Файл: Цель работы Сформировать навыки описания рабочих и бизнеспроцессов предметной области. Задание.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 60
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Описание бизнес-процессов
Цель работы: Сформировать навыки описания рабочих и бизнес-процессов
предметной области.
Задание. Описать рабочие процессы и бизнес-процессы предметной области,
определить неэффективные бизнес-процессы.
Вариант - Вузовская библиотека
-
Рабочие процессы:
-
вход - нужа студентов в бесплатных книгах для обучения -
преобразование - вуз предоставляет ресурс для удовлетворения потребности в обучении. Процесс преобразования в библиотеке включает различные задачи, которые помогают сделать информацию более доступной и удобной для пользователей. Например лассификация новых материалов и сортировка по категориям. -
выход - предоставление доступа к информации например выдача книг, чтение в библиотеке (предоставление пространства для концентрации в тишине)
Модели рабочих процессов
Процесс принятия и обработки запросов:
-
Действующие лица: пользователи, библиотекари. -
Действия: пользователи отправляют запросы на поиск информации, библиотекари обрабатывают запросы, ищут необходимые материалы, выдают их пользователям. -
Результаты: пользователи получают доступ к необходимой информации. -
Состояния: материалы могут быть доступны или недоступны для выдачи.
Процесс классификации и индексации:
-
Действующие лица: библиотекари. -
Действия: библиотекари классифицируют новые материалы, присваивают им номера и индексы, чтобы они могли быть легко найдены пользователями. -
Результаты: новые материалы добавляются в систему, пользователи могут легко найти их. -
Состояния: материалы могут быть отсортированы по различным категориям и тематикам.
типы бизнес-процессов | бизнес-процесс | характеристика |
основной | Принятие и обработка запросов на поиск информации | это процесс, когда пользователи библиотеки обращаются к библиотекарям с просьбой найти нужные материалы. Библиотекари ищут нужные материалы в библиотечном каталоге и на полках, выдают материалы пользователю и записывают данные о выдаче в систему. В результате пользователи получают нужную информацию, а библиотека удовлетворяет их потребности |
вспомогательный | Классификация и индексация материалов | это процесс, когда библиотекари классифицируют и индексируют материалы в библиотеке для более удобного поиска и доступа к ним пользователей. |
управленчески | Управление персоналом | это процесс, который включает в себя планирование, набор, обучение, развитие и управление работниками библиотеки. |
развивающий | Развитие коллекции материалов | это процесс, который включает в себя определение потребностей пользователей в новых материалах, анализ и выбор лучших материалов для приобретения, закупку новых материалов и организацию их хранения и доступа. |
4. Пример вертикального описания бизнес-процесса "Выдача книги":
-
Пользователь приходит в библиотеку и обращается к библиотекарю за книгой. -
Библиотекарь проверяет наличие книги в базе данных и на полке. -
Если книга есть на месте, библиотекарь отмечает ее в базе данных как выданную и передает ее пользователю. -
Если книга отсутствует на полке, библиотекарь помечает ее как недоступную в базе данных и сообщает пользователю о ее отсутствии. -
Пользователь получает книгу и проверяет ее на наличие повреждений или недостатков. -
При наличии повреждений или недостатков пользователь сообщает об этом библиотекарю, который делает пометку в базе данных и принимает меры для замены или ремонта книги. -
Пользователь получает читательский билет, если он еще не зарегистрирован в библиотеке, и записывается в журнал выдачи книг.
5. Процесс оформления читательского билета:
Действующие лица: сотрудник библиотеки, читатель.
Действия:
-
Читатель заполняет анкету на получение читательского билета. -
Сотрудник библиотеки проверяет анкету на правильность заполнения и наличие необходимых документов. -
В случае положительного решения, сотрудник библиотеки оформляет читательский билет и выдает его читателю. -
В случае отрицательного решения, сотрудник библиотеки объясняет причины и отказывает в выдаче читательского билета. -
Результат: оформленный читательский билет.
6. Проблемы которую необходимо решить.
-
Повторяющиеся задачи: ручное выполнение рутинных задач занимает много времени и может привести к ошибкам. -
Медленный процесс обработки документов: обработка документов может занимать слишком много времени и задерживать другие процессы. -
Проблемы с контролем запасов: недостаточный контроль запасов может привести к тому, что определенные книги или ресурсы становятся недоступными для читателей.
7.
-
Автоматизировать повторяющиеся задачи для ускорения процессов и снижения риска ошибок.
Цель описания бизнес-процесса | Описать проблему, связанную с повторяющимися задачами в библиотеке, и определить, как их автоматизация может ускорить процессы и снизить риск ошибок. |
Цель бизнес-процесса | Автоматизировать повторяющиеся задачи в библиотеке для ускорения процессов и снижения риска ошибок. |
Ответственные за бизнес-процесс | Ответственными за автоматизацию повторяющихся задач будут IT-специалисты, которые разработают и внедрят необходимое программное обеспечение. |
Приоритетные задачи |
|
Начало и конец бизнес-процесса | Начало бизнес-процесса - идентификация повторяющихся задач и их приоритизация. Конец бизнес-процесса - обучение сотрудников библиотеки работе с новым программным обеспечением. |
Ключевые точки | Вытекают из пунтка приоритетных задач. Идентификация повторяющихся задач. Анализ возможностей автоматизации задач. Разработка программного обеспечения и его внедрение. Тестирование программного обеспечения. Обучение сотрудников библиотеки. |
Ключевые показатели эффективности для оценки и постоянного улучшения процесса |
|
Модель бизнес-процесса, |
|
-
Медленный процесс обработки документов
Цель описания бизнес-процесса | определить проблемы, связанные с медленным процессом обработки документов в библиотеке ВУЗа. |
Цель бизнес-процесса | ускорить процесс обработки документов, чтобы сократить время, затрачиваемое на выполнение задач и увеличить эффективность работы. |
Ответственные за бизнес-процесс | библиотекари, администраторы, руководители. |
Приоритетные задачи |
|
Начало и конец бизнес-процесса | начало - получение документов, конец - готовый к использованию документ. |
Ключевые точки |
|
Ключевые показатели эффективности для оценки и постоянного улучшения процесса |
|
Модель бизнес-процесса |
|
-
Проблема контроля запасов
Цель описания бизнес-процесса | выявить проблемы в управлении запасами и определить возможности для их автоматизации. |
Цель бизнес-процесса | эффективно управлять запасами, минимизировать издержки на их хранение и обеспечить наличие необходимых материалов для удовлетворения потребностей библиотеки и ее пользователей. |
Ответственные за бизнес-процесс | сотрудники отдела закупок, бухгалтерия, склад |
Приоритетные задачи |
|
Начало и конец бизнес-процесса | Начало процесса - получение заявок на закупку материалов. Конец процесса - получение и оплата счета поставщика. |
Ключевые точки |
|
Ключевые показатели эффективности для оценки и постоянного улучшения процесса |
|
Модель бизнес-процесса |
|
Процесс TO-BE:
-
Пользователь запрашивает информацию из каталога библиотеки через онлайн-систему. -
Система автоматически обрабатывает запрос и ищет информацию в базе данных. -
Система возвращает результаты поиска в онлайн-каталоге. -
Запрос отправляется на утверждение в библиотечный отдел. -
Если запрос утвержден, система автоматически создает заказ на поставку материала. -
Заказ отправляется поставщику, а статус заказа отображается в системе. -
После получения материала, система автоматически добавляет его в каталог библиотеки.
Отчет о выполнении процесса TO-BE:
-
Пользователь отправил запрос на поиск информации в каталоге библиотеки через онлайн-систему. -
Система автоматически обработала запрос и нашла информацию в базе данных. -
Система вернула результаты поиска в онлайн-каталоге. -
Запрос был отправлен на утверждение в библиотечный отдел. -
Запрос был утвержден, и система автоматически создала заказ на поставку материала. -
Заказ был отправлен поставщику, и статус заказа был отображен в системе. -
После получения материала, система автоматически добавила его в каталог библиотеки.
Отчет о проделанной работе по автоматизации бизнес-процессов вузовской библиотеки:
В рамках проекта были проведены следующие работы:
-
Анализ текущих бизнес-процессов библиотеки, выявлены неэффективные области и определены проблемы, которые необходимо решить.
-
Разработан процесс TO-BE -
Сформирован отчет по процессу TO-BE -
Выбраны необходимые инструменты для автоматизации бизнес-процессов, проведена установка и настройка программного обеспечения. -
Организовано обучение персонала работе с новой системой, проведены тестирование и отладка. -
В результате проделанной работы удалось значительно улучшить процессы обслуживания пользователей библиотеки, сократить время выполнения запросов и увеличить эффективность работы сотрудников.