ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2021
Просмотров: 133
Скачиваний: 1
Тема. Информация и коммуникация в процессе управлениия
-
Значение информации в управлении производством. Классификация информации, требования, предъявляемые к информации.
-
Коммуникация. Понятие, этапы коммуникационного процесса, их содержание.
-
Преграды на пути коммуникации.
Вопрос 1. Значение информации в управлении производством.
Классификация информации
Информация является необходимым условием деятельности человека, средством общения между людьми.
Исследования показывают, что информация превратилась в важнейший фактор развития любой организации. В процессе управления руководители и специалисты постоянно имеют дело с информацией как необходимым средством выработки управленческих решений и их реализации.
Производительность труда и его качество во многом зависят от организации информирования, т.е. своевременного получения и передачи необходимой информации.
Сегодня от 52 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией в процессе совещаний, бесед, переговоров.
С помощью сообщений устанавливается связь между управляющей и управляемой подсистемами. При этом следует иметь в виду, что не только субъект (руководитель) передает информацию своим подчиненным, но и идет обратный процесс, т.е. каждый сотрудник является источником информации и ее получателем.
Информация – это некоторые сведения, совокупность данных, имеющих практическое значении. Без нее управление невозможно, т.к. информация характеризует состояние управляемой и управляющей систем, а также внешней среды.
Если в роли источника информации выступает субъект управления, то это управленческая информация, которая является как предметом, так и продуктом его труда.
В управленческой деятельности информация, как совокупность сведений, данных о процессах, протекающих внутри предприятия и в ее окружающей среде, нужна для снижения неопределенности в принятии управленческих решений, так как само управленческое решение – это сгусток информации собранной, проанализированной и переработанной менеджером.
Информация имеет количественные и качественные характеристики, которые определяются содержанием и повторяемостью решаемых задач и возникающих ситуаций, восприятием их людьми. Если сведения в информации будут недостаточны, то такую информацию называют познавательной, а если же поступающее сообщение не несет информации, то оно называется «шумом»
Информация не исчезает из употребления, и может многократно использоваться, способна накапливаться, покупаться и продаваться.
На разных стадиях процесса управления роль информации неодинакова. Например, для определения целей и задач управления важную роль играют полнота и новизна информации, а при разработке управленческого решения важны своевременность, высокая степень обработки (анализа и синтеза) информации и т.д.
В современных условиях наблюдается непрерывный рост объема информации, что с одной стороны, усложняет управление производством, с другой стороны – повышает требования к нему. Поэтому руководители и специалисты обязаны в совершенстве владеть научными основами работы с информацией, которая является главным предметом их труда.
Теория менеджмента изучает основные принципы и закономерности переработки, хранения и передачи информации в управляющих системах. Циркулирующая в них информация весьма разнообразна и может классифицироваться по различным признакам:
-
по аспектам управления: Экономическая, организационная, техническая,социальная
Под социальной информацией в условиях производства понимают совокупность социологических и социально-психологических данных, способствующих управлению процессами, протекающими в коллективе. Эти данные отличаются от технической и экономической информацией не только по содержанию, но и по своим источникам и методам получения.
Для технической и экономической информации характерно обобщение объективных факторов производства, а для социальной информации не меньший интерес представляют субъективны оценки работников. Поэтому такой источник информации, как мнения в коллективе по поводу организации производства, условий труда и другим вопросам, весьма важен.
-
По характеру предоставления: визуальная, аудио и аудиовизуальная
-
По возможности продуктивного использования: полезная, ложная и избыточная.
-
По источникам возникновения (внешняя, внутренняя)
-
По времени использования
условно-постоянная – остается неизменной и ли подвергается незначительным изменениям в течении длительного времени, переменная – используется в одном цикле обработки.
-
По роли в управленческом процессе (основная и вспомогательная)
-
По степени готовности для использования (первичная, промежуточная, конечная)
-
По степени надежности (достоверная, вероятностная)
-
По способу распространения (устная, письменная, комбинированная)
Требования к качеству Иу
Руководители и специалисты агропромышленных предприятий, используя различную информацию, должны предъявлять к ней определенные требования не только при ее получении, но и в процессе переработки, при передаче ее другим пользователям. Любая информация по возможности должна быть:
-
значимой,
-
ясной (выразительной)
-
краткой, но с достаточной степенью полноты.
-
удобной к восприятию и оценке
-
предварительно обработанной
-
производная информация после обработки первичной носила элементы прогностического характера
-
информацию руководителям следует давать с конкретными рекомендациями по рассматриваемому вопросу
|
|
Вопрос 2. Коммуникация. Понятие, этапы коммуникационного процесса, их содержание
Информация как таковая не оказывает влияние на принимаемые решения, если она не используется во взаимоотношениях между людьми в процессе их работы, если не происходит обмена ею.
Управление современным предприятием требует постоянного обмена информацией с внешней средой, с объектами управления внутри его. Такой обмен информацией в отличие от передачи данных получил название коммуникации или связующего процесса.
Коммуникации (англ. communicate – передавать, сообщать) – это обмен информацией между двумя людьми или более.
Коммуникация пронизывает все виды управленческой деятельности, она предоставляет исходные данные для
-
выработки и исполнения решений,
-
осуществления обратной связи,
-
корректировки целей и процедур деятельности предприятия в соответствии с требованиями ситуации и меняющегося окружения.
Коммуникация – основной связующий процесс в управлении поскольку связывает функции планирования, организации, мотивации и контроля. На основе коммуникации менеджер получает информацию, необходимую для принятия решения и доводит принятое решение до работников организации.
По некоторым данным, руководители тратят от 50 до 90% своего времени на проведение совещаний, встречи с людьми, переговоры, чтение корреспонденции, т.е. на процесс обмена информацией, через каналы коммуникации.
Коммуникации могут осуществляться между:
-
организацией и ее средой (это информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики)
-
между уровнями и подразделениями (коммуникации по вертикали организации)
-
между различными подразделениями (коммуникации по горизонтали организации)
-
между руководителем и подчиненным
2-4 это возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т.д., как правило, является реакцией на воздействие внешней среды
Каждый из перечисленных выше видов коммуникации имеет свои особенности
Коммуникации между организацией и ее средой пользуются разнообразными средствами со своим внешним окружением. Например, для продвижения товара используются программы маркетинга и рекламы, средства массовой информации, надзор за качеством продукции, государственное регулирование экономических процессов, поставщики, потребители
Коммуникации между уровнями и подразделениями эти коммуникации осуществляются как по вертикали (руководитель-подчиненный), так и по горизонтали (между подразделениями предприятия). По нисходящей передается информация о принятых решениях на вышестоящих уровнях вплоть до рабочих исполнителей. По восходящей литии предается информация о ходе производственного процесса, загрузке оборудования, наличии сырья, полуфабрикатов, рабочих и специалистов и т.п.
Для координации действий между множеством подразделений предприятия требуется установление горизонтальных потоков информации между ними, а также надлежащих коммуникаций по вертикали между руководителем и подчиненным.
Коммуникация может быть формальной (то, что было рассмотрено выше) и неформальной.
Руководителям и специалистам нельзя игнорировать неформальные коммуникации, такие как свободный обмен мнениями (в т.ч. во внерабочее время) и даже слухи. Неформальными являются любые коммуникации, которые устанавливаются путем личных контактов вне заранее установленных (официальных) процедур, и их роль может быть весьма значительной, т.к. часто складывающиеся мнения в неформальных группах поступают к менеджеру, позволяя выяснить слабые места производственного процесса или упреждать конфликтные ситуации.
Коммуникации могут проходить в вербальной (речевой) и невербальной форме
Невербальные сигналы проявляются человеком в мимике, жестах, позах, походке и т.д. Они не осознаются или почти не осознаются. Поэтому невербальная информация в большей степени отражает реальное отношение человека к той или иной проблеме. Невербальные сигналы должны быть для руководителя важнейшим источником достоверной информации, необходимой для выбора правильной стратегии общения с конкретными подчиненными. При помощи невербальных средств общения он может управлять вниманием и состоянием сотрудников.
Процесс коммуникации
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Основная цель коммуникационного процесса сводится к обеспечению понимания и правильного восприятия передаваемой информации. Эффективность коммуникаций часто определяют качество решений
Коммуникационный процесс можно представить как совокупность обеспечивающих передачу сообщений компонентов, где выделяют четыре базовых элемента:
источник (отправитель) – лицо, которое собирает/генерирует и передает информацию (в системе управления это, как правило, менеджер, который передает информацию и исполнителю, направляя его действия на реализацию управленческих решений);
сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов;
канал связи – средство передачи информации (каналы могут быть формальными и неформальными, горизонтальными и вертикальными и т.д.);
получатель – наиболее важный элемент коммуникационного процесса (отправитель должен это помнить) – лицо, которому предназначена информация.
Кроме этих элементов в системах коммуникации важную роль играют такие понятия, как
результат (эффект) коммуникации – это изменения в поведении получателя информации, которые происходят вследствие передачи сообщения.
и обратная связь – это реакция получателя на сообщение источника. Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение воспринято и понято, обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять информационные шумы (все, что искажает смысл сообщений)