Файл: Разработка автоматизированной информационной системы для компьютерного магазина.doc

2.2. Назначение проектируемой информационной системы

Функции, решаемые информационной системой
Автоматизированная информационная система учета деятельности магазина должна обеспечивать выполнение следующих функций:

-     ввод и хранение информации;

-     резервное архивирование данных;

-     исключение избыточности данных;

-     обновление информации в базе данных ;

-     обеспечение целостности данных;
Задачи, решаемые информационной системой:

-     хранение информации об имеющихся товарах;

-     хранение информации о сотрудниках фирмы;

-     выдачу информации о товарах, сотрудниках, сделках, и всех производимых в данной организации операциях;

-     хранение информации о покупателях;

- выдача отчетов о продажах, а также выдача товарного чека на каждую сделку;

- хранение информации о проданных товарах;

-     хранение информации о поставщиках;

-     хранение информации о поставленных товарах;

-     расчет выручки от продажи и затрат на заказ товаров;

-     печать отчетов;

-     расчет суммы продажи и поставки товаров;



Требования к надёжности.

Система должна обеспечивать:

-     целостность данных;

-     непротиворечивость данных;

-     возможность хранения архивов на внешних носителях.
Требования к составу и параметрам технических средств.

Компьютер стандартной конфигурации:

-      процессор не ниже Pentium;

-      объем оперативной памяти не менее 32 Мб;

-      объём жёсткого диска не менее 300 Мб;

-      видеомонитор SVGA;

-      принтер формата А4;

-      мышь.

Глава 3. Разработка базы данных

Проектирование баз данных - это итерационный, многоэтапный процесс принятия обоснованных решений в процессе анализа информационной модели предметной области, требований к данным со стороны прикладных программистов и пользователей, синтеза логических и физических структур данных, анализа и обоснования выбора программных и аппаратных средств. Этапы проектирования баз данных связаны с многоуровневой организацией данных:

Создание таблиц
Разработка запросов
Разработка форм
Отчетов
Кнопочный интерфейс

3.1.Создание структур таблицы

Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей, в которых хранится информация, составляющая содержание баз данных. Это основной объект базы, все остальные являются производными и создаются на основе ранее подготовленных таблиц.

Каждая запись в таблице БД должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет ту или иную запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами:

Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;
Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой.

Различают два вида таблиц:

сплошные таблицы – не структурированные, где все данные объединяются в одной сплошной табличной структуре;

реляционные данные организованы в них таким образом, чтобы обеспечить в них объединение разнородной информации, исключить её дублирование, предоставить оперативный доступ к имеющимся сведениям. Каждая реляционная таблица посвящена определенной теме. Предоставленная информация описывает однотипные элементы, операции, характеристики.

В моей выпускной квалификационной работе я использовал реляционные виды таблиц.

«Магазины»

В данной таблице я привел список магазинов. Таблица состоит из 3 полей, ключевым из которых является поле «Код магазина».

А вот так выглядит эта таблица при просмотре данных:

«Поставка»
В данной таблице привел даты поставок товаров. Таблица состоит из 2 полей, ключевым из которых является поле «Код поставки».

«Клиенты»
В данной таблице я привел список клиентов.

«Заказы»
В данной таблице я привел список заказов приобретенных товаров.

Товары»
В данной таблице я привел список продаваемых товаров. Таблица состоит из 8 полей. Ключевым полем является «Код товара».

«Сотрудники»
В данной таблице я привел список всех сотрудников магазина.

3.2. Определение связей между таблицами базы данных (схема данных)

Установка ключевых полей позволяет связывать несколько таблиц. Когда база данных состоит из множества таблиц, работа со связанными таблицами становится более эффективной, упрощается ввод данных, снижается вероятность ошибок. Access поддерживает два типа связей

один-к-одному: каждой записи первой таблицы, строго соответствует одна запись другой. Используется редко, полезен когда одну таблицу делят на несколько частей;

один-ко-многим: одна запись первой таблицы связана с множеством записей другой, но одной записи второй не может соответствовать несколько записей из первой.

многие-ко-многим: каждой записи одной таблицы могут соответствовать несколько записей другой таблицы. Реализуется с помощью связывающей таблицы, в которой первый ключ является составным и включает ключ поля первой и второй таблицы.

В своей выпускной квалификационной работе я использовал второй и третий тип связей.

3.3. Проектирование форм для ввода входной информации

Для обеспечения удобства ввода, любая база данных должна иметь как можно больше средств автоматизации ввода. К одним из таких средств относятся формы. Формы – это очень удобный способ, не разбираясь в тонкостях построения баз данных, без труда вводить в неё информацию. В моей базе 6 форм (не считая подчиненных). На каждую таблицу у меня создана форма. Это обеспечивает удобство ввода. После создания всех форм, необходимых для организации ввода данных в базу, создается

Главная кнопочная форма, которая позволяет уже при загрузке базы сразу приступить к работе с ней.

Нужно также заметить, что во многих формах для удобства я вставлял кнопки управления записями и формами.
Вот, например, самая обыкновенная форма, позволяющая вводить новые склады в базу.

Следующая форма несколько сложней предыдущей, поскольку содержит в себе подчиненную форму.

3.4. Проектирование запросов

Запрос – объект БД, который служит для селекции и фильтрации набора данных, позволяет выбрать из большого количества информации только ту, которая соответствует определенному критерию отбора и нужна для решения конкретной задачи. MS Access дает большие возможности при проектировании запросов (включать не все поля, выбирать, сортировать записи, затрагивать данные из нескольких таблиц, выполнять вычисления, использовать запрос в качестве источника данных для отчетов, форм и других запросов, изменять данные в таблицах…) Выделяют два типа запросов:

QBE-запросы (Query By Example – Запрос по образцу);

SQL-запросы (структурированный язык запросов)
Запрос на создание таблицы
Создает таблицу с полной информацией о покупках.

Запрос на обновление
Обновляет поле «Цена» таблицы «Товары».

Запрос на удаление
Результатом этого запроса является удаление клиента из таблицы по его фамилии.

Запрос на выборку

Этот запрос сначала запрашивает название товара, а затем выводит всю информацию о нем.

Этот запрос сначала запрашивает минимальную цену товара, затем максимальную, и затем выводит все товары, которые лежат в введенном ценовом диапазоне.

Перекрестный запрос

А вот так этот запрос выглядит в режиме выполнения:

Запрос на добавление

Добавляет новых клиентов и подробную информацию о них в таблицу «Клиенты».

3.5. Создание отчетов

Отчеты – это информация, оформленная в соответствии с необходимыми спецификациями. Они являются особой формой представления данных. Отчет позволяет использовать и распространять полученную информацию из БД, выводить ее на печать. При оформлении отчетов можно использовать различные элементы управления (графики, диаграммы, рисунки, фон…) Отчеты являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Создавать отчеты можно, используя мастер или конструктор. Автоотчет позволяет быстро создавать более простые отчеты. Он бывает двух видов: в столбец и ленточный. Ленточный отчет размещает записи в отдельную строку, а поля в отдельные столбцы. Его удобно применять при большом числе записей и малом количестве полей. Отчет в столбец удобен в том случае, когда мало записей и много полей. Когда необходимо создавать сложные, многоуровневые отчеты, нельзя использовать автоотчет. В данном случае чаще всего применяется мастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этом могут использоваться различные функции и построитель выражений. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора. Далее по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектирует отчет.

Отчет «Итоговый»

А вот как выглядит диалог создания отчета в режиме конструктора.

3.6. Проектирование кнопочной формы

Самая важная форма – Главная кнопочная форма, благодаря которой можно добраться до любой другой формы одним щелчком. На разработку дизайна этой формы у меня ушло больше всего времени.