Файл: Вопросы к экзамену Электронное правительство рф общегосударственная система электронного документооборота.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 09.11.2023

Просмотров: 72

Скачиваний: 4

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ

  1. «Электронное правительство РФ» - общегосударственная система электронного документооборота.

Система электронного документооборота – это способ ведения дел без движения документов в бумажном виде. Система ЭДО подразумевает создание, обмен и хранение документов в электронном виде.

  1. EDMS-системы (Enterprise Documents Management System - системы управления корпоративными документными ресурсами). –

это глобальная система электронного управления документацией, которая позволяет компаниям создавать динамически формируемые документы для рабочих процессов компаний, хранить данные документы в электронном виде.

  1. Workflow-системы (системы автоматизации деловых процессов).

это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил…

  1. Автоматизация процессов документооборота средствами MS Outlook.

Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе.

Программа Microsoft Outlook может автоматически отслеживать сроки и этапы выполнения работ, проверять синхронизацию версий документов, устанавливать соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.

  1. Автоматизированные функции в системах ЭДО.

Функции:

Гарантия безопасности, Обеспечение версионности, Ускоренный поиск, Обеспечение интеграции с электронной почтой, формирование хранилищ и баз данных.

  1. Виды электронных подписей и принципы их использования.

Простая ЭП — это логин/пароль или код из СМС, которую можно ввести для авторизации в интернет‑магазине или портале «Госуслуги».

Квалифицированная (КЭП) – самая защищенная подпись, создается с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Имеет полную юридическую силу.

Неквалифицированная (НЭП) – это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность пользователя и позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания.

  1. Возможности электронного документооборота.

Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.


Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.

Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.

Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.

  1. Главное назначение систем электронного документооборота.

Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

  1. ЕСМ-системы (Enterprise Content Management - системы управления корпоративным контентом).

Используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации.

Функции:

  • управление документами

  • управление образами документов

  • управление потоками работ

  • управление веб-контентом, мультимедиа

  • управление записями

  1. Жизненный цикл электронного документа.

Жизненный цикл электронного документа (ЭД) – это последовательность событий, сопровождающая его создание и обработку в течение некоторого времени.

Основные этапы обработки входящего письма:

  1. Регистрация в приемной (в канцелярии), присвоение входящего номера,

  2. Отправка руководителю на рассмотрение,

  3. Назначение руководителем исполнителей и внесение им соответствующей резолюции,

  4. Отправка исполнителям,

  5. Подготовка исполнителями ответа руководителю,

  6. Исполнение, завершение и подшивка.

Основные этапы подготовки исходящего письма:

  1. Создание исходящего документа автором,

  2. Отправка руководителю на рассмотрение и подпись (в том числе цифровую),

  3. Отправка на регистрацию в приемную,

  4. Регистрация, присвоение исходящего номера,

  5. Формирование почтового сообщения получателю,

  6. Завершение и подшивка.

  1. Законодательство об электронной подписи. Использование электронной подписи.

ФЗ «Об электр. подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Закон регулируют отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

  1. Зарубежные системы электронного документооборота.

Documentum, платформа для создания системы управления документами в конкретной организации.

DOCS Open, система предназначена для организаций, которые интенсивно занимаются созданием документов и их редактированием

  1. Защита документов в системах ЭДО – политика доступа.

Задачи процесса защиты информации в системах ЭДО:

  • Защита информации от утечек при ее нахождении в ЭДО

  • Защита архива файлов, данных и информации от уничтожения и иных угроз.

  • Защита информации от копирования любым способом.

  1. Защита персональных данных в ИСПДн.

4 степени защищенности

1) безопасность помещения, в которой размещена информацион. система

2) обеспечение сохранности носителей ПД

3) утверждение руководителем оператора документа, определяющего перечень лиц, доступ которых к персональным данным нужен для служебных обязанностей

4) использование средств защиты информации

  1. Индивидуально разрабатываемые системы электронного документооборота.

Создаются под запросы отдельной организации. Создание такого документооборота и его внедрение занимает много времени и требует больших затрат.

  1. Информационно-поисковые системы.

Это система, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе) на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска.

  1. Использование классификаторов и рубрикаторов для создания БД учетного типа.

Учетные БД ведутся для: составления документов централизованного учета; подготовки статистических сведений и аналитических таблиц; оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

  1. Классификация систем электронного документооборота.

Существует 3 типа СЭД:

  • «Коробочные», или универсальные, системы. Они характеризуются доступной стоимостью, простотой установки, имеют стандартный интерфейс, удобны в использовании.

  • Индивидуальные, системы, разрабатываемые непосредственно под запросы отдельной организации. создание такого способа документооборота и его внедрение занимают много времени и требуют больших затрат.

  • Комбинированные системы. Данные СЭД имеют относительно невысокую стоимость, их разработка занимает немного времени. Зачастую системы обладают простым и удобным интерфейсом.

  1. Комбинированные системы электронного документооборота.

Комбинированные системы. Данные СЭД имеют относительно невысокую стоимость, их разработка занимает немного времени. Зачастую системы обладают простым и удобным интерфейсом.

  1. Межведомственный электронный документооборот.

Это система автоматизации делопроизводства и документооборота, включающая системное и прикладное программное обеспечение. Предназначена для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников МЭДО.

  1. Международная стандартизация в области управления документацией.

Она позволяет эффективно организовать работу с документами в сфере любой деятельности и часть этих задач решается международными организациями.

  1. Организационные и технические проблемы контроля исполнения.

Технические проблемы контроля за исполнением поручений: использование специальных программных средств; обеспечение доступа к системе через различный программный интерфейс (веб, мобильные устройства, планшеты).

Организационные проблемы контроля за исполнением поручений: обучение сотрудников работе с программными средствами; обучение сотрудников доступу к системе через различные устройства; возможность делегирования прав по исполнению поручений; формирование перечня лиц, имеющих право на отметку об исполнении поручений.

  1. Основные виды документооборота в нашей стране.

Выделяют виды ЭДО по типу правовых отношений между участниками:

  • внутренний — организация делопроизводства внутри компании,

  • внешний — обмен документацией с контрагентами,

  • ЭДО с государственными органами — например ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

  1. Основные задачи, связанные с хранением и обработкой документов.

Обработка документов состоит в выполнении проверки, регистрации в соответствующих журналах, регистрах, группировки.

Основными задачами хранения являются приём, учет и обеспечение сохранности документов;

  1. Основные понятия электронного документооборота.

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.


  1. Основные принципы электронного документооборота.

  • Регистрация документа

  • Непрерывность движения документа

  • Возможность параллельного выполнения операций

  • Единая база документной информации

  • Организованная система поиска документа

  • Система отчётности по различным статусам и атрибутам документов

  1. Перечень деловых процессов, выполняемых в СДОУ.

  • документирование принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

  • документационное обеспечение управления;

  • получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;

  • контроль их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

  • организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

  1. Понятие «электронный документ», виды полей электронного документа.

ЭД – это информация, созданная и представленная в электронном виде, которая позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Виды: показывают дату и время, имя автора документа или кол-во символов в тексте, служащие для перехода в другое место документа, запускающие макросы, выполняющие вычисления, подсчитывающие количество элементов документа или запрашивающие у пользователя определенные сведения.

  1. Понятие бизнес-процессов делопроизводства. Управление движением документов, прием электронных документов.

БП – это совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту.

Управление документов позволяет обеспечить безопасность и конфиденциальность информации; использование шифрования и электронной подписи; упростить поиск необходимой информации по реквизитам, содержанию и контексту.

Прием электронных документов в архив производится на физически обособленных носителях или по информационно-телекоммуникационной сети. Прием документов, включенных в электронное дело, производится на основании реестра документов электронного дела.

Смотрите также файлы