Файл: Эффективный обзор задач в работе руководителя Таймменеджмент руководителя в системе.pdf

учащемуся: объем информации все увеличивается, записывать приходится много, а понимать и запоминать становится все труднее. Пытаясь решить эту проблему и успешно сдать вступительные экзамены в университет, Тони начал выделять ключевые слова и определения в тексте разными цветами, а главные мысли заключать в цветные рамочки (многие из студентов тоже так поступают, чтобы быстро найти нужное определение в конспекте). Удивительным и необъяснимым образом память начала улучшаться.
Учась в университете, Тони Бьюзен продолжал исследовать проблему запоминания и ответ на многие вопросы он нашел у древних греков. Оказалось, что для развития и укрепления памяти они использовали воображение и ассоциации, что помогало им запоминать, а затем воспроизводить не десятки – сотни и тысячи самых разнообразных фактов (необходимая способность при сдаче экзаменов и зачетов, когда успех зависит не только от того, сколько билетов выучил, но и от того, насколько точно сумел воспроизвести информацию во время ответа). Бьюзен сделал вывод, что записи, память, творчество, связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.
Это и составляет основную идею интеллект-карт: организация работы с
информацией с максимальным использованием возможностей мозга.
Правила создания Интеллект-карт

В центре интеллект-карты находится цель ее построения – основная мысль. Начинайте с нее – и у вас появятся новые идеи о том, чем ее дополнить.
Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет центром вашего внимания и основной целью создания интеллект-карты.

Информация с интеллект-карт считывается по кругу, начиная с ее центра, затем – с правого верхнего угла и далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт. Если предполагается иное, то к интеллект- карте дается комментарий или пояснения.

Используйте разные цвета! Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвет привлекает внимание, при восприятии цветных иллюстраций или текста, мозг утомляется меньше.

У каждой интеллект-карты свой неповторимый индивидуальный стиль.
Мышление каждого человека уникально, и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой. Двух одинаковых карт не бывает!

Рисуйте! Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте. Или используйте готовые рисунки, особенно если создаете интеллект- карты с помощью программ (Mindmodo, Popllet или др.).

Используйте ключевые слова. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга.
Количество ключевых слов должно быть минимальным от 1, до 3-4. Используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается значительно дольше, чем обычный печатный. Особенно учитывая особенности почерка некоторых людей. Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии.

Связывайте мысли и ветки между собой. Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ. Используйте не более чем 7±2

ответвления от каждого объекта, а лучше – от пяти до семи, чтобы интеллект-карту можно было легко воспринять.
Интеллект-карты нашли свое применение и в области управления. Знаете, кто и когда впервые применил подобный инструмент, когда еще технологии майнд- менеджмента не существовало?
В середине 19 в. к руководству одной из железнодорожных линий США пришел Дэниэл Маккэлем. И перед ним встала сложная задача: система управления была настолько громоздкой, что постоянно происходили сбои, информация терялась, распоряжения опаздывали или дублировали друг друга.
Чтобы разобраться в запутанной организационной системе, он создал диаграмму в виде дерева, где корнями были совет директоров и президент, ветви – операционные подразделения (толстые ветки) и их сотрудники (более мелкие веточки), а листья – самые мелкие структурные единицы. На дереве он отметил взаимосвязи отдельных веточек и листьев, провел линии связи для ответов и контроля, чтобы сразу было видно, как передавать информацию, кому, кто ее будет контролировать. Позже он продал эту схему за 1 дол.
Области применения интеллект-карт при организации персонального
труда руководителя государственного и муниципального управления

Обучение: конспектирование лекций, книг, источников. Создание планов при написании письменных работ: курсовые, рефераты, дипломы.
Позволяет увидеть взаимосвязь различных идей, тезисов и не потерять нить рассуждений при больших объемах текста.
Рис. 8. Применение интеллект-карт в обучении

Запоминание: особенно при подготовке к экзаменам, зачетам, аттестациям (постоянное повышение образовательного уровня – важное условие успешного руководителя любого уровня управления). А также при подготовке к служебным совещаниям, заседаниям различных советов (экономического, предпринимателей и др.), коллегиям и др.

Презентации: Визуальное восприятие информации позволяет слушателям лучше вас понять и больше запомнить из вашего выступления, при использовании интеллект-карты на слайдах вместо списков (буллитов) и сплошного текста. План презентации в виде интеллект-карты позволяет выступающему легче управлять информацией, переходить к любой теме (вопросу)

и быстро возвращаться обратно. Меньше шансов потерять логику выступления, если вам начинают задавать вопросы, да и планом на одном листе управлять легче, чем лихорадочно искать нужный текст среди десятка листочков сплошного текста.
Рис. 9. Применение интеллект-карт в презентации

Принятие решения: видны все «за» и «против», есть возможность их оценить, взвесить и принять решение. При этом меньше риск потерять какой-то из нюансов, который может сыграть значимую роль при принятии решения.
Рекомендуется применять руководителя при проведении проблемных совещаний с руководителями подразделений, заместителями, во время встреч с представителями организаций и предприятий региона, города, направленными на поиск решения какой-либо проблемы.

Мозговой штурм: генерация новых, творческих идей. Сложные задачи становится легче решать: командная, коллективная работа.
Рис. 10. Применение интеллект-карт в сессии мозгового штурма

Планирование: для планирования гибких и контекстных задач часто используется как самостоятельный инструмент. Разработка сложных проектов,

новых бизнес-идей. Является одним из инструментов, который используется при генерации бизнес-идей и их дальнейшей трансформации в бизнес-план и бизнес- модель. В сфере управления государственных и муниципальных служащих и руководителей может применяться при составлении индивидуальных планов руководителей и сотрудников, соотнесении этих планов с тем, чтобы устранить дублирующие функции, распределить рабочее время сотрудников и руководителей более эффективно. А также при работе с проблемными ситуациями и проведении встреч и совещаний с участием руководителей производств, организаций, представителей общественных организаций, при решении вопросов планирования совместной работы и взаимодействия различных структур.

А также карты сайтов, навигаторы по порталу, карта разработки
и даже сборник регламентов, правил – все это тоже может быть представлено не в виде многостраничных списков-буллитов или сплошного текста, а в виде интеллект-карт:
Рис. 11. Образец применения интеллект-карт
Рис. 12. Образец применения интеллек-карт

Такое наглядное представление информации способствует быстрой адаптации новых сотрудников учреждения государственной и муниципальной власти, в чем руководитель безусловно заинтересован. Наглядная и понятная навигация по сайту (порталу) учреждения государственной и муниципальной власти способствует повышению лояльности пользователей, созданию позитивного имиджа организации и руководителя в глазах общественности.
Рис. 13. Наглядное представление информации
Но во всем нужна верная мера. Когда-то командующему войсками НАТО в
Афганистане генералу Ст. Маккристелу показали схему, призванную показать американскую военную стратегию: «Когда мы поймем эту схему, мы выиграем войну» – только и смог сказать генерал в гробовой тишине.
Если вместо структуры получаем такую «тарелку спагетти» – повод задуматься, тот ли инструмент для создания обзора задач был выбран.
Вопрос 4.
Управленческая польза для руководителя применения
инструментов создания обзора задач
Руководитель организации, подразделения, департамента или отдела органов государственной и муниципальной власти, имеющий в своем подчинении сотрудников, обязательно столкнется с проблемой управляемости задачами, проектами. Не только своих, но и своих подчиненных. Часто бывает, что сотрудник, находящийся в вашем прямом подчинении, входит в состав внешней проектной команды (а то и не одной). В этом случае, невозможно эффективно руководить своими подчиненными, если у вас, как руководителя, нет возможности определять степень загруженности собственного сотрудника, гибко изменять планы с учетом его участия во внешних проектах.
Невозможно принимать решения, обеспечивать выполнение задач и проектов с должным качеством и в срок, если нет возможности увидеть всю картину целиком.
Но чтобы обладать полнотой информации, необходимо организовать ее сбор, хранение, избегать дублирований, оперативно вносить правки при изменении ситуации.

При поиске новых идей все предлагаемые варианты необходимо фиксировать, сохранять, группировать и систематизировать, чтобы не потерять интересные варианты, которые могут быть использованы в будущем.
Все эти проблемы вполне решаемы с использованием инструментов тайм- менеджмента, которые были рассмотрены в этой теме.
Контрольные списки – в простых ситуациях «ничего не забыть» (спросить, купить, заказать, рассказать и т.д.).
Двумерные графики – в ситуациях сложных, проектных задач, где требуется контроль за дедлайнами, следить за промежуточными этапами выполнения задачи, разделение сложной задачи на простые подзадачи. Оперативное внесение изменений при изменении ситуаций.
Интеллект-карта – при сборе идей, брейн-штормингах (например, проведение совещания в стиле «мозгового штурма»), определении направлений развития компании (отдела, подразделения и т.д.), в ситуациях обучения, переобучения, повышения квалификации персонала, как современная форма оформления регламентов, стандартов и прочей документации (регламенты в виде интеллект-карты помогают, например, быстро адаптироваться новым сотрудникам).
Основные выводы
1. Обзор – своеобразная карта, дающая возможность увидеть все направления движения и все детали.
2. Существует три основные группы инструментов обзора: контрольные списки, двухмерные графики и древовидные карты.
3. Контрольные списки – самый простой и известный каждому инструмент обзора, которым мы пользуемся в своей повседневной жизни.
4. Двумерные графики позволяют контролировать выполнение сложно- структурированных задач.
5. Древовидные карты способствуют принятию нестандартных решений, развивают неординарность мышления и творчество. Эффективный инструмент для работы с проблемными ситуациями.
Вопросы для самопроверки:
1. Что такое обзор? В чем суть обзора задач?
2. В чем преимущества двухмерного графика как инструмента обзора?
3. Что дает использование интеллект-карт в тайм-менеджменте?
4. Что такое Mind maps (интеллект-карты)?
5. Что представляют собой контрольные списки как инструмент обзора?
6. В чем разница между задачными и проблемными ситуациями?
7. Каковы преимущества использования интеллект-карт в проблемных ситуациях?
8. В чем принципиальное отличие графика регулярных задач от графика долгосрочного планирования?
9. Каково главное условие для создания эффективно работающего обзора задач?
10. В чем, по-вашему мнению, отличие обзора от плана?