ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 234
Скачиваний: 8
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Тема 4. Информационно-справочные документы
К информационно-справочным документам относятся:
докладные записки,
объяснительные записки,
служебные записки,
акты,
протоколы,
справки,
письма,
телеграммы, телефонограммы.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1
Цель работы: Изучить информационно-справочные документы.
Задачи: Ответить на вопросы теста, выбрав один правильный вариант ответов из предложенных.
1. Какой документ, из перечисленных ниже, не относится к информационно-справочным документам?
Ответ 1 Справка
Ответ 2 Докладная записка
Ответ 3 Объяснительная записка
Ответ 4 Указание
Ответ 5 Акт
Ответ 6 Письмо
Ответ 7 Телеграмма
Ответ 8 Телефонограмма
2. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, то он:
Ответ 1 Просто не подписывает его
Ответ 2 Не подписывает его и составляет объяснительную записку руководителю организации
Ответ 3 Подписывает его с оговоркой о своем несогласии
Ответ 4 Просто подписывает его
3. Нужно ли формулировать заголовок к тексту при составлении письма?
Ответ 1 Да, всегда (на бланке формата А4)
Ответ 2 Да, если текст письма большого объема
Ответ 3 Да, если в тексте письма рассматривается несколько вопросов
Ответ 4 Нет, если составитель письма не видит в этом необходимости
4. На какой вопрос должен отвечать заголовок к тексту письма?
Ответ 1 Для чего?
Ответ 2 Про что?
Ответ 3 О чем?
Ответ 4 К чему?
Ответ 5 Зачем?
Ответ 6 Почему?
5. Напротив приведенных определений укажите соответствующий вид письма (информационное письмо, рекламное письмо, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-напоминание, письмо-ответ):
Определение Вида письма
- Часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов;
- Документ, который предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии;
- Документ, который сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии;
- Документ, который направляется адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг и товаров;
- Документ, который составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос;
- Документ, который содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе;
- Документ, который содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо
обязательства или проведения мероприятия;
- Документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств;
- Документ, который по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем.
6. Сколько подписей обычно имеет гарантийное письмо?
Ответ 1 Одну
Ответ 2 Две
Ответ 3 Три
7. Ставится ли на гарантийных письмах печать?
Ответ 1 Да, всегда
Ответ 2 Да, только если они касаются кадровых вопросов
Ответ 3 Нет
8 Какой документ относится к коллегиальному?
Ответ 1 Гарантийное письмо
Ответ 2 Протокол
Ответ 3 Справка
9 Какое максимальное количество адресатов может иметь одно письмо?
Ответ 1 2
Ответ 2 4
Ответ 3 3
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2
Цель работы: Научиться составлять и оформлять документ в текстовом редакторе MS Word.
Задачи:
-
Рассмотреть предложенные ситуации. Составить документ по одной из выбранных вами ситуаций. -
Набрать документ с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 (поля документа, вид и размер шрифта, междустрочный интервал). Использовать угловое расположение реквизитов. Тремя Enter отделить три части в документе (заголовочную, основную и оформляющую). Сохранить документ на компьютере.
Ситуация 1.
На ЗАО «Леонтия», 20 декабря текущего года, комиссия под председательством начальника технической группы А.А. Волового и членов комиссии Борисова М.Ю. - начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П. - бухгалтера, и Романовой И.К. - офис-менеджера, на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой от 11.07.2009 г., провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345 (1 шт.), шредер (инв. номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. - начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.
Ситуация 2.
17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов « Чайка» прибыла посылка с завода-поставщика (ООО «Магнит»), при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е.П. и членов комиссии инженера Павлова А.Р. и зав. складом № 1 Кудряшова Р.В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недостающее количество корпусов к часам. Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т.г.) директором завода Б.И.Романовым.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3
Цель работы: Научиться составлять и оформлять документ в текстовом редакторе MS Word.
Задачи:
-
Рассмотреть предложенные ситуации. Составить документ по одной из выбранных вами ситуаций. -
Набрать документ с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 (поля документа, вид и размер шрифта, междустрочный интервал). Использовать угловое расположение реквизитов. Тремя Enter отделить три части в документе (заголовочную, основную и оформляющую). Сохранить документ на компьютере.
Ситуация 1:
Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГПРЕДБАНК» (пр. Вернадского, 19, Москва, 112123, тел.: 567-22-17, факс: 576-22-20) С.А. Шумов обратился к генеральному директору НПО «Асбест» Л. М. Волынцеву с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДБАНК» рабочих площадей - 180 кв.м. под размещение отделения банка.
Письмо было составлено исполнителем Подлесной О. А. и подписано 24 марта текущего года.
Ситуация 2:
Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г. Москва, Лесная ул., д.18,) В.А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору А.М.Мягкову, об отправке документации, содержащей информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование, а также предложение заключить договор на его поставку. При принятии положительного решения о закупке оборудования соответствующее письмо необходимо направить руководителю отдела сбыта ОАО «Торгпотребсоюз»Наумову С. П. Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4
Цель работы: Научиться составлять и оформлять документ в текстовом редакторе MS Word.
Задачи:
-
Рассмотреть предложенные ситуации. Составить документ по одной из выбранных вами ситуаций. -
Набрать документ с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 (поля документа, вид и размер шрифта, междустрочный интервал). Использовать угловое расположение реквизитов. Тремя Enter отделить три части в документе (заголовочную, основную и оформляющую). Сохранить документ на компьютере.
Ситуация 1.
Составьте докладную записку секретаря-референта Петровой А.А. начальнику общего отдела ООО «Луч» Комаровой Е.Н. об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад. Дату укажите любую.
Ситуация 2.
Составьте докладную записку начальника цеха № 3 Иванова И.И. директору ОАО «Ярославские шины» Петрову Р.М. о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке сборки по причине слабого контроля со стороны главного механика. Дату укажите любую.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 5
Цель работы: Научиться составлять и оформлять документы в текстовом редакторе MS Word.
Задачи:
-
Рассмотреть предложенные ситуации. Составить документ по одной из выбранных вами ситуаций. -
Набрать документ с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 (поля документа, вид и размер шрифта, междустрочный интервал). Использовать угловое расположение реквизитов. Тремя Enter отделить три части в документе (заголовочную, основную и оформляющую). Сохранить документ на компьютере.
Ситуация 1.
Слесарь муниципального ремонтно-строительного предприятия «Орион» г. Москвы Абрамов Василий Федорович обратился с просьбой к руководству этого предприятия выдать справку по запросу муниципального детского сада № 6 Северо-Восточного округа г. Москвы, который посещает его дочь Абрамова Наташа. В справке необходимо подтвердить размер заработной платы, полученный слесарем в первом квартале текущего года.
Ситуация 2.
Инженер Соколов Олег Геннадьевич потерял работу в связи с ликвидацией предприятия и зарегистрировался на бирже труда в Северном административном округе г. Москвы. В октябре текущего года он нашел работу в ООО «Системы комплексной сигнализации» (директор Петров А.А.). К 1 ноября ему необходимо представить на биржу справку о том, что он назначен на должность технического директора с окладом по штатному расписанию. Секретарь-помощник генерального директора Матвеева И.К., отвечающая за кадровую работу на предприятии, оформила необходимые сведения.
Тема 5. Документы по личному составу
Какие документы относятся к личным?
заявления;
резюме (автобиографии)/анкеты;
характеристики;
трудовые договоры;
личные карточки, личные дела;
приказы по личному составу;
трудовые книжки и др.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1
Тема: Заявление.
Цель работы: Научиться составлять и оформлять документ в текстовом редакторе MS Word.
Задачи:
-
Набрать одно заявление из предложенных вариантов с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 (поля документа, вид и размер шрифта, междустрочный интервал). Использовать угловое расположение реквизитов. Тремя Enter отделить три части в документе (заголовочную, основную и оформляющую). Недостающие реквизиты укажите самостоятельно. Сохранить документ на компьютере.
Вариант 1: об увольнении мастера цеха №14 по собственному желанию.
Вариант 2: о переводе менеджера рекламного отдела на должность руководителя отдела.
Вариант 3: о предоставлении очередного ежегодного отпуска.
Вариант 4: о предоставлении материальной помощи.
Все работы присылать на ktorg@mubint.ru с указанием в теме сообщения:
ДОУ и ваши Фамилия И.О.
Преподаватель Морозова Елена Владимировна
Список литературы
1. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: учебник для высших и средних специальных учебных заведений / И. Н. Кузнецов. - М. : Юрайт, 2010. - 576 с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), М: «Феникс», 2007. 376 с.
3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. М.: МЦФЭР, 2006. 557 с.
4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. М: «ИНФРА-М», 2008. – 268 с.
5. Аксенова Ж.Н. документирование управленческой деятельности: Учебно-методическое пособие / Ж.Н. Аксенова. – Томск, Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2009. – 190 с.
6. Басаков М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления). М: «Феникс», 2008. – 474 с.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М: «ИНФРА-М», 2007. – 364 с.
8. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. М: «Омега-Л», 2008. – 207 с.
9. Стенюков М.В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству. М: «А-Приор», 2007. – 224 с.
10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
11.Басаков М.И. Служебное письмо: порядок подготовки и оформления: Учебн.практич. пособие. – 5-е изд.,испр. И доп., – М.: «Дашков и Ко», 2010. – 124 с.
12.Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие. / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.:КНОРУС, 2010. – с. 59-69.