Файл: Отчет по лабораторной работе 3 рецензирование документа в процессе совместнойработы над ним нескольких пользователей.docx

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им.проф.М.А.Бонч-Бруевича (СПбГУТ)»



Факультет:_____________ИСиТ______________________

Кафедра: _______________ИКД______________________

По дисциплине «___Информационные технологии__»

(наименование учебной дисциплины согласно учебному плану)
ОТЧЕТ

ПО ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ № «_3 »

«РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА В ПРОЦЕССЕ

СОВМЕСТНОЙРАБОТЫ НАД НИМ НЕСКОЛЬКИХ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ»
Матиенко Д.С.

(подпись) (Ф.И.О.)


Оценка: ____________

Дата: ____________

Руководитель ____________ /Аль-Нами Б.А. /

проекта: (подпись) (Ф.И.О.)


Санкт-Петербург

2023

Оглавление

Цель работы.

Цель работы: получить практические навыки в организации совместной работы пользователей с документом с помощью Word, научиться вносить исправления, примечания в документ и создавать лист регистрации изменений.

Теоретическая часть

Подготовленные документы отправляются на согласование для внесения корректировок, замечаний и дополнений. При этом автор документа обязан отслеживать процесс согласования документа до момента его утверждения.

Для привлечения внимания автора документа или другого лица, участвующего в согласовании документа, к какому-либо фрагменту текста документа следует применять способ Выделение цветом. Способ подобен выделению фрагмента текста на бумаге с помощью цветных фломастеров или маркеров.

Для выделения цветом фрагмента текста документа следует использовать кнопку Выделение цветом на вкладке Главная / Шрифт.

Указателем мыши (он приобретает вид фломастера) провести по выделяемому фрагменту текста. Для выбора цвета использовать стрелку, направленную вниз.

Для отмены режима выделения нажать клавишу ESC или повторно кнопку Выделение цветом.

При работе нескольких пользователей с одним документом происходит процесс, называемый

---

рецензированием документа.

В программе MSWord есть специальная вкладка Рецензирование, с помощью которой можно:

• 
  вставить в документ примечания;
  
• 
  отследить исправления, внесенные разными лицами
  

в документ;

• 
  принять исправления или отказаться от них;
  
• 
  сравнить разные версии одного документа;
  
• 
  установить защиту документа.
  

Вставка в документ примечаний

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ свои примечания. Примечания, вставленные пользователем, будут автоматически помечены инициалами, принадлежащими лицу, которое внесло примечание в документ.

Для внесения примечания следует выполнить следующие действия:

• 
  установить указатель мыши в тексте документа в месте ввода примечания;
  
• 
  прейти на вкладку Рецензирование / Примечания;
  
• 
  нажать на кнопку Создать примечание;
  

- в специально отведенной области, ввести текст примечания.

Текст примечания в документе может отображаться в выносках, либо в специальной панели Примечания, которая появляется в левой части экрана. Выбрать тип отображения примечаний и исправлений в документе можно нажатием на кнопку Выноски (Рисунок 1.1).



Рисунок 1.1

Для просмотра, введенных в текст документа примечаний предназначены кнопки Предыдущее и Следующее. Примечания будут показаны в левой части окна на Панели примечаний, либо справа в тексте документа в специальных выносках.

Для удаления примечания нужно поставить курсор в месте примечания в тексте документа и нажать на кнопку Удалить. Оставшиеся примечания будут автоматически перенумерованы.

Каждое примечание маркируется инициалами его автора и порядковым номером [И.И.П.1]. Инициалы пользователя берутся из поля Инициалы диалогового окна Параметры Word/Основные, которое вызывается на экран путем нажатия кнопки Office, если это поле было заполнено пользователем.

Внесение изменений

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ любые изменения. Можно удалять текст автора и вводить собственный текст (заменять или добавлять).

Для сохранения первоначального варианта текста документа, перед началом редактирования документа следует включить режим индикации маркеров исправлений. Для этого нужно щелкнуть по кнопке

---

Исправления и в открывшемся меню выбрать пункт Исправления, который включает режим индикации маркеров исправлений. (Рисунок 1.2).



Рисунок 1.2 - Меню Исправления

В этом режиме добавленный текст помечается подчеркиванием; перечеркивание фрагмента текста, показывает, что этот фрагмент удален из текста; линия слева от абзаца указывает на то, что в этот абзац внесено исправление.

Выбрав команду Параметры исправлений в открывшемся одноименном диалоговом окне можно изменить стандартные параметры маркировки исправлений (Рисунок 1.3).

Для этого на вкладке Рецензирование открыть меню Показать исправления и выбрать пункт Выделение области исправлений. Все исправления будут запоминаться и отслеживаться.
Рисунок 1.3 - Окно Параметры исправлений



Для просмотра исправлений, внесенных разными лицами, участвующими в согласовании документа, в разное время в меню Показать исправления, выбрать команду Рецензенты и установить флажок в пункте Все рецензенты либо установить флажок для конкретного рецензента (Рисунок 1.4).



Рисунок 1.4 - Меню Показать исправления

Исправления, внесенные разными лицами, выделяются разными цветом шрифта.

Для поочередного перехода от одного исправления к другому нужно перейти на вкладку Рецензирование/Изменения и нажимая на кнопки Назад или Далее перейти к предыдущему или следующему исправлению. В процессе просмотра исправлений документа можно принять (кнопка Принять), либо отклонить (кнопка Отклонить) любые исправления (Рисунок 1.5). При отказе от исправления восстанавливается исходный текст.



Рисунок 1.5 - Меню Принять исправления

Создание подписей в документе

Лица, участвующие в согласовании документа, могут одновременно производить согласующие подписи. Последнюю утверждающую подпись производит руководитель предприятия. Подписи в документ вводятся с помощью Автотекста. Предварительно с помощью инструмента Рисованная кривая

---

(вкладка Вставка/Фигуры) необходимо создатьобразец подписи. Затем выполнить следующие действия:

• 
  выделить подпись, которая должна быть оформлена как элемент Автотекста;
  
• 
  нажать на кнопку Автотекст . на панели быстрого доступа и выбрать пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию Автотекста, или нажать сочетание клавиш Alt + F3;
  
• 
  в появившемся диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Имя ввести имя подпись и нажать кнопку ОК;
  
• 
  ввести в текст документа слово подпись;
  
• 
  нажать клавишу F3.
  

Согласующая подпись будет внесена в текст документа вместо слова подпись.

Порядок внесения изменений

Работнику, подготовившего изменения документа, перед внесением изменений необходимо включить режим индикации маркеров исправлений.

Перед внесением любого изменения в текст необходимо выполнить следующие действия:

• 
  перед абзацем, который будет изменен, следует вставить концевую сноску;
  
• 
  если абзац будет удален, концевая сноска должна быть поставлена перед абзацем, следующим за удаленным;
  
• 
  если абзац вводится вновь, концевая сноска должна быть поставлена перед введенным вновь абзацем;
  
• 
  если изменяются, удаляются или вводятся вновь несколько абзацев подряд, то в этом случае для этих абзацев вводится одна концевая сноска.
  

Для вставки концевой сноски нужно выполнить следующие действия:

• 
  установить курсор перед началом нужного абзаца;
  
• 
  перейти на вкладку Ссылки и выбрать пункт Вставить концевую сноску (курсор перейдет в конец документа на лист регистрации изменений и ей будет присвоен порядковый номер);
  
• 
  рядом с порядковым номером концевой сноски следует написать Изменено (если абзац будет изменен), Удалено (если абзац будет удален), Введено вновь (если абзац будет введен вновь);
  
• 
  установить курсор на порядковый номер концевой сноски и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши (курсор будет установлен на соответствующий номер сноски в тексте документа, то есть на изменяемый абзац).
  

Создание листа регистрации изменений

Последняя страница документа должна быть листом регистрации изменений. Прежде чем создать лист регистрации изменений необходимо выполнить следующие действия:

---

• 
  открыть файл с документом, содержащим исправления;
  
• 
  открыть файл с основным документом;
  
• 
  в тексте документа, содержащего исправления, визуально, ориентируясь на концевые сноски, просмотреть все внесенные изменения;
  
• 
  если абзац был изменен или удален, перейти в основной документ, найти, выделить и скопировать в буфер обмена MicrosoftWindowsпервоначальный текст этого абзаца;
  
• 
  создать новый файл и поместить из буфера первоначальный текст абзаца в новый файл;
  
• 
  присвоить новому файлу имя;
  
• 
  если абзац был введен вновь, выделить и скопировать в буфер обмена этот абзац полностью, для того чтобы затем можно было определить границы введенного вновь изменения;
  
• 
  создать новый файл и поместить из буфера данный абзац в новый файл;
  
• 
  принять все изменения и присвоить новому файлу имя;
  
• 
  закрыть файл с основным документом;
  
• 
  перейти на лист регистрации изменений;
  
• 
  присвоить дату проведения изменения в первой строке листа регистрации изменений (для этого установить курсор после текста Изменено, Удалено, или Введено вновь и выбрать пункт Дата и время, в качестве формата даты выбрать первую строку и нажать кнопку ОК);
  

- связать первую строку листа регистрации изменений с соответствующим файлом, содержащим первоначальный текст абзаца документа или текст, введенный вновь. Для этого выполнить следующие действия:

1. 
   установить курсор после даты проведения изменения, перейти на вкладку Вставка/ Текст и нажав на кнопку Объект, выбрать пункт Объект;
   
2. 
   в открывшемся диалоговом окне переключиться на вкладку Создание из файла;
   
3. 
   нажать кнопку Обзор из появившегося диалогового окна Обзор выбрать имя файла, содержащего первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь;
   
4. 
   установить флажки Связь с файлом и В виде значка, нажать кнопку ОК (в лист регистрации изменений будет помещен значок со ссылкой на файл, содержащий первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь);
   
5. 
   повторить два предыдущих пункта для каждой строки листа регистрации изменений.
   

На листе регистрации изменений должны быть расположены строки, имеющие следующую структуру:

Номер концевой Характер Дата внесения Ссылка на файл с

сноски изменения изменения первоначальным текстом или

---