Файл: Эффективный обзор задач в работе руководителя Таймменеджмент руководителя в системе.pdf

Эффективный обзор задач в работе руководителя
Тайм-менеджмент
руководителя в системе
государственного
и муниципального
управления
Цели изучения темы:
- ознакомление с основами составления эффективного обзора задач для управленческой деятельности;
- освоение базовых понятий в области организации и управления временем.
Задачи темы:

изучение основных понятий обзора задач в тайм-менеджменте;

изучение правил составления, преимуществ и ограничений двумерного графика как инструмента обзора задач в работе руководителя;

изучение правил составления и использования контрольных списков в тайм-менеджменте;

изучение правил использования интеллект-карт в тайм-менеджменте;

рассмотрение управленческой пользы для руководителя применения инструментов создания обзора задач.
В
результате изучения данной темы Вы будете
Знать:

области применения технологий тайм-менеджмента в организации деятельности органов государственной власти.
Уметь:

вырабатывать рекомендации по оптимизации использования ресурса времени на основе анализа данных хронокарты;

использовать технологию составления интеллект-карт для организации эффективной командной работы органов государственной власти.
Владеть:

навыком составления двумерных графиков мероприятий.

Учебные вопросы темы:
1. Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Основные понятия и определения. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.
2. Контрольные списки. Двухмерные графики.
3. Технология Майнд-менеджмент с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач. Области применения технологии майнд- менеджмент в работе руководителя.
4. Управленческая польза для руководителя применения инструментов создания обзора задач.
Вопрос 1. Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Основные понятия и
определения. Инструменты создания обзора задач: особенности и
преимущества каждой группы инструментов
Нигде так не проявляется неопределенность, как при попытке найти нужный адрес в Южной Корее. Город делится на округа и районы, и только главные из них носят названия. Номера домов присваивались по году постройки, то есть рядом с
7-м могут вполне стоять 346 и 27-й… Найти нужный адрес – целая история.
Известны случаи, когда, приглашая на собеседование кандидата, представитель компании звонил в день встречи и предлагал встретить у метро. А сам адрес компании может выглядеть так: Хондэ-ипку, выход №2, 5 минут ходьбы прямо, после кафе Старбакс – повернуть налево, здание Paris Baguett, 3-й этаж. А на сайтах организаций размещают карты местности с указанием всех ориентиров.
С неопределенностью связана и любая ситуация выбора и принятия решения. Для того чтобы действовать эффективно, необходимо иметь общее представление о ситуации, в которой предстоит принимать решения и действовать.
Это позволяет наметить ориентиры и направления движения и тем самым снизить неопределенность. Только тогда появляется возможность сделать выбор и начать предпринимать действия не теряя времени. Сделать это нам позволяют
инструменты обзора – важной составляющей тайм-менеджмента.
Что такое обзор? Есть несколько определений понятия слова обзор. Так, современный толковый словарь русского языка Ефремовой сообщает: обзор – сжатое сообщение об явлениях, объединенных одной темой. Другое определение:
обзор – это то, что доступно для визуального наблюдения.
Используя эти определения понятия, можно дать определение, что понимается в тайм-менеджменте под обзором: визуальное представление информации (задач, сроков, справочных данных и др.), позволяющее видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов, и дающее возможность эффективно принимать решения.
Ключевое слово здесь – визуализация. Представление информации должно быть наглядным. И показывать нам всю ситуацию целиком, что даст возможность и найти верное решение, и прийти к согласию, особенно если говорим о коллективных решениях или работе в команде. Второй важный момент в определении понятия – взаимосвязь элементов.
Суть обзора состоит в визуализации информации, создание «карты», отражающей ориентиры, направления движения, все мелкие детали. Формы представления такой информации различны: карта, табличная форма, текст
(список). В зависимости от этого, можно выделить три группы инструментов, позволяющих создавать эффективный обзор:

контрольные списки;

двумерные графики;

интеллект-карты.

Вопрос 2. Контрольные списки. Двумерные графики
Контрольные списки
В 30-е годы 20-го в. ВВС США провели конкурс среди производителей самолетов на очень крупный заказ создания дальнего бомбардировщика.
Фаворитом был «Боинг». Их творение летало дальше, бомб несло больше и размеры имело внушительные. Казалось, контракт уже у них в кармане. Осталось только провести показательный полет. Уже был готов контракт, шампанское и торжества, но… почти сразу после взлета и набора высоты самолет взорвался.
Расследование показало, что дело было в сложности управления самолетом для привыкшего к более простым системам пилота. И направив свое внимание на массу переключателей, 4 различных двигателя, убирающиеся шасси, закрылки и прочие диковинки, пилот просто забыл отключить ступор рулей, используемый при стоянке самолета на аэродроме. Так «Боинг» потерял контракт, но ВВС все- таки закупило несколько экземпляров этого самолета – некоторые летчики-ассы разглядели в нем колоссальный потенциал. И вместо того, чтобы требовать дополнительного дорогостоящего обучения, они просто составили перечень задач для успешного управления самолетом, которые нужно выполнить перед взлетом.
И выполняя этот перечень они налетали 1,8 млн. миль без единой аварии и доказали, что это самый лучший самолет. Так появился бомбардировщик Б-17 или
«Летающая крепость», ставший легендой военной авиации.
Контрольный список или checklist – структурированный список свойств, предметов, параметров, задач, функций, аспектов, критериев, необходимых для достижения цели.
Рис. 1. Пример контрольного списка
В тайм-менеджменте мы чаще всего имеем дело с контрольными списками задач (to do liste). Помните гибкие задачи? Их записываем в виде контрольного списка. При необходимости, мы можем его структурировать (выделить отдельным блоком задачи для делегирования (передачи другим исполнителям), связанные с телефонными звонками, проектами, учебные задачи и т.д.). Список контекстных задач – тоже имеет форму контрольного списка.
Отличие от алгоритма (например, телефонный разговор с клиентом): алгоритм следует выполнять в строго установленном порядке, шаги местами менять нельзя. Контрольный список более свободен (например, вопросы из списка можно задавать в любом порядке, а гибкие задачи решать в наиболее подходящее для этого время).

Контрольный список может составляться как для ежедневного планирования (список гибких задач, телефонных переговоров, встреч, не имеющих жесткой привязки ко времени исполнения), так и для задач на неделю, месяц, квартал и являться одним из самых простых инструментов организации времени и управленческого труда руководителей государственного и муниципального управления. При подготовке к совещаниям, встречам с представителями бизнеса, производств, учреждений, общественных организаций контрольный список основных тезисов, идей, вопросов, предложений также будет полезным инструментом для руководителя государственного и муниципального управления.
Преимущества ведения контрольных списков:

снижение риска что-либо забыть и из-за этого не достичь цели;

дают программу действий, но не сковывают жесткими рамками;

дают видение ситуации (например, позволяют увидеть, каких ресурсов для достижения цели нам не хватает, а каких – в избытке).
И таким образом помогают:

принимать решения;

выбирать пути и направления достижения поставленных целей;

оценивать степень готовности (например, проектов);

не совершать ошибок и экономить время на переделки.
Двумерные графики
Этот инструмент обзора представляет собой упрощенный вариант
диаграммы Ганта.
Рис. 2. Пример диаграммы Ганта
Генри Гант в начале 20-го в. работал консультантом по управлению, вел научную деятельность и преподавал в университете. Именно в университете, работая со студентами, он заметил, что они лучше воспринимают информацию, представленную в графическом виде. И попробовал перенести этот опыт в практику управления.
Он визуализировал информацию с помощью горизонтальных полосок различных цветов. Первые его графики показывали планирование заказов, их выполнение, наличие остатков на складах. Руководство могло увидеть, как выполняются планы и вовремя предпринять необходимые действия по их изменению в случае необходимости. Все последующие графики и диаграммы контроля в области производства и управления были заимствованы у Ганта.

Основные функции:

контроль за исполнением задач;

гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих сроки исполнения.
Виды двумерных графиков:

для планирования долгосрочных проектов:
Рис. 3. Образец графика для планирования долгосрочного проекта

для планирования долгосрочных задач, целей:
Рис. 4. Образец графика для планирования долгосрочных задач, целей

для планирования и контроля исполнения делегированных задач:

Рис. 5. Образец графика для планирования и контроля исполнения делегированных
задач
Все типы двумерных графиков могут применяться в практике организации управленческого труда руководителями и сотрудниками органов государственной муниципальной власти. Особенно полезен будет руководителю график контроля
делегированных задач. Если вспомнить тему 3 «Планирование …», где были перечислены некоторые основные направления работы на примере главы, заместителя и руководителя структурного подразделения городской администрации. По каждому из этих направлений будут формулироваться задачи на день, неделю, месяц, квартал. И часть из этих задач подлежит делегированию.
Делегируя задачи исполнителям, руководитель оставляет контроль за их исполнением у себя, и в этому случае двумерный график контроля делегированных задач будет инструментом, позволяющим не упускать из виду все поручения исполнителям и контролировать сроки, не допуская срывов дедлайнов. В столбце «Задачи …» можно делать разбивку по направлениям работы, прописывая задачи подпунктами к ним, в столбце «Исполнитель» указывать конкретные ФИО сотрудников, которым поручены определенные задачи. Сетка времени – вместо месяцев могут быть другие временные периоды: недели, дни, в зависимости от того, к какому типу плана составляется график: план на неделю, месяц или квартал.

график контроля регулярных задач:
Рис. 6. Образец графика контроля регулярных задач
Кроме долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела (уборка на рабочем месте, расчистка завалов в электронной почте, регулярная подпись документов, отправка корреспонденции и т.д.).

Для осуществления контроля за их выполнением применяется «график регулярных
задач». Особенность этого типа двумерного графика – наличие гибкости при планировании. На сетке времени отмечаем не конкретные даты, а периоды времени. Например, 1.08 означает, что задачу можно выполнить в любой день с 1 по 7 августа. Если не важно в какой день будет сделан, например, бэкап информации, главное, чтобы он был сделан на этой неделе. Таким образом, можно учитывать изменения ситуации в течение недели и при этом выполнить задачу в удобный момент времени (контекстное планирование). Подобный график может быть использован при составлении, согласовании и утверждении недельных и месячных планов руководителей и служащих органов государственного и муниципального управления.
Преимущества двумерного графика как инструмента обзора:

дает наглядное представление о структуре сложной задачи;

обеспечивает четкий обзор всех подзадач;

дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения;

отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков;

позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей;

гарантирует управляемость работы над сложной задачей;

дает возможность укладываться в сроки.
Правила создания двумерного обзорного графика

В колонки слева в произвольном порядке записываются задачи, которые необходимо решать.

Отмечаем время на сетке времени – календарные даты, дни, недели. Для долгосрочных проектов это будут месяцы, годы; для краткосрочных – дни, недели и т.д.

С помощью горизонтальных полосок или штриховки ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку задач к срокам исполнения. Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.
Время на создание такого графика для крупной задачи (около 10 подзадач)
– 5-10 минут. График – гибкий, время на внесение изменений занимает от 3 до 5 минут. Позволяет отслеживать задачи, выполняемые не только последовательно, но и параллельно (помните, уплотнение времени, совмещение выполнения нескольких задач, начало выполнения последующей задачи до того, как закончилась предыдущая).
Вопрос 3. Технология Майнд-менеджмент с использованием интеллект-карт
для создания эффективного обзора задач. Области применения технологии
майнд-менеджмент в работе руководителя
XXI век – эпоха визуализации и визуальной культуры. Около 70% информации мы воспринимаем и запоминаем лучше, если она представлена наглядно. Можете проверить сами: попробуйте вспомнить без помощи записей, гаджетов 20 адресов мест, в которых бываете (место жительства родственников, друзей, кафе, куда часто ходите, учебные заведения, которые посещаете – любые организации) последующей схеме: название улицы, номер дома, корпус (строение), номер подъезда, квартиры или офиса.
Работа сотрудника, руководителя органов государственного и муниципального управления с одной стороны жестко регламентируется,

а с другой требует умения принимать нестандартные решения, действовать обдуманно, взвешено в условиях непредсказуемости и постоянных изменений.
Руководитель государственного или муниципального органа власти должен уметь формировать «мыслительные схемы, определяющие порядок исполнительной деятельности в рамках соотношения минимальных затрат и максимальной выгоды»
1
. Управленческий труд, особенно в сфере государственного и муниципального управления, требует от служащих любого уровня системы умения мыслить самостоятельно, оценивать информацию без привязки к авторитетности лица, организации, предоставивших эту информацию; не применять готовых, успешных в прошлом управленческих решений для решения новых проблемных ситуаций, что требует развитых навыков отбора качественной информации, анализа, синтеза, обобщения, генерации новых идей.
2
Таким образом, организация персонального труда руководителя государственного и муниципального управления подразумевает развитые навыки работы с большими потоками информации, одним из которых является навык визуализации информации.
Визуализировать информацию помогает технология майнд-менеджмент.
Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.
Позволяет существенно повысить эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия.
Инструмент, который помогает в этом – интеллект-карта.
Интеллект-карта – это наиболее эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунок, слово, символ, линия).
Рис. 7. Интеллект-карты
Автор этой технологии – Тони Бьюзен – английский психолог, известный писатель, консультант многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта. Еще будучи учеником колледжа и готовясь поступать в университет, Тони Бьюзен столкнулся с трудностью, хорошо знакомой каждому
1
Подробнее можно посмотреть в источнике: Рой О. М. Теория управления: учебное пособие.
Санкт-Петербург, 2008. С.43.
2
Подробнее с этой темой можно познакомиться, обратившись к источнику: Матейко А. Условия творческого труда. Москва, 1970. С.12.