Файл: Управление программами проектов в организации.pdf

Одна из важнейших задач менеджера проекта в ходе выполнения работ – организация и выполнение мониторинга проектных работ с целью определить скорость работы проектной команды для более точного планирования. В мониторинг управления процессами проекта входят следующие активности:

• Определение текущего состояния дел в проекте;
• Определение не выявленных требований и работ в проекте;
• Определение рисков проекта на текущем этапе его выполнения.

1.2. Процессы управления программами проектов

Процессы управления программами проектов в организации применимы к большинству проектов. Процессы управления проектом – процессы описания, организации и выполнения работы над проектом^[8].

Продуктно-ориентированные процессы – касаются спецификации и производства продукта – определяются проектным циклом и относятся к результату проекта.

Часть управления проектами, включающая в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех необходимых работ и только необходимых работ для успешного завершения проекта.

Управление содержанием проекта состоит:

1. Инициации – санкционирования проекта или его фазы.
2. Планирования содержания – разработки документированной Констатации содержания, как основы для принятия будущих решений по проекту.
3. Определения содержания – подразделения основных результатов проекта на меньшие, более управляемые компоненты.
4. Подтверждения содержания – формализации принятия содержания проекта.
5. Управления изменениями содержания – управление изменениями, вносимыми в содержание проекта.

Управление сроками

Часть управления проектами, включающая в себя процессы, обеспечивающие своевременное выполнение проекта.

Управление сроками проекта состоит:

1. Определения состава операций – определения конкретных операций, которые необходимо выполнить для получения различных результатов проекта.
2. Определение взаимосвязи операций – определения и документирования взаимозависимостей между операциями.
3. Оценки длительности операций – оценки количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций.
4. Составления расписания – составления расписания проекта с учетом взаимосвязей операций, их длительностей и потребностей в ресурсах.
5. Управления расписанием – управления изменениями расписания проекта.

Управление стоимостью:

Часть управления проектами, включающая в себя процессы, обеспечивающие выполнение проекта в рамках утвержденного бюджета^[9].

Управление стоимостью проекта состоит:

1. Планирования ресурсов – определения ресурсов (людей, оборудования, материалов) и их количеств, необходимых для выполнения операций проекта.
2. Оценки стоимости – оценки стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта.
3. Разработки бюджета – приложение стоимостных оценок к отдельным операциям проекта.
4. Управления стоимостью – управления изменениями бюджета проекта.

Управление качеством.

Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для того, чтобы гарантировать, что проект удовлетворить те потребности, ради которых он был предпринят.

Управление качеством проекта состоит:

• Планирования качества – определения стандартов качества, которые соответствуют проекту, и средств удовлетворения этих стандартов.
• Подтверждения качества – регулярной общей оценки исполнения проекта с целью подтверждения того, что проект удовлетворяет принятым стандартам качества.
• Управления качеством – контроля определенных результатов проекта с целью определения их соответствия принятым стандартам качества и определения путей устранения причин неудовлетворительного исполнения.

Управление человеческими ресурсами^[10].

Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для наиболее эффективного использования людей, вовлеченных в проект.

Управление человеческими ресурсами проекта состоит из:

1. Организационного планирования – определения, документирования и назначения проектных ролей, ответственностей и отношений отчетности.
2. Назначения персонала – привлечения необходимых человеческих ресурсов для назначения и работы в проекте.
3. Развития команды – развития индивидуальной и групповой компетентности с целью улучшения выполнения проекта.

Управление процессами взаимодействием в проекте^[11].

Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для своевременной и соответствующей подготовки, сбора, распределения, хранения и конечного использования проектной информации.

Управление взаимодействием в проекте состоит:

1. Планирования взаимодействия – определения потребностей участников проекта в информации, и взаимодействии: кому и какая информация нужна, когда она необходима и каким образом будет предоставляться.
2. Распределения информации – своевременного обеспечения участников проекта необходимой информацией.
3. Отчетности по исполнению – сбора и распространения информации по исполнению. Она включает в себя информацию о текущем состоянии, измерение хода работ и прогнозирование.
4. Административного завершения – подготовки, сбора и распространения информации с целью формализации завершения фазы или всего проекта

Управление рисками проекта^[12].

Управление рисками проекта – это систематический процесс идентификации, анализа и реагирования на проектные риски Он включает максимизацию вероятности наступления и последствий благоприятных событий и минимизацию вероятности наступления и последствий, неблагоприятных по отношению к целям проекта событий.

Управление рисками состоит:

1. Планирования управления рисками – определения подходов и планирования действий по управлению рисками проекта.
2. Идентификации рисков – определения рисков, способных повлиять на проект и документирования их характеристик.
3. Качественной оценки рисков – проведения качественного анализа рисков и условий для определения их приоритетов по влиянию на цели проекта.
4. Количественной оценки рисков – оценки вероятности и последствий рисков и определения их влияния на цели проекта.
5. Планирования реагирования – разработки процедур и методик для реализации благоприятных возможностей и снижения угроз для целей проекта.
6. Мониторинга и управления рисками – мониторинга оставшихся рисков, идентификации новых рисков, исполнения планов по снижению рисков и оценки их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта.

Управление контрактами проекта^[13].

Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для получения продуктов и услуг, обеспечивающих исполнение содержания проекта, вне исполняющей организации.

Управление контрактами проекта состоит:

• Планирования контрактов – определения предмета и сроков поставок.
• Планирования заявок – документирования требований к продукту и определения потенциальных источников.
• Получения предложений – получения расценок, заявок, оферт или предложений от потенциальных поставщиков.
• Выбора поставщиков – выбора среди потенциальных поставщиков.
• Администрирования контрактов – управления взаимоотношениями с поставщиками.
• Закрытия контрактов – завершения и проведения взаиморасчетов по контрактам, включая разрешение спорных вопросов^[14].

Таким образом, для внедрения процессов управления проектами в организации необходимо:

Во-первых, специальное подразделение, организующее и координирующее реализацию всех наиболее важных для компании проектов.

Во-вторых, руководители всех уровней, обученные современной методологии управления проектами.

В-третьих, налаженная система учета средств, которые инвестируются в наиболее важные направления деятельности – проекты, и возможность контроля полученных результатов в любой момент времени.

В-четвертых, нормативная и регламентирующая документация предприятия, определяющая основные процессы управления проектами.

В-пятых, специальное программное обеспечение для управления проектами, которое обеспечивает эффективное оперативное управление этими проектами, независимо от удаленности участников проектов друг от друга.

1.3. Последовательность выполнения процесса управления программами проектов

Любой проект начинается с инициализации. Далее в каждой компании предусматривается свой порядок работы по проекту, в некоторых последовательность этапов минимальна

Например (1):

• Инициализация проекта.
• Внутреннее согласование.
• Реализация проекта.

В других же последовательность этапов может отличаться и состоять из множества этапов и подэтапов.

Рисунок 1 – Процесс управления проектом

Например (2):

• • Инициализация проекта.
  • Предварительное согласование проекта.
  • Утверждение бюджета проекта.
  • Утверждение ресурсов проекта.
  • Защита проекта на проектном комитете.
  • Реализация проекта.

Рисунок 2 - Процесс управления проектом

Этап реализации проекта включает основной и вспомогательные процессы.

Основной процесс реализации проекта включает в себя этапы, обеспечивающие основное производство товара/услуги.

Рисунок 3- Основной процесс реализации проекта

Например, в IT области, основной процесс производства состоит из типовых этапов:

• Анализ.
• Проектирование.
• Разработка.
• Внедрение.
• Эксплуатация.

В зависимости от специфики проекта, этапы могут отличаться.

Можно выделить основные роли в процессе управления проектами:

• Исполнители.
• Руководитель проекта.
• Куратор проектов.

Рисунок 4 - Основные роли в процессе управления проектами

При этом как Руководителю, так и Куратору проектов необходимо постоянно контролировать ход работ, и управлять как основными процессами производства, так и вспомогательными^[15].

Вспомогательные процессы управления проектом:

• Планирование проекта (ресурсы, сроки, бюджет, составление графика, выбор метрических показателей).
• Мониторинг и контроль хода реализации проекта (в рамках процесса осуществляется отслеживание хода проекта, оценка альтернатив хода проекта, управление требованиями, оценка бюджета, оценка трудозатрат, контроль показателей проекта).
• Управление субподрядчиками.
• Управление рисками.
• Управление качеством продукта.
• Управление командой проекта (подбор команды, оценка загрузки и производительности).
• Управление вопросами интеллектуальной собственности.
• Управленческая отчетность и документирование.

Рисунок 5- Вспомогательные процессы управления проектом

Руководителю проекта необходимо держать на контроле огромное количество информации. Выделяется четыре аспекта контроля над процессами управления проектами: контроль за ходом выполнения проекта, контроль за достижением поставленных целей, контроль планирования, контроль ресурсов. То есть контроль это не ряд временных формальных мероприятий, а постоянная деятельность менеджера проекта, направленная на достижение конечного результата – качественное выполнение всех запланированных работ в срок.

Выполнять общий контроль за ходом проекта, особенно большого и сложного, помогают метрики проекта. Метрики – это измеримые (количественные) показатели, которые позволяют нам судить о положении дел в проекте. Их набор может быть разным в зависимости от целей и масштабов выполняемого проекта. Они регулярно измеряются и обновляются на протяжении всего проекта^[16].

Как правило, информация, которая позволяет, нам анализируя значения метрик, ответить на следующие вопросы:

1. Наблюдаем ли мы в настоящий момент превышение сроков и бюджета проекта, и каков прогноз относительно сроков и бюджета на будущее?
2. Насколько полно достигаем поставленных целей? Определены ли у нас однозначные критерии достижения поставленных целей? Соответствуют ли эти критерии действительным требованиям к результатам? Не изменялись ли эти критерии в процессе работы над текущими задачами?
3. Насколько полно мы утилизируем ресурсы проекта? Нет ли у нас недостатка в ресурсах, и каковы прогнозы относительно потребности в ресурсах на будущее?
4. Обеспечиваем ли мы необходимое качество результатов, и как мы можем повысить качество при необходимости?
5. Как быстро мы движемся к завершению проекта, и что нужно сделать при необходимости, чтобы завершить проект быстрее?