Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Челябинский государственный университет»

ФГБОУ ВО «ЧелГУ»

Кафедра экономики отраслей и рынков
РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

ФИО студента _____________________________________________________

Направление обучения_____________________________________________

Группа____________________________________________________________

Преподаватель____________________________________________________

Челябинск, 2018

Модуль 1. Управленческий документ. Основные понятия

Цель: сформировать понятийный аппарат; закрепить полученные знания особенностей управленческих документов, их функций, значения в процессе принятия и реализации управленческих решений.

Теоретическая часть.
Документ— зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Организационно-распорядительный документ— вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Документирование— запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия.

Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
Функции документаподразделяются на общие и специфические.

---

Кобщим функциям относятся:
— информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве);

— социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности);

— коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);

— культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).
Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа:
1) управленческой функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные), создаваемые специально для реализации целей управления;

2) правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно выполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства);
3) научно-историческую функцию выполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около12—14 %.
Юридическая сила документа


Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ.

Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков. Одними из основных требований, предъявляемых к документам, являются соответствие их правовым нормам, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов.

Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.

Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

---

Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России (например, Трудовому кодексу РФ) и содержать достоверную информацию.

Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документов. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают его недействительным. Вместе с тем если в письме не будет заголовка или не будет указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

К юридически значимымотносятся следующие реквизиты:

• 
  наименование организации;
  
• 
  подпись;
  
• 
  дата составления документа;
  
• 
  печать;
  
• 
  гриф утверждения документа;
  
• 
  регистрационный номер документа.
  

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации,
необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием таких носителей, как магнитные ленты, дискеты, диски и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплексывзаимоувязанных документов, созданных по единым правилам итребованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации (уставам), другим нормативным документам, содержащим правила документирования

---

Практическая часть.

Задание 1. Пользуясь учебной литературой и интернет-ресурсами, найдите определения следующих понятий

Акт- это документ, который составляется комиссией, уполномоченными лицами, должностным лицом (ревизором, инспектором и т.п.), подтверждающий установленные ими факты.

Архив – это накопление исторических записей – на любом носителе-или физического объекта, в котором они находятся.

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

Движение документов - документоборот

Дело – работа, занятие, действие не для развлечения; предпринимательство, коммерческое предприятие, бизнес; вопрос, требующий разрешения.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Докладная (служебная) записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

---

Объяснительная записка - это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.

Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Положения — свод правил, законов, касающихся чего-нибудь.

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, командира или начальника, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчинёнными.

Протокол - запись в определённом формате, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие) события, например: полицейский протокол происшествия, допроса и др. следственных действий; протокол официальной встречи (Протокол Манинга).

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель, его подчиненный или представитель для решения оперативных вопросов.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит – обязательные сведения в договоре, акте и любом другом документе.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служба документационного обеспечения управления – самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ.

Справка — это документ, содержащий подтверждение событий, фактов.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Телеграмма (телетайпограмма) — это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи, как внутри страны, так и за рубеж.

Телефонограмма - разновидность голосового сообщения, широко применявшаяся наряду с телеграммой до появления персональных средств связи.

Телефакс (факс) — сеть связи,.передающая по электроканалам неподвижныеплоские изображения при помощи факсимильных аппаратов.

---

Смотрите также файлы

• 1. Таинства православной церкви общие сведения Семь таинств православной церкви.rtf

• Цели и результаты административной реформы.pdf

• Моделирование, кинематическое и динамическое исследование и симуляция манипулятора с 5 степенями свободы.docx

• Российский государственный социальный университет итоговое практическое задание по дисциплине История социальной работы.docx

• Международная торговля и мировой рынок. Междунар одная торговая политика.pdf