Файл: 1 Характеристика предприятия 5.docx

29 ноября 2017 года на конференции TAdviserSummIT управляющий директор блока «Технологии» ПАО Сбербанк Павел Ходалев, рассказал о том, что на сегодня одной из приоритетных целей Сбербанка является становление его в качестве технологической компании, в связи с чем новой стратегией банка, разрабатываемой до 2020 г., предусмотрена автоматизации рабочих процессов и машинное обучение для высвобождения людей от «мартышкиного труда». Таким образом, на наш взгляд, всякое совершенствование информационного обеспечения анализируемого экономического субъекта должно быть направлено на его автоматизацию и использование для сбора, обработки и хранения информации информационных технологий. Поэтому для совершенствования информационного обеспечения экономической деятельности Сбербанка рекомендуется принять меры по увеличению разнообразия используемых источников информации и методов работы с ней, по развитию информационной грамотности потребителей информации, а также росту уровня своевременности поступления и использования информации. в том числе ускорения процессов обмена с региональными подразделениями и сбора информации, которая должна храниться на бумажных носителях.

03 октября 2017 года в Распоряжение Правительства №1471–р были внесены поправки, согласно которым банки могут получать доступ к двадцати новым видам документов физических и юридических лиц через систему межведомственного электронного взаимодействия. Среди таких документов учредительные документы, которые имеются в распоряжении у Налоговой службы, налоговая отчетность экономических субъектов, бухгалтерская отчетность, имеющаяся у Росстата, сведения о недвижимости, имеющиеся у Росреестра и другие. Вступление в силу в 2018 году таких изменений в российском законодательстве будет способствовать снижению количества документов, которые Сбербанку приходится запрашивать у клиентов, позволит сократить количество ошибок в предоставляемых документах и уменьшит число мошеннических махинаций с достоверностью информации. Достоверность, быстрота и точность получения информации позволят Сбербанку снижать в определенных случаях процентные ставки по кредитам, что будет являться привлекательным аспектом для клиентов банка. Помимо этого, для клиентов это позволит снизить временные затраты и операционные издержки по посещению как самого банка, так и государственных ведомств. Таким образом, опираясь на вышеуказанное нововведение российского правительства, Сбербанку следует увеличить эффективность информационного обеспечения своей экономической деятельности с помощью соединения своей Единой системы информационного обеспечения с государственными органами для получения быстрой и надежной информации о своих клиентах.

---

Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств, куда входят:

• 
  выписка грузоотправителем счета–фактуры и передача его другим участникам расчетов;
  
• 
  содержание расчетного документа и его реквизиты;
  
• 
  сроки составления расчетного документа и порядок предъявления его в банк, а также другим участникам расчетов;
  
• 
  движение расчетного документа между учреждениями банков;
  
• 
  порядок и сроки оплаты расчетного документа, перевода и получения денежных средств.
  

порядок использования расчетного документа для взаимного контроля участников расчета и осуществления мер экономического воздействия.

Самой распространённой формой расчётов для ОСБ №3884 являются платёжные поручения, которые могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей. Оно представляет собой распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке. Основанием для записи операций банка служит первый экземпляр платёжного поручения (с подписями и печатью), который выписывается уполномоченными на это должностными лицами предприятия. Второй прилагается к выписке из расчётного счёта клиента. В банк клиента получателя денег пересылается экземпляр платёжного поручения в электронном виде. Платежное поручение представляется в банк в 4–х экземплярах: 1–й экземпляр используется в банке плательщика, 2–й и 3–й экземпляры отсылаются в банк получателя платежа, 4–й экземпляр возвращается плательщику. Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на счёте плательщика, а также если договором банковского счёта не определены условия оплаты расчётных документов сверх имеющихся на счёте денежных средств, платёжные поручения помещаются в картотеку по вне балансовому счёту №90902 «Расчётные документы, не оплаченные в срок». При этом на лицевой стороне в правом углу всех экземпляров платёжного поручения проставляется отметка в произвольной форме о помещении в картотеку с указанием даты. Оплата платёжных поручений производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством (ст. 855 ГК РФ). Допускается частичная оплата платёжных поручений из картотеки по вне балансовому счёту №90902 «Расчётные документы, не оплаченные в срок». При частичной оплате платёжного поручения банком используется платёжный ордер. При оформлении платёжного ордера на частичную оплату на всех его экземплярах в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата, а также подпись ответственного исполнителя банка. Первый экземпляр платёжного ордера на частичную оплату также заверяется подписью контролирующего работника банка. Плательщик обращается с заявлением на аккредитив в свой банки и предоставляет ему заполненный аккредитив. Поступившие от банка–эмитента денежных средств по покрытому аккредитиву, средства зачисляются исполняющим банком на открытый для осуществления расчётов по аккредитиву отдельный лицевой счёт. Для получения денежных средств по аккредитиву получатель средств предоставляет в исполняющий банк четыре экземпляра реестра счетов со ссылкой на аккредитив, отгрузочные и другие предусмотренные условиями аккредитива документы. При платеже по аккредитиву сумма, указанная в реестре счетов, зачисляется на счёт получателя средств. Первый экземпляр реестра помещается в документы дня банка в качестве основания списания денежных средств с лицевого счёта. Рассказовским ОСБ №3884 аккредитивная форма расчетов не используется. Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации, введенное в действие в 1992 г., предусматривает использование в расчетах платежными требованиями–поручениями положительной формы акцепта, которая всегда имеет предварительный характер. Для акцептования платежного требования–поручения плательщику дается 3 рабочих дня (не считая дня поступления его в банк плательщика).

---

1–й экземпляр служит основанием для списания средств со счета плательщика и остается в документах для банка;

2–й экземпляр высылается в банк поставщика, где служит основанием для зачисления средств на счет поставщика;

3–й экземпляр возвращается плательщику как расписка в совершении банковской операции по его счету.

При частичном отказе от оплаты в платежном требовании–поручении в графе «Сумма к платежу» плательщик проставляет ту сумму, которую согласен оплатить. В Рассказовское ОСБ №141884 чаще всего используют инкассовые поручения для уплаты налогов. Чек – это письменное распоряжение плательщика своему банку уплатить с его счёта держателю чека определённую денежную сумму. Денежные чеки применяются для выплаты держателю чека наличных денег в банке, например, на заработную плату, хозяйственные нужды, закупки сельхозпродуктов и т. д. Расчётные чеки – это чеки, применяемые для безналичных расчётов. Расчётный чек – это документ установленной формы, содержащий безусловный письменный приказ чекодателя своему банку о перечислении определённой денежной суммы с его счёта на счёт получателя средств. Расчётный чек, как и платёжное поручение, оформляется плательщиком, но в отличие от платёжного поручения чек передается плательщиком предприятию – получателю платежа в момент совершения хозяйственной операции, который и предъявляет чек в свой банк для оплаты.

На сегодняшний день автоматизация бухгалтерского учета необходима также, как и в середине девяностых годов. Причин этому много.

Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.

Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Автоматизированная банковская система (базовый комплекс) позволяеторганизоватьбыстроеикачественноеобслуживаниеклиентовпоширокомуспектрууслуг. Основные функциональные модули системы реализуют:

• 
  расчётное-кассовое обслуживание юридических лиц;
  
• 
  обслуживание счетов банков-корреспондентов;
  
• 
  кредитные, депозитные, валютные операции;
  
• 
  любые виды вкладов частных лиц и операции по ним;
  
• 
  фондовые операции;
  
• 
  расчеты с помощью пластиковых карт;
  
• 
  бухгалтерские функции;
  

Под автоматизацией понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Для работы с электронными документами в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести в основном к двум классам: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для российских пользователей, – системы электронного делопроизводства, – и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ – системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД, как правило, включают в себя и эти функции. Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать доступным другим сотрудникам, с которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр. В свою очередь, СЭД развиваются в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа в разных форматах. В результате появляется новый класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД). Content Management (ECM) – это управление корпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. Понятие ECM–системы несколько шире, чем СЭД. Под первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобы иметь право называться ECM–системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламенты доступа к ним и их хранения, управление интернет–данными и «динамическим контентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т.д. Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие. Они тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP–системах. Поскольку, например, электронный образ счёта–фактуры всё равно придётся формировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской или соответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант – интеграция ECM и ERP-систем, при которой записи ERP–системы могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP–системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота на подсистемы, предпринимаемое нами носит несколько «академический» характер. В реальной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. Поэтому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения:

---

• 
  системы автоматизации делопроизводства;
  
• 
  архивы документов;
  
• 
  системы ввода документов и системы обработки образов документов;
  
• 
  системы управления стоимостью хранения документов;
  
• 
  системы маршрутизации документов;
  
• 
  системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
  

Автоматизации документооборота, может положительно сказаться и то, что внедрение систем электронного документооборота целесообразно и эффективно, тогда как обмениваемые документы в большинстве своей массы электронные. Автоматизация бумажного документооборота позволит организовать контроль местонахождения документов и повысить исполнительскую дисциплину, для конечного пользователя такая автоматизация будет означать необходимость совершения дополнительных действий.
На основе анализа общих требований, выдвигаемых руководством банка к системе управления документооборотом и процессами, выделим основные требования для системы электронного документооборота.

Во – первых, система должна быть масштабируемой и обеспечивать стабильную работу с удаленными офисами. Она должна иметь простой интерфейс, для того чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Система электронного документооборота, используемая в Сбербанке, является интуитивно понятной и не вызывает у сотрудников никаких серьезных сложностей в работе.

Немаловажна скорость обработки данных, то есть открытие документов в системе, обработка информации, передача данных, а также реализация оперативного создания отчетов по документообороту и по отдельным документам. Сотрудники должны иметь возможность самостоятельно настраивать маршруты обработки данных, что немало важно.

Также необходимо обеспечить интеграцию системы документооборота с внутренними банковскими системами или их частями, например с единой клиентской базой, справочником сотрудников, справочником контрагентов. Выполнение этого требования будет означать, что система документооборота является и учетной системой с соответствующими возможностями.

Необходимо также ввести разграничение прав доступа к документам системы, в целях обеспечения должного уровня безопасности. Достаточно серьезное внимание следует уделить разделенному хранению данных в системе и разграничению прав доступа.

---

Кроме всего вышесказанного, необходимо добавить в существующую систему документооборота возможность применения электронной подписи, то есть специального реквизита электронного документа, предназначенного для его защиты от подделки, получаемого в результате криптографического преобразования информации и позволяющего в дальнейшем идентифицировать владельца сертификата ключа, а также по мимо этого, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Объем бумажного документооборота в Сбербанке возрастает с каждым днем. Расходы на бумажный документооборот и хранение архивов включаются в стоимость банковских продуктов, что приводит к их удорожанию для потребителя. Меры по снижению административной нагрузки на кредитные организации предусмотрены в Стратегии развития банковского сектора Российской Федерации на период до 2015 года. Одной из них является оптимизация отчетности кредитных организаций и создание условий для перехода к представлению информации преимущественно на электронных носителях. Бизнес – процессы банковского документооборота можно условно разделить на типичные и специализированные, то есть связанные непосредственно с банковской деятельностью. Типичный документооборот как технологический процесс можно разделить на несколько потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в подразделениях, а именно входящий, внутренний и исходящий потоки.

В особую группу специализированного банковского документооборота необходимо выделить документы и процессы, которые связаны с предоставлением банковских услуг и продажей банковских продуктов: кредитных и дебетовых карт, кредитов (потребительское и бизнес–кредитование), заключение договоров по депозитам, а также расчетно–кассовое обслуживание юридических лиц и многое другое. Особое внимание следует уделить организации той части специализированного документооборота, которая обеспечивает предоставление услуги, связанной с большим потоком обращений клиентов, сбором, обработкой и анализом информации, высокой конкуренции на рынке данной услуги. Для примера рассмотрим процесс подачи заявки на пластиковую карту. Изобразим в нотации Cross Functional Flowchart схему данного процесса, рисунок 2.2.


Рис. 2.2 – Схема процесса подачи заявки на пластиковую карту

---