Файл: Общая характеристика Туруханского муниципального казенного.pdf

При формировании дел следует придерживаться определенных правил:

- в дело подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Хранение документов в ТМКДОУ д/с «Теремок» на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ – один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в ТМКДОУ д/с «Теремок» хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части, делопроизводителя).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, заместителя по АХЧ).

Завершающий этап работы с документами – обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы:

- отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;

- отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

Таким образом, на основе анализа документационного обеспечения деятельности ТМКДОУ д/с «Теремок», можно сделать следующие выводы:

1. Организация деятельности учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д. Отвечать за всё что происходит в учреждении.

Заключение.

Проходя практику в Туруханском муниципальном казенном дошкольном образовательном учреждении д/с «Теремок» мне очень понравилось работа с документами, с новыми людьми. Каждый раз я узнавала что-то новое и интересное по заполнению каких-либо бумаг, справок. Училась, как правильно писать заявление на отпуск, перевод на другое место работы по необходимости, увольнение, узнала, что график отпусков на всех сотрудников составляется в конце года за две недели до его окончания, и какие-то изменения в нём делаются только на усмотрение руководителя. Так же узнала, что раз в два года сотрудник данного учреждения, так как живет в районе крайнего севера, имеет право на льготный проезд по территории России. Училась вести правильно прием и первичную обработку документов, отдавать по необходимости руководителю. В срок старалась делать нужные отчеты. Следила за заполнением личной карточки Т-2, чтоб во время сдавались нужные заявления. Училась правильно прошивать, прошнуровывать, номеровать книги приказов по внутреннему распорядку, по личному составу, по воспитанникам. Выдавать по необходимости справки для сотрудников (приложение1). Если что-то не получалось руководитель приходил на помощь, объяснял мои недочеты, пояснял как правильно надо сделать то, что у меня не получилось. Делопроизводитель очень интересная должность, на неё возлагается большая ответственность, человек который занимает её, должен, быть очень внимательным, относиться с трудолюбием к своей работе, на нем лежит большая ответственность.

Список использованной литературы: