Файл: Рабочая тетрадь по дисциплине Документирование управленческой деятельности фио студента Направление обучения Группа Преподаватель Челябинск, 2018 Модуль Управленческий документ. Основные понятия.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.11.2023
Просмотров: 2812
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования«Челябинский государственный университет»ФГБОУ ВО «ЧелГУ»Кафедра экономики отраслей и рынковРАБОЧАЯ ТЕТРАДЬПо дисциплине «Документирование управленческой деятельности»ФИО студента _____________________________________________________Направление обучения_____________________________________________Группа____________________________________________________________Преподаватель____________________________________________________Челябинск, 2018Модуль 1. Управленческий документ. Основные понятияЦель: сформировать понятийный аппарат; закрепить полученные знания особенностей управленческих документов, их функций, значения в процессе принятия и реализации управленческих решений.Теоретическая часть.Документ— зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Организационно-распорядительный документ— вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.Документирование— запись информации на различных носителях по установленным правилам.Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.Функции документаподразделяются на общие и специфические.
Кобщим функциям относятся:— информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве);— социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности);— коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);— культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа:1) управленческой функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные), создаваемые специально для реализации целей управления;2) правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно выполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства);3) научно-историческую функцию выполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около12—14 %.Юридическая сила документаДокументы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ.Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков. Одними из основных требований, предъявляемых к документам, являются соответствие их правовым нормам, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России (например, Трудовому кодексу РФ) и содержать достоверную информацию.Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документов. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают его недействительным. Вместе с тем если в письме не будет заголовка или не будет указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.К юридически значимымотносятся следующие реквизиты:
Практическая часть.Задание 1. Пользуясь учебной литературой и интернет-ресурсами, найдите определения следующих понятийАкт- это документ, который составляется комиссией, уполномоченными лицами, должностным лицом (ревизором, инспектором и т.п.), подтверждающий установленные ими факты.Архив – это накопление исторических записей – на любом носителе-или физического объекта, в котором они находятся.Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составленаБланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.Движение документов - документоборотДело – работа, занятие, действие не для развлечения; предпринимательство, коммерческое предприятие, бизнес; вопрос, требующий разрешения.Делопроизводство или документационное обеспечение управления – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).Докладная (служебная) записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.Документирование – это процесс создания и оформления документа.Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Объяснительная записка - это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).Положения — свод правил, законов, касающихся чего-нибудь.Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, командира или начальника, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчинёнными.Протокол - запись в определённом формате, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие) события, например: полицейский протокол происшествия, допроса и др. следственных действий; протокол официальной встречи (Протокол Манинга).Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель, его подчиненный или представитель для решения оперативных вопросов.Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Реквизит – обязательные сведения в договоре, акте и любом другом документе.Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.Служба документационного обеспечения управления – самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ.Справка — это документ, содержащий подтверждение событий, фактов.Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.Телеграмма (телетайпограмма) — это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи, как внутри страны, так и за рубеж.Телефонограмма - разновидность голосового сообщения, широко применявшаяся наряду с телеграммой до появления персональных средств связи.Телефакс (факс) — сеть связи,.передающая по электроканалам неподвижныеплоские изображения при помощи факсимильных аппаратов.
Кобщим функциям относятся:— информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве);— социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности);— коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);— культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа:1) управленческой функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные), создаваемые специально для реализации целей управления;2) правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно выполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства);3) научно-историческую функцию выполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около12—14 %.Юридическая сила документаДокументы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ.Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков. Одними из основных требований, предъявляемых к документам, являются соответствие их правовым нормам, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России (например, Трудовому кодексу РФ) и содержать достоверную информацию.Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документов. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают его недействительным. Вместе с тем если в письме не будет заголовка или не будет указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.К юридически значимымотносятся следующие реквизиты:
-
наименование организации; -
подпись; -
дата составления документа; -
печать; -
гриф утверждения документа; -
регистрационный номер документа.
Практическая часть.Задание 1. Пользуясь учебной литературой и интернет-ресурсами, найдите определения следующих понятийАкт- это документ, который составляется комиссией, уполномоченными лицами, должностным лицом (ревизором, инспектором и т.п.), подтверждающий установленные ими факты.Архив – это накопление исторических записей – на любом носителе-или физического объекта, в котором они находятся.Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составленаБланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.Движение документов - документоборотДело – работа, занятие, действие не для развлечения; предпринимательство, коммерческое предприятие, бизнес; вопрос, требующий разрешения.Делопроизводство или документационное обеспечение управления – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).Докладная (служебная) записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.Документирование – это процесс создания и оформления документа.Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Объяснительная записка - это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).Положения — свод правил, законов, касающихся чего-нибудь.Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, командира или начальника, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчинёнными.Протокол - запись в определённом формате, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие) события, например: полицейский протокол происшествия, допроса и др. следственных действий; протокол официальной встречи (Протокол Манинга).Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель, его подчиненный или представитель для решения оперативных вопросов.Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Реквизит – обязательные сведения в договоре, акте и любом другом документе.Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.Служба документационного обеспечения управления – самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ.Справка — это документ, содержащий подтверждение событий, фактов.Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.Телеграмма (телетайпограмма) — это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи, как внутри страны, так и за рубеж.Телефонограмма - разновидность голосового сообщения, широко применявшаяся наряду с телеграммой до появления персональных средств связи.Телефакс (факс) — сеть связи,.передающая по электроканалам неподвижныеплоские изображения при помощи факсимильных аппаратов.