Файл: Создание форм и отчета. Средства формирования запросов.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 09.11.2023

Просмотров: 81

Скачиваний: 3

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ЛЕКЦИЯ.Тема: Создание форм и отчета. Средства формирования запросов.Цель: познакомиться с мастером форм и отчетов и получить навыки создания форм и отчетов в СУБД Ms Access.Вопросы:

  1. Создание форм

  2. Создание отчета

  3. Средства формирования запросов
Основные понятия1 Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для работы с базой данных.2 Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки.3 Формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим Таблицы. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах.4 Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.5 Панель инструментов Конструктор форм (Form Design) в Access содержит кнопки, предназначенные для разработки форм.Основное назначение кнопок панели элементов (Toolbox):‒ выбор объектов (Select Objects) — выделение щелчком мыши элемента, раздела или формы, выделение группы элементов путем обвода курсором мыши рамки вокруг них;‒ мастера (Control Wizards) — включение или отключение мастера для создания элементов управления (например, элементов Список, Поле со списком);‒ надпись (Label) — создание текстов постоянных заголовков, примечаний, инструкций, не связанных с другими элементами управления;‒ поле (Text Box) — создание элемента типа Свободный (Unbound), который может быть затем связан с полем таблицы или запроса, или использован для создания вычисляемого поля формы;‒ группа переключателей (Option Group) — размещение набора флажков, переключателей или выключателей;‒ выключатель (Toggle Button) — создание выключателей;‒ переключатель (Option Button) — выбор альтернативных значений;
‒ флажок (Check Box) — выбор набора из возможных значений;‒ поле со списком (Combo Box) — создание поля с раскрывающимся списком значений поля из записей некоторой таблицы базы (значение может вводиться в поле пользователем или выбираться из списка);‒ список (List Box) — создание всегда раскрытого списка значений, которые при связи с полем таблицы базы являются единственным источником ввода в поле;‒ кнопка (Command Button) — создание командной кнопки, с помощью которой может быть выполнено одно из действий, например, переход по записям, открыта форма, напечатан отчет и реализованы другие функции Access;‒ рисунок (Image) — для отображения не редактируемого рисунка, не являющегося объектом OLE;‒ свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) — отображение свободного объекта OLE, который остается неизменным при переходе по записям;‒ присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) — отображение объектов OLE, сохраненных в поле базового источника записей формы;‒ разрыв страницы (Page Break) — начало нового экрана в форме, новой страницы в печатной форме (отчете);‒ вкладка (Tab Control) — создание вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементы управления;‒ подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) — вывод данных из таблиц, связанных с таблицей-источником формы;‒ линия (Line) — разграничение разделов в форме (отчете);‒ прямоугольник (Rectangle) — создание рамки при оформлении;‒ другие элементы (More Controls) — открытие обширного спискадополнительных элементов, при выборе из которого в форме будет создан соответствующий элемент.6 Отчеты представляют собой средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.7 По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:– отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;– отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.Создание форм Цель форм Access - создание удобного интерфейса для изменения и ввода данных в таблице, удобного, в первую очередь, для пользователя. Формы – это основное средство интерфейса пользователя в программе Access. 
Формы Access создаются в нескольких целях: 

  • «ввод и редактирование данных» - это самый распространённый способ использования форм. Формы показываю на экране данные, в таком виде, в котором удобно пользователю. 

  • «вывод сообщений» - с помощью форм, можно показывать ошибки или полезную информацию для пользователя. 

  • «печать информации» - можно печатать информацию, которая находится в форме. 
Способы создания форм Access. Что бы создать форму, надо перейти на вкладку «формы» и нажать «создать», после этого появится окно «новая форма». После следует выбрать источник данных для форм и способ создания. Способы создания форм: 

  1. Конструктор форм – позволяет создавать экранные формы для просмотра и ввода данных. 

  2. Мастер форм – быстро создаёт форму на основе выбранных данных. 

  3. Диаграмма – создание формы, в виде диаграммы. 

  4. Сводная таблица – здесь происходит создание объекта сводной таблицы. 
Этапы создания форм Access: 

  • открыть окно базы данных 

  • в окне базы данных выбрать вкладку формы 

  • нажать «создать» 

  • в появившемся окне «новая форма» выбрать способ создания формы 

  • нажать «ок» 
В процессе создания формы, можно изменять элементы, а так же удалять и перемещать.Для этого нужно выделить элемент и выбрать пункт «выбор объектов» на панели элементов, и не отпуская мышь переместить в нужную рамку выделения. Так же в каждой форме нового объекта, есть значение свойств по умолчанию. Некоторые взяты из базовой таблицы, например для элемента «поле»: формат, число знаков, маска ввода, значение по умолчанию. Для изменения размера элементов необходимо переместить выделенный маркер, пока не достигнете нужных пропорций. Если нужно что бы в поле были видны все отображаемые данные, то используем команду «Формат-Размер-По размеру данных».Запросы как средство поиска данных и работы с нимиВ хорошо структурированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, зачастую хранятся в разных таблицах. Запрос может извлечь информацию из разных таблиц и собрать ее для отображения в виде формы или отчета. Запрос может представлять собой обращение к данным для получения информации из базы данных или выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц, а также для добавления, изменения или удаления данных в таблице. Это очень гибкий инструмент: существует много типов запросов, и каждый тип создается с учетом задачи.

Основные типы запросов
Назначение

Запрос на выборку
Получение данных из таблицы и выполнение вычислений.

Запрос на изменение
Добавление, изменение или удаление данных. Для каждой задачи существует специальный тип запроса на изменение. В веб-приложениях Access запросы на изменение недоступны.
Создание запроса на выборкуЗапрос на выборку позволяет просматривать данные только из определенных полей таблицы либо из нескольких таблиц одновременно или же находить данные, которые соответствуют определенным условиям. Создание простого отчетаВ этой области можно создавать различные отчеты в Access от простых до сложных. Независимо от того, является ли отчет простым списком записей или сложным, необходимо сначала определить, какие поля содержат нужные данные и в каких таблицах или запросах они находятся.После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов.Мастер отчетов — это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов.Выбор источника записейОтчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.Создание отчета с помощью средства "Отчет"Средство "Отчет" — это самый быстрый способ создания отчета, потому что при его использовании отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.
В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет.Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.Создание отчета с помощью мастера отчетовВ мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как он будет выглядеть при печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей.

Смотрите также файлы