Добавлен: 10.11.2023
Просмотров: 78
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Как видно из схемы, в данный процесс можно сократить излишний документооборот отчасти автоматизировав его. Рассматривая ситуацию, когда клиент, при заполнении анкеты на карту совершил какую–либо ошибку, видно, что данный процесс затягивается еще на кое–какой промежуток времени, до тех пор, пока ошибки в бумажной анкете не будут исправлены. Для оптимизации данного процесса путем сокращения излишнего документооборота предлагается отменить лишние операции, не брать от клиента заполненную на бумажном носителе анкету, а сразу заносить все данные в программу. Вместо копирования документов клиента предлагается их сканирование, с целью сокращения расхода бумаги, а также бумажных документов, находящихся в ежедневном обороте.
Новая модель процесса представлена ниже, на рисунке 2.3.
Рис. 2.3 – Новая модель процесса
Таким образом, даже незначительные на первый взгляд изменения в элементарном банковском процессе приём документов на пластиковую карту с помощью использования информационных технологий, позволяют сократить расходы на бумагу, уменьшить бумажный документооборот, сократить время на выполнение данного процесса тем самым делая его более эффективным при наименьших затратах.
В качестве еще одной рекомендации, разработанной в результате анализа использования информационных технологий в документообороте ОАО "Сбербанк" можно выделить – хранение документов операционного дня в электронном виде. Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD). Данные операционного дня должны автоматически выгружаться из автоматизированной банковской системы, преобразовываться, собираться в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам, проходить процедуру согласования с подтверждением электронной цифровой подписи. По данным из автоматизированной банковской системы необходимо создавать опись документов, собранных в пакет, после чего следует выдавать поручения ответственному сотруднику на запись материального носителя.
Необходимо оптимизировать хранение документов и исключить риски утери клиентских досье. Менеджеры после продаж банковских продуктов должны регистрировать сделки в автоматизированной банковской системе. Каждый документ при печати из данной системы должен сопровождаться уникальным штрих – кодом. Данные о проведенных сделках должны автоматически выгружаться в систему с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собираются в пакеты и отправляются внутренней или внешней курьерской службой в центры хранения. Факт упаковки и отправки должен также фиксироваться в системе. По прибытии в центры хранения пакеты вскрываются, и проверяется целостность доставки. Далее документы упаковываются в файловые коробки, файловые коробки – в архивные короба, архивные короба доставляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. При этом каждый объект имеет свой уникальный идентификатор, штрих–код. По запросу документа из архива происходит обратная процедура, затем нужный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.
Замеры времени нахождения документов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки доставки документов и накапливать необходимую статистику.
Безусловно, что никакую информационную систему невозможно совершенствовать без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае объектом автоматизации выступает процесс прохождения документов через сотрудников банка. Отсутствующее или некачественное описание документооборота в компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к тому, что система электронного документооборота не будет учитывать все особенности движения документов.
Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ–службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: от документов и от процессов. Отчасти оптимизировав документооборот в процессе приема заявки на пластиковую карту, мы использовали подход "от процессов". Рассмотрим другой подход.
Описание "от документов" исторически наиболее распространено и широко используется в банках. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: во–первых, разработка проекта документа, затем согласование документа, его доработка и отправка (или сдача в архив). Причем стадии "согласование документа" и "доработка документа" могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.
Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства – все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самый простой вариант – разработка схем движения документов в виде обычных графических блок–схем.
Рассмотрим на примере блок схему движения документа при формировании приказа о переводе сотрудника из одного подразделения в другое. (рисунок 2.4)
Рис. 2.4 – Схема движения документа
Плюсы такого подхода – минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкость понимания формализованных схем движения документа сотрудниками компании. Помимо этого, в качестве средства формализации документооборота можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, такого рода: "выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно" или "может начать выполняться только одна из следующих функций".
Основной недостаток применения этой нотации заключается в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы – указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции. Кроме того, практика, к сожалению, показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ–специалистов, слишком сложна для сотрудников предприятия. Пример формализации с использованием данной нотации представлен на рисунке 2.5
Рис. 2.5 – Использование нотации IDEF3 при формализации документооборота.
Благодаря формализации документооборота банка можно автоматизировать документооборот банка, сделать его более прозрачным, контролируемым и понятным для каждого из сотрудников.
Таким образом, автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ–специалистами. Документы – это самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес–процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес–процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании. С точки зрения специалистов ИТ–службы документы представляют собой мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае за прохождение и хранение документов отвечают специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (такой, как "1С", "Галактика"), работа с конструкторского –технологической документацией – в PLM–системе ("Лоцман:PLM", T–FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не укладываются ни в одну из существующих информационных систем. Это могут быть внутренние отчеты, организационно – распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае движение документов можно автоматизировать только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow. Использование информационных технологий в документообороте позволяет совершенствовать систему документооборота.
Заключение
Банк отличают высокое качество и технологичность услуг. Коммерческие банковские продукты, предлагаемые корпоративным и частным клиентам – приоритетное для Банка направление бизнеса. Расчетно-кассовое обслуживание, основанное на современных информационных технологиях, соответствует самым высоким стандартам качества и способно удовлетворить запросы самого взыскательного клиента.
В ходе практики были расширены и углублены профессиональные навыки в вопросах сбора, обработки и анализа информации, для чего были использованы приобретенные мною теоретические и практические знания. Были получены знания о документах, их составлении. Пройденная практика способствовала формированию профессиональных способностей и навыков.
Список использованных источников
-
Федеральный закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485–1 "О государственной тайне" (далее – Закон о государственной тайне).
-
Федеральный закон Российской Федерации Перечень сведений, составляющих государственную тайну, содержится в Указе Президента РФ от 24.01.1998 №61. -
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149–ФЗ (ред. от 29.12.2022) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 09.01.2023) -
Федеральный закон Российской Федерации ст. 12 ФЗ РФ от 15.11.1997г. № 143–ФЗ «Об актах гражданского состояния» -
Федеральный закон Российской Федерации ст. 243 Трудового кодекса РФ -
Постановление Правительства РФ от 18 сентября 2006г. № 573 «О предоставлении социальных гарантий гражданам, допущенным к государственной тайне на постоянной основе, и сотрудникам структурных подразделений по защите государственной тайны» -
Федеральный закон Российской Федерации № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 г. -
Бабаш, А.В. Информационная безопасность. Лабораторный практикум: Учебное пособие / А.В. Бабаш, Е.К. Баранова, Ю.Н. Мельников. — М.: КноРус, 2019. — 136 c. -
Гафнер, В.В. Информационная безопасность: Учебное пособие / В.В. Гафнер. — Рн/Д: Феникс, 2020. — 324 c. -
Громов, Ю.Ю. Информационная безопасность и защита информации: Учебное пособие / Ю.Ю. Громов, В.О. Драчев, О.Г. Иванова. — Ст. Оскол: ТНТ, 2021. — 384 c. -
Ефимова, Л.Л. Информационная безопасность детей. Российский и зарубежный опыт: Монография / Л.Л. Ефимова, С.А. Кочерга. — М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2018. — 239 c. -
Ефимова, Л.Л. Информационная безопасность детей. Российский и зарубежный опыт. Монография. Гриф УМЦ «Профессиональный учебник». Гриф НИИ образования и науки. / Л.Л. Ефимова, С.А. Кочерга. — М.: ЮНИТИ, 2019. — 239 c. -
Запечников, С.В. Информационная безопасность открытых систем. В 2–х т. Т.1 — Угрозы, уязвимости, атаки и подходы к защите / С.В. Запечников, Н.Г Милославская. — М.: ГЛТ, 2021. — 536 c. -
Запечников, С.В. Информационная безопасность открытых систем. В 2–х т. Т.2 — Средства защиты в сетях / С.В. Запечников, Н.Г. Милославская, А.И. Толстой, Д.В. Ушаков. — М.: ГЛТ, 2018. — 558 c. Малюк, А.А. Информационная безопасность: концептуальные и методологические основы защиты информации / А.А. Малюк. — М.: ГЛТ, 2022. — 280 c. -
Партыка, Т.Л. Информационная безопасность: Учебное пособие / Т.Л. Партыка, И.И. Попов. — М.: Форум, 2018. — 432 c. -
Петров, С.В. Информационная безопасность: Учебное пособие / С.В. Петров, И.П. Слинькова, В.В. Гафнер. — М.: АРТА, 2016. — 296 c. -
Семененко, В.А. Информационная безопасность: Учебное пособие / В.А. Семененко. — М.: МГИУ, 2017. — 277 c. -
Чипига, А.Ф. Информационная безопасность автоматизированных систем / А.Ф. Чипига. — М.: Гелиос АРВ, 2018. — 336 c. -
Защита информации о https://pandia.ru/text/80/218/40223.phpграниченного доступа | Организация систем защиты информации с ограниченным доступом – SearchInform -
Тема 17 п https://pandia.ru/text/80/218/40223.phpравовые основы защиты информации с ограниченным доступом (studfile.net) -
Статья 9. Огран https://pandia.ru/text/80/218/40223.phpичение доступа к информации \ КонсультантПлюс (consultant.ru) -
[Электронный ресурс] – Категории инф https://pandia.ru/text/80/218/40223.phpормационных ресурсов по доступу к ним пользователей – Информационное право (studme.org) -
[Электронный ресурс] – Права доступа https://pandia.ru/text/80/218/40223.phpк ресурсам (studfile.net) -
[Электронный ресурс] – Информационные р https://pandia.ru/text/80/218/40223.phpесурсы (discovered.com.ua) -
[Электронный ресурс] – Категории https://pandia.ru/text/80/218/40223.php информационных ресурсов по доступу к ним пользователей – Информационное право (studme.org) -
[Электронный ресурс] – Информацион https://pandia.ru/text/80/218/40223.phpные ресурсы Банка России и возможности их использования | Контент–платформа Pandia.ru.