Файл: Подготовка и проведение рабочего совещания. Психологические аспекты.pdf

Подготовка и проведение рабочего совещания.
Психологические аспекты.

Коммуникация
- передача сообщения, сознательное, простроенное, адресное и целесообразное влияние на взгляды и ценности собеседника, построенное преимущественно на рациональной основе.
Понятия «коммуникация» и «общение» в жизни часто употребляют как синонимы, но это не вполне справедливо, между ними есть существенная разница.
Бытовое - чаще общение, профессиональное - чаще коммуникация.
Бесцельное и без правил - чаще общение, с осознанной целью и по скриптам (по заранее подготовленным текстовкам) - чаще коммуникация. В отличие от общения,
коммуникация предполагает наличие цели как минимум у одного из участников.
Общение
- легкое, неглубокое взаимодействие между людьми и в большей степени обмен эмоционально значимыми сообщениями и чувствами, в том числе чувствами важными и глубокими.
Коммуникация
- взаимодействие собеседников, каждый из которых имеет задачу влияния на другого и знает, у его партнера по коммуникации задача такая же. Эмоции и чувства для коммуникации не то что мало характерны, они скорее не запускают процесс, а являются служебным моментом коммуникации.
Коммуникатор
выразит вам любые чувства, если сейчас они необходимы для решения ситуативной задачи, и не выразит вам чувств никаких, если это в ситуации неуместно.
Коммуникатор
- человек со склонностью (задачей) влиять на окружающих
(партнера) адресно и целесообразно, подбирая действия, слова, интонации и формулировки, чтобы получить нужную реакцию или ответ.
Определение

Теории и модели коммуникации
Линейная (классическая) модель коммуникации Г. Лассуэла (1948) включает 5
основных элементов коммуникативного процесса:
кто? (передаёт сообщение) – коммуникатор;
что? (передаётся) – сообщение;
как? (осуществляется передача) – канал;
кому? (направлено сообщение) – аудитории;
с каким эффектом? (эффективность сообщения) — результат.

В процедуре общения выделяют следующие этапы:
Потребность в коммуникации
(необходимо сообщить или узнать информацию, повлиять на собеседника и т. п.) — побуждает человека вступить в контакт с другими людьми.
Ориентировка в целях коммуникации
, в ситуации общения.
Ориентировка в личности собеседника
Планирование содержания коммуникации
— человек представляет себе
(обычно бессознательно), что именно скажет.
Бессознательно (иногда сознательно) человек выбирает конкретные средства, фразы, которыми будет пользоваться, решает как говорить, как себя вести.
Установление контакта
Обмен мнениями, идеями, фактами
Восприятие и оценка
ответной реакции собеседника, контроль эффективности общения на основе установления обратной связи.
Корректировка направления
, стиля, методов общения и способов их взаимодействия.
Процедура коммуникации

Доверие
Бессознательное
Сознательное
Подстройка
Вербальная
Предикаты
Сознательное
Бессознательное
Невербальная
Поза
Конгруэтность
Движение
Голос
Ритм
Дыхание
Установление доверия

Невербальная коммуникация
Проксемика. Ориентация.
• Позиция делового взаимодействия, когда два человека в соавторстве работают над какой-либо общей проблемой. Позиция удачна для людей имеющих равный статус,
включенных в общение для обсуждения и выработки общих решений.
• Конкурирующие (оборонительная позиция) – самая некомфортная позиция для собеседника, затрудняет понимание точки зрения собеседников, не создает непринужденной атмосферы.
• Независимая позиция свидетельствует о полном отсутствии собеседников друг к другу, как правило, ее занимают люди сознательно стремящиеся уйти от контакта.
• Дружеская позиция, непринуждённая обстановка для общения
Существуют оптимальные «зоны» для различных видов общения, меняющиеся от одной культуры к другой.

Формулировка причин вызова
Типичные ошибки.
Часто встречается такая причина вызова – «для дачи пояснений по вопросам
ведения финансово-хозяйственной деятельности». Но финансово-хозяйственная деятельность не должна контролироваться налоговыми органами, п.1 ст.82 НК РФ
предусматривает контроль за соблюдением налогового законодательства.
В уведомлении – плательщика вызывают на заседание комиссии по «легализации
налоговой базы», хотя, как известно, подобные комиссии отменены.
Или в уведомлениях отсутствует подробное описание оснований вызова: по каким налогам, за какой период, по каким сделкам. В результате впустую тратится время и налогоплательщиков, и налоговых органов.
Также иногда в уведомлениях содержится требование сразу представить
уточненные налоговые декларации, хотя пояснения налогоплательщика еще не были получены.
В некоторых случаях налоговые органы заменяют процедурой вызова
налогоплательщика процедуру истребования документов.
В ходе заседания комиссии (рабочего совещания) можно наблюдать подмену
получения пояснений налогоплательщика фактически проведением допроса.
При этом работники налоговых органов зачастую исключают презумпцию добросовестности в действиях налогоплательщика – раз его вызвали в инспекцию, то заведомо он умышленно виновен. Хотя вина может быть и в форме неосторожности.

Формулировка причин вызова
Ошибки причин вызова не буду говорить, чтобы не навредить
Манипуляция
Страх на основании отсутствия описания, могу не приходить нужны только документы, пришлю по почте…
приду с адвокатом не приду, но напишу жалобу неправомерные действия, я буду жаловаться я знаю
Петра
Ивановича
…
на основании неточности в запросе уводить разговор в другую сторону
(подмена тезиса)

Для чего проводятся рабочие совещания
Рабочее совещание

фиксирует наличие проблемной ситуации;

рассматривает кратко- средне- и долгосрочные прогнозы развития ситуации;

определяет уровень угроз для организации и налогоплатильщика и возможные альтернативные варианты решения проблем;

определяет наличие ресурсов, необходимых для решения проблемы, и возможные варианты их использования;

документально
фиксирует
все необходимые аспекты реализации выработанного решения;

документально фиксирует персональную ответственность за реализацию отдельных элементов (этапов) принятого решения, а также создает механизм контроля за его выполнением.

План совещания
1.
Эффективные коммуникации:

Техники вхождения в контакт

Подстройка

Техники активного слушания
(отзеркаливание,
перефразирование,
резюмирование)
2.
Цели – определить четкую цель: Для чего?
3.
Задачи

оценить важность проблемы, продумать возможные сценарии, выбрать метод
принятия решения, соответствующие стратегическим приоритетам политики организации, дать поручения;

провести совещание таким образом, чтобы состоялась
конструктивная
дискуссия участников, позволяющая получить наиболее полную информацию по проблеме,
выявить основные альтернативные сценарии развития событий и наиболее эффективные управленческие решения;

добиться консенсуса (убедить всех присутствующих в том, что принимаемое решение оптимально с точки зрения реализации стратегии и политики организации);

распределить персональную ответственность за исполнение решения в целом, его отдельных частей и контроль за исполнением.

Основная задача докладчика
Основная задача докладчика (инспектора) – подготовить

свое выступление,

раздаточные материалы

проект решения таким образом, чтобы

наиболее полно проинформировать присутствующих на совещании о существующей проблеме (проблемах);

осветить основные альтернативные варианты решения проблемы;

оценить сравнительную эффективность возможных вариантов решения и осветить наиболее вероятные сценарии развития ситуации;

вовлечь присутствующих в конструктивный диалог по обсуждаемым проблемам.
Правильно проведенная подготовка к совещанию позволяет подготовить и принять эффективное решение, что психологически оптимально мотивирует участников на его осознанное осуществление.

Процедура убеждения
Процедура убеждения включает 4 вида убеждающих воздействий:
1.
Информирование
2.
Разъяснение
3.
Доказательство
4.
Опровержение

Процедуры убеждения: информирование
Основной способ информирования – это рассказ
рассказ индуктивный изложение идет от
общих положений и проблем к частным
фактам и задачам больше подходит для решения масштабных производственных проблем.
дедуктивный изложение идет от
отдельных фактов к
обобщениям и выводам больше подходит для решения социальных и личных проблем.

Процедуры убеждения: разъяснение
Основные виды разъяснения:
инструктивное строится как спокойно излагаемая логически выверенная последовательность инструкций по типу «делай-раз, делай-два, делай-три»
проводится тогда, когда от требуется наилучшим образом запомнить, что именно и как, в какой последовательности требуется сделать.
повествующее отличается от инструктивного тем, что по форме оно должно восприниматься как живой заинтересованный рассказ. Для достижения этого эффекта отдельные элементы инструкции заменяются живыми примерами,
которые должны привести к
нужным выводам.
проводится тогда,
когда организация обладает необходимой для этого подготовкой.
рассуждающее строится таким образом,
что перед налогоплатильщиком ставятся проблемы и вопросы, требующие от них ответа. В начале организация выдвигает доводы
«за»
и
«против»,
отслеживая реакции налогоплатильщика, а по мере втягивания налогоплатильщика в процесс, побуждает его самостоятельно выдвигать доводы «за» и
«против».
проводится тогда,
когда необходимо добиться того,
чтобы налогоплатильщик сам сформулировал, в основном,
необходимое для организации решение и в дальнейшем оно воспринималось им как собственное.

Процедуры информирования: доказательство
Доказательство строится на 4-х фундаментальных законах логики:
Законе тождества – каждая мысль в процессе обсуждения сохраняет одно и тоже определенное содержание, сколько бы раз она не повторялась.
Пример: «Студенты прослушали лекцию». Слово «прослушали» можно
понять в двух значениях: то ли студенты внимательно слушали
преподавателя, то ли всё пропустили.
Или шутка: Я сломал ногу в двух местах, больше не ходи в эти места; - Я пою
в душе.
Законе исключенного третьего – два суждения, в одном из которых утверждается нечто («А» есть «Б»), а в другом то же самое отрицается («А» не есть «Б»), не могут быть оба одновременно быть истинными.
Пример: для суждений «сумма налога большая» и «сумма налога небольшая»
промежуточным будет «сумма налога средняя»

Процедуры информирования: доказательство
Закон противоречия. Высказывание и его отрицание не могут быть одновременно истинными.
Пример: И из детства – «Закрой рот и ешь».
Самое сложное – выявить противоречие. Фраза «в детстве у меня не было детства» не нарушает закон противоречия, а «сделал устный доклад в письменной форме» нарушает. Так что, главное – понять, имеет место противоречие или игра слов.
Законе достаточного основания
– для того, чтобы некое суждение было принято как достоверное – оно должно быть подтверждено другими аргументами,
истинность которых проверена практикой.
Пример: «Не ставьте мне двойку. Я прочитал весь учебник и, возможно, что-то
отвечу». Вывод не вытекает из основания: студент мог прочитать весь учебник,
но из этого не следует, что он сможет что-то ответить.
Принцип презумпции невиновности предписывает считать человека невиновным, даже если он даёт показания против себя, до тех пор, пока его вина не будет достоверно доказана какими-либо фактами. То есть признание вины –
недостаточное основание, а факты и улики, указывающие на преступника, –
достаточное.

Основные понятия и элементы доказательства
Тезис словесное выражение того, что хотят обосновать, доказать
Аргумент логический довод, истинность которого проверена и доказана практикой. Наиболее сильными аргументами в
процессе доказательства являются факты, истинность которых не подвергается сомнению.
Демонстрация способ доказательства,
рассуждения.
При
прямом
доказательстве аргументы непосредственно подтверждают истинность тезиса. При
косвенном доказательстве
истинность тезиса доказывается путем опровержения противоположного утверждения на основании законов тождества и исключенного третьего.

18
Структура доказательства
Структура доказательства
Тезис (что доказывается)
Аргументы (чем доказывается)
Демонстрация (как доказывается)

Правила построения тезиса
1.
Тезис необходимо формулировать предельно ясно и четко, не допуская
возможности двусмысленности его понимания и истолкования. Ошибки в выборе слов, приводящие к неясности формулировки тезиса, позволяющие его неоднозначно истолковывать, могут быть использованы оппонентами как для дискредитации собственно тезиса, так и дискредитации выступающего,
допускающего ошибки.
2.
В ходе доказательства тезис должен оставаться неизменным – то есть доказываться должно одно и тоже утверждение (конечно, если по ходу процесса доказательства вы не поняли, что сами допустили ошибку при формулировке). Держите формулировку тезиса под своим контролем на
всем протяжении совещания; не допускайте потери тезиса; обращайте особое внимание на попытки оппонентов совершить его частичную или полную подмену.