Файл: Цель работы Сформировать навыки описания рабочих и бизнеспроцессов предметной области. Задание.docx

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 23.11.2023

Просмотров: 60

Скачиваний: 5

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.


Описание бизнес-процессов
Цель работы: Сформировать навыки описания рабочих и бизнес-процессов

предметной области.
Задание. Описать рабочие процессы и бизнес-процессы предметной области,

определить неэффективные бизнес-процессы.


Вариант - Вузовская библиотека


  1. Рабочие процессы:

  • вход - нужа студентов в бесплатных книгах для обучения

  • преобразование - вуз предоставляет ресурс для удовлетворения потребности в обучении. Процесс преобразования в библиотеке включает различные задачи, которые помогают сделать информацию более доступной и удобной для пользователей. Например лассификация новых материалов и сортировка по категориям.

  • выход - предоставление доступа к информации например выдача книг, чтение в библиотеке (предоставление пространства для концентрации в тишине)

  • Модели рабочих процессов



    Процесс принятия и обработки запросов:

    • Действующие лица: пользователи, библиотекари.

    • Действия: пользователи отправляют запросы на поиск информации, библиотекари обрабатывают запросы, ищут необходимые материалы, выдают их пользователям.

    • Результаты: пользователи получают доступ к необходимой информации.

    • Состояния: материалы могут быть доступны или недоступны для выдачи.

    Процесс классификации и индексации:

    • Действующие лица: библиотекари.

    • Действия: библиотекари классифицируют новые материалы, присваивают им номера и индексы, чтобы они могли быть легко найдены пользователями.

    • Результаты: новые материалы добавляются в систему, пользователи могут легко найти их.

    • Состояния: материалы могут быть отсортированы по различным категориям и тематикам.



    типы бизнес-процессов

    бизнес-процесс

    характеристика

    основной

    Принятие и обработка запросов на поиск информации

    это процесс, когда пользователи библиотеки обращаются к библиотекарям с просьбой найти нужные материалы. Библиотекари ищут нужные материалы в библиотечном каталоге и на полках, выдают материалы пользователю и записывают данные о выдаче в систему. В результате пользователи получают нужную информацию, а библиотека удовлетворяет их потребности

    вспомогательный

    Классификация и индексация материалов

    это процесс, когда библиотекари классифицируют и индексируют материалы в библиотеке для более удобного поиска и доступа к ним пользователей.

    управленчески

    Управление персоналом

    это процесс, который включает в себя планирование, набор, обучение, развитие и управление работниками библиотеки.

    развивающий

    Развитие коллекции материалов


    это процесс, который включает в себя определение потребностей пользователей в новых материалах, анализ и выбор лучших материалов для приобретения, закупку новых материалов и организацию их хранения и доступа.




    4. Пример вертикального описания бизнес-процесса "Выдача книги":


    1. Пользователь приходит в библиотеку и обращается к библиотекарю за книгой.

    2. Библиотекарь проверяет наличие книги в базе данных и на полке.

    3. Если книга есть на месте, библиотекарь отмечает ее в базе данных как выданную и передает ее пользователю.

    4. Если книга отсутствует на полке, библиотекарь помечает ее как недоступную в базе данных и сообщает пользователю о ее отсутствии.

    5. Пользователь получает книгу и проверяет ее на наличие повреждений или недостатков.

    6. При наличии повреждений или недостатков пользователь сообщает об этом библиотекарю, который делает пометку в базе данных и принимает меры для замены или ремонта книги.

    7. Пользователь получает читательский билет, если он еще не зарегистрирован в библиотеке, и записывается в журнал выдачи книг.


    5. Процесс оформления читательского билета:

    Действующие лица: сотрудник библиотеки, читатель.

    Действия:

    • Читатель заполняет анкету на получение читательского билета.

    • Сотрудник библиотеки проверяет анкету на правильность заполнения и наличие необходимых документов.

    • В случае положительного решения, сотрудник библиотеки оформляет читательский билет и выдает его читателю.

    • В случае отрицательного решения, сотрудник библиотеки объясняет причины и отказывает в выдаче читательского билета.

    • Результат: оформленный читательский билет.


    6. Проблемы которую необходимо решить.

    1. Повторяющиеся задачи: ручное выполнение рутинных задач занимает много времени и может привести к ошибкам.

    2. Медленный процесс обработки документов: обработка документов может занимать слишком много времени и задерживать другие процессы.

    3. Проблемы с контролем запасов: недостаточный контроль запасов может привести к тому, что определенные книги или ресурсы становятся недоступными для читателей.

    7.

    • Автоматизировать повторяющиеся задачи для ускорения процессов и снижения риска ошибок.




    Цель описания бизнес-процесса

    Описать проблему, связанную с повторяющимися задачами в библиотеке, и определить, как их автоматизация может ускорить процессы и снизить риск ошибок.

    Цель бизнес-процесса

    Автоматизировать повторяющиеся задачи в библиотеке для ускорения процессов и снижения риска ошибок.

    Ответственные за бизнес-процесс

    Ответственными за автоматизацию повторяющихся задач будут IT-специалисты, которые разработают и внедрят необходимое программное обеспечение.

    Приоритетные задачи

    1. Найти повторяющиеся задачи и приоритезировать их по степени влияния на процессы библиотеки.

    2. Анализ возможностей автоматизации этих задач и выбор наиболее подходящих решений для их автоматизации.

    3. Разработка программного обеспечения и его внедрение в бизнес-процессы библиотеки.

    4. Тестирование программного обеспечения и проверка его работоспособности.

    5. Обучение сотрудников библиотеки работе с новым программным обеспечением.




    Начало и конец бизнес-процесса

    Начало бизнес-процесса - идентификация повторяющихся задач и их приоритизация.

    Конец бизнес-процесса - обучение сотрудников библиотеки работе с новым программным обеспечением.

    Ключевые точки

    Вытекают из пунтка приоритетных задач.
    Идентификация повторяющихся задач.

    Анализ возможностей автоматизации задач.

    Разработка программного обеспечения и его внедрение.

    Тестирование программного обеспечения.

    Обучение сотрудников библиотеки.


    Ключевые показатели эффективности для оценки и постоянного улучшения процесса

    1. Уменьшение времени, затрачиваемого на выполнение повторяющихся задач.

    2. Снижение количества ошибок, допускаемых при выполнении повторяющихся задач.

    3. Увеличение производительности библиотеки.

    4. Уменьшение затрат на выполнение повторяющихся задач.




    Модель бизнес-процесса,

    1. Разработка и тестирование автоматизированных задач.

    2. Обучение сотрудников использованию автоматизированных задач и инструментов.

    3. Регулярное обновление и поддержка автоматизированных задач.








    • Медленный процесс обработки документов




    Цель описания бизнес-процесса

    определить проблемы, связанные с медленным процессом обработки документов в библиотеке ВУЗа.

    Цель бизнес-процесса

    ускорить процесс обработки документов, чтобы сократить время, затрачиваемое на выполнение задач и увеличить эффективность работы.

    Ответственные за бизнес-процесс

    библиотекари, администраторы, руководители.

    Приоритетные задачи

    1. Автоматизировать процесс сбора, обработки и хранения документов с помощью электронных систем и баз данных.

    2. Улучшить организацию рабочего места библиотекарей и оптимизировать рабочие процессы, связанные с обработкой документов.

    3. Обучить библиотекарей использованию новых технологий и программ для обработки документов.




    Начало и конец бизнес-процесса

    начало - получение документов, конец - готовый к использованию документ.

    Ключевые точки

    1. Прием и проверка документов на соответствие требованиям.

    2. Обработка документов, включая индексацию и каталогизацию.

    3. Хранение документов в электронном виде в базе данных.

    4. Поиск и выдача документов пользователям.




    Ключевые показатели эффективности для оценки и постоянного улучшения процесса

    1. Время обработки заявки на получение книги

    2. Время проверки наличия книги на складе

    3. Время закупки книги в случае ее отсутствия

    4. Время уведомления студента о готовности книги к выдаче

    5. Время выдачи книги студенту

    Модель бизнес-процесса

    1. Заявка на получение книги поступает от студента в электронном виде.

    2. Заявка отправляется в отдел выдачи литературы.

    3. Отдел выдачи литературы осуществляет проверку наличия книги на складе.

    4. Если книга есть на складе, она резервируется на имя студента и отправляется в отдел выдачи литературы.

    5. Если книга отсутствует на складе, заявка отправляется в отдел закупок.

    6. Отдел закупок производит закупку книги и уведомляет об этом отдел выдачи литературы.

    7. Книга отправляется в отдел выдачи литературы и резервируется на имя студента.

    8. Студент получает уведомление о том, что книга готова к выдаче в отделе выдачи литературы.

    9. Студент приходит в отдел выдачи литературы и получает книгу.







    • Проблема контроля запасов



    Цель описания бизнес-процесса

    выявить проблемы в управлении запасами и определить возможности для их автоматизации.

    Цель бизнес-процесса

    эффективно управлять запасами, минимизировать издержки на их хранение и обеспечить наличие необходимых материалов для удовлетворения потребностей библиотеки и ее пользователей.

    Ответственные за бизнес-процесс

    сотрудники отдела закупок, бухгалтерия, склад

    Приоритетные задачи

    1. Определение минимального количества материалов на складе, при котором обеспечивается непрерывность работы библиотеки.

    2. Разработка процедур для своевременного заказа и поставки материалов.

    3. Автоматизация процесса учета и контроля за запасами.

    4. Разработка механизмов управления остатками материалов на складе.




    Начало и конец бизнес-процесса

    Начало процесса - получение заявок на закупку материалов.

    Конец процесса - получение и оплата счета поставщика.

    Ключевые точки

    1. Получение заявки на закупку материалов.

    2. Проверка наличия материалов на складе.

    3. Оформление заказа на поставку материалов.

    4. Получение поставки.

    5. Проверка соответствия поставки заказу.

    6. Учет и контроль остатков материалов на складе.

    7. получение и оплата счета поставщика.




    Ключевые показатели эффективности для оценки и постоянного улучшения процесса

    1. Количество ошибок в заказах и поставках.

    2. Скорость обработки заказов и получения поставок.

    3. Уровень запасов материалов на складе.

    4. Стоимость хранения материалов.




    Модель бизнес-процесса

    1. Заказ товаров и контроль доступности запасов

    2. Прием и проверка товаров

    3. Хранение и учет запасов

    4. Управление запасами и продажами





    Процесс TO-BE:

    1. Пользователь запрашивает информацию из каталога библиотеки через онлайн-систему.

    2. Система автоматически обрабатывает запрос и ищет информацию в базе данных.

    3. Система возвращает результаты поиска в онлайн-каталоге.

    4. Запрос отправляется на утверждение в библиотечный отдел.

    5. Если запрос утвержден, система автоматически создает заказ на поставку материала.

    6. Заказ отправляется поставщику, а статус заказа отображается в системе.

    7. После получения материала, система автоматически добавляет его в каталог библиотеки.



    Отчет о выполнении процесса TO-BE:


    1. Пользователь отправил запрос на поиск информации в каталоге библиотеки через онлайн-систему.

    2. Система автоматически обработала запрос и нашла информацию в базе данных.

    3. Система вернула результаты поиска в онлайн-каталоге.

    4. Запрос был отправлен на утверждение в библиотечный отдел.

    5. Запрос был утвержден, и система автоматически создала заказ на поставку материала.

    6. Заказ был отправлен поставщику, и статус заказа был отображен в системе.

    7. После получения материала, система автоматически добавила его в каталог библиотеки.


    Отчет о проделанной работе по автоматизации бизнес-процессов вузовской библиотеки:
    В рамках проекта были проведены следующие работы:


    1. Анализ текущих бизнес-процессов библиотеки, выявлены неэффективные области и определены проблемы, которые необходимо решить.




    1. Разработан процесс TO-BE

    2. Сформирован отчет по процессу TO-BE

    3. Выбраны необходимые инструменты для автоматизации бизнес-процессов, проведена установка и настройка программного обеспечения.

    4. Организовано обучение персонала работе с новой системой, проведены тестирование и отладка.

    5. В результате проделанной работы удалось значительно улучшить процессы обслуживания пользователей библиотеки, сократить время выполнения запросов и увеличить эффективность работы сотрудников.