | в четыре дырки | если сшиваемые документы должны быть хорошо защищены (это всегда применимо к бухгалтерской первичке, отчетности и пр. |
| 5 | прошить папку с документами | Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — 250 |
Задание 3.
Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.
Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.
О1-03 Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности. Причина 5 лет. ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.
Задание 4. Составьте макет инструкции.
В инструкцию внесите пункты:
1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.
2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).
Макет инструкции
-
Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
-
Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.
Задание 5.
Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).
Смета
| № | Наименование программного обеспечения | Стоимость, руб. |
| 1 | Программа управления процессом сканирования и потоковой обработки изображений. NAPS2 | бесплатная |
| 2 | Пакетный обработчик файлов. AСDsee. | бесплатная |
| 3 | Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional | 13667 |
| 4 | Программа распознавания текста. Abbyy Finereader | 6000 |
| 5 | Графическией редактор. Adobe Photoshop | 7300 |
| | | |
| | | |
| | Итого | 26967 |
Служебная записка
В целях обеспечения работы системы электронного архива, прошу приобрести программное обеспечение Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional, программу распознавания текста Abbyy Finereader, графическией редактор Adobe Photoshop на общую сумму 26967 рублей.
Задание 6.
Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
| № | Наименование электронного средства | Функции (для чего применяется) |
| 1 | множительный аппарат | для создания фонда пользования копий к документам архива |
| 2 | персональный компьютер | для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания иснформационно-поисковой системы к документам архива |
| 3 | сканер | Сканирование документов |
| 4 | Прикладное ПО | Для сканирования, распознавания, редактирования документов |
| 5 | Шредер | для уничтожения документов |
Задание 7.
Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.
В этих целях оформите опись дел постоянного хранения
№ 1.
Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.
Секретариат
01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;
01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности
; 12.012003-29.12.2003; 120 листов
01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов
01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа
01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа
01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.
Форма описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № ___________ Наименование должности
Дел постоянного хранения Руководителя организации
за ______________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| Название раздела | |||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
В данные раздел внесено ________ (цифрами и прописью ) ед.хр., с № _____________ по № ______________, в том числе:
(цифрами и прописью
литерные номера: ________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________