Файл: Рабочая тетрадь по дисциплине Документирование управленческой деятельности фио студента Направление обучения Группа Преподаватель Челябинск, 2018 Модуль Управленческий документ. Основные понятия.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.11.2023
Просмотров: 85
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
,
16 — номер дела по номенклатуре дел,
87 — индивидуальный регистрационный номер документа.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.
Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др.
Практическая часть.
1.Привести схему документооборота на Вашем предприятии.
2.Какие службы занимаются обработкой документации.
3.Привести конкретный алгоритм обработки входящей, исходящей и внутренней документации в виде блок-схемы.
4.Представить технологию контроля исполнения документов на Вашем предприятии.
Модуль 4. Оформление трудовых отношений
Теоретическая часть.
Приказы по личному составу.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор (контракт), докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Ведение трудовых книжек работников.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
Формирование и ведение личных дел.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.
Состав документов, помещающих в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник. Документы располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании; копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой контракт; копия приказа о назначении на должность. Личные дела имеют длительный срок хранения.
Ведение личных карточек.
На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки или на пишущей машинке. Все записи формулируются полностью без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы.
Задание 1.В чем заключается социальное значение кадровой документации? Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Задание 2.Назовите основные унифицированные формы по учету кадров.
Задание 3.Приведите определение трудового договора. Раскройте содержание трудового договора. Назовите его реквизиты. Трудовой договор — в трудовом праве письменный документ — соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности. В соответствии с трудовым договором работник обязуется лично выполнять работу по определённой должности, соответствующей его квалификации, работодатель обязуется предоставлять работнику работу, обеспечивать условия труда и своевременно выплачивать заработную плату. Трудовые договоры могут заключаться: Виды:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
-документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
-документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении трудового договора, установлен в ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса:
— ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
— место и дата заключения договора. Как эти реквизиты указать, говорится в п. п. 3.11 и 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, далее — ГОСТ Р 6.30-2003;
— подписи сторон. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
Есть еще один реквизит, который в указанной статье Трудового кодекса не упоминается, но который необходим, потому что ссылки на него содержат другие кадровые документы. Этим реквизитом является номер трудового договора. Его необходимо указывать в приказе о приеме на работу (форма N Т-1) в графе «Номер трудового договора», а также в личной карточке работника (форма N Т-2). Порядок оформления этого реквизита приведен в п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003.
Задание 4.Каков порядок оформления трудовой книжки? Какие данные работника указываются в трудовой книжке?
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Задание 5. Каковы правила оформления приказов по личному составу?
Напишите приказ об увольнении Николая Ивановича Сидорова, менеджера по сбыту ООО «Тара», по собственному желанию с 10 апреля 2017 г.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др. Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке. Напишите приказ об увольнении Николая Ивановича Сидорова, менеджера по сбыту ООО «Тара», по собственному желанию с 10 апреля 2017 г.
ООО «Тара»
Г.Шадринск
Приказ № 29 Об увольнении по собственному желанию
Уволить менеджера по сбыту Сидорова Н.И. по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с 10 апреля 2017 года. Основание для издания приказа: личное заявление сотрудника.
Генеральный директор Петров В. Д.
10.04.2017
Задание 6.Каково назначение и порядок оформления личной карточки формы Т2?Охарактеризуйте основные разделы личной карточки. Личная карточка работника ведется на каждого работающего на предприятии. В ней записываются основные данные, содержащие сведения о трудовой деятельности сотрудника на данном месте. Это делается для того, чтобы впоследствии при выходе работника на пенсию или переводе в другую организацию можно было полностью финансово рассчитать его, а при необходимости предоставить всю информацию за период его работы сотрудника в организации для проверки. Можно выделить следующую информацию, которая подлежит внесению в личную карточку:
- номер приказа приема на работу,
- данные из трудовой книжки (стаж работы по видам, наличие стажа, который позволяет иметь право на льготы и т.д.)
- и паспортные данные.
Основные разделы личной карточки:
1) Сведения о воинском учете- Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
2) Прием на работу и переводы на другую работу- Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу.
3) Аттестация- Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе
«Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.
4) Повышение квалификации- Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности.
16 — номер дела по номенклатуре дел,
87 — индивидуальный регистрационный номер документа.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.
Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др.
Практическая часть.
1.Привести схему документооборота на Вашем предприятии.
2.Какие службы занимаются обработкой документации.
3.Привести конкретный алгоритм обработки входящей, исходящей и внутренней документации в виде блок-схемы.
4.Представить технологию контроля исполнения документов на Вашем предприятии.
Модуль 4. Оформление трудовых отношений
Теоретическая часть.
Приказы по личному составу.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор (контракт), докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Ведение трудовых книжек работников.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
Формирование и ведение личных дел.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.
Состав документов, помещающих в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник. Документы располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании; копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой контракт; копия приказа о назначении на должность. Личные дела имеют длительный срок хранения.
Ведение личных карточек.
На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки или на пишущей машинке. Все записи формулируются полностью без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы.
Задание 1.В чем заключается социальное значение кадровой документации? Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Задание 2.Назовите основные унифицированные формы по учету кадров.
Задание 3.Приведите определение трудового договора. Раскройте содержание трудового договора. Назовите его реквизиты. Трудовой договор — в трудовом праве письменный документ — соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности. В соответствии с трудовым договором работник обязуется лично выполнять работу по определённой должности, соответствующей его квалификации, работодатель обязуется предоставлять работнику работу, обеспечивать условия труда и своевременно выплачивать заработную плату. Трудовые договоры могут заключаться: Виды:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
-документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
-документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении трудового договора, установлен в ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса:
— ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
— место и дата заключения договора. Как эти реквизиты указать, говорится в п. п. 3.11 и 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, далее — ГОСТ Р 6.30-2003;
— подписи сторон. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
Есть еще один реквизит, который в указанной статье Трудового кодекса не упоминается, но который необходим, потому что ссылки на него содержат другие кадровые документы. Этим реквизитом является номер трудового договора. Его необходимо указывать в приказе о приеме на работу (форма N Т-1) в графе «Номер трудового договора», а также в личной карточке работника (форма N Т-2). Порядок оформления этого реквизита приведен в п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003.
Задание 4.Каков порядок оформления трудовой книжки? Какие данные работника указываются в трудовой книжке?
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Задание 5. Каковы правила оформления приказов по личному составу?
Напишите приказ об увольнении Николая Ивановича Сидорова, менеджера по сбыту ООО «Тара», по собственному желанию с 10 апреля 2017 г.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др. Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке. Напишите приказ об увольнении Николая Ивановича Сидорова, менеджера по сбыту ООО «Тара», по собственному желанию с 10 апреля 2017 г.
ООО «Тара»
Г.Шадринск
Приказ № 29 Об увольнении по собственному желанию
Уволить менеджера по сбыту Сидорова Н.И. по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с 10 апреля 2017 года. Основание для издания приказа: личное заявление сотрудника.
Генеральный директор Петров В. Д.
10.04.2017
Задание 6.Каково назначение и порядок оформления личной карточки формы Т2?Охарактеризуйте основные разделы личной карточки. Личная карточка работника ведется на каждого работающего на предприятии. В ней записываются основные данные, содержащие сведения о трудовой деятельности сотрудника на данном месте. Это делается для того, чтобы впоследствии при выходе работника на пенсию или переводе в другую организацию можно было полностью финансово рассчитать его, а при необходимости предоставить всю информацию за период его работы сотрудника в организации для проверки. Можно выделить следующую информацию, которая подлежит внесению в личную карточку:
- номер приказа приема на работу,
- данные из трудовой книжки (стаж работы по видам, наличие стажа, который позволяет иметь право на льготы и т.д.)
- и паспортные данные.
Основные разделы личной карточки:
1) Сведения о воинском учете- Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
2) Прием на работу и переводы на другую работу- Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу.
3) Аттестация- Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе
«Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.
4) Повышение квалификации- Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности.