Файл: Общая характеристика Туруханского муниципального казенного.pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 135
Скачиваний: 2
Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.
Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:
- действующее законодательство;
- подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
- локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);
- акты проверок.
Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.
Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.
Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.
Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.
Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело и оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:
- внутренняя опись документов дела;
- заявление о приеме на работу;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- листок по учету кадров;
- копии документов об образовании;
- выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;
- аттестационный лист (копия).
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» — в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.
Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография (анкета) составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника (приложение 12).
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2 (приложение 13), утвержденную органами статистики.
Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.
5.Оперативное и архивное хранение документов.
При работе с документами делопроизводитель руководствуется нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления документов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности наиболее значимых документов.
В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура – это ведомственный документ, устанавливающий типовой состав дел, единую их индексацию. Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для организации его деятельности документов. Вместе с тем при определении номенклатуры дел нужно опираться на Приказ Министерства образования Российской Федерации «Об утверждении документов по проведению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».
Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:
1. используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;
2. определяет сроки хранения документов;
3. используется для построения информационно-поисковой системы;
4. имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.
Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. В дошкольном образовательном учреждении имеется утвержденная руководителем номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.